Ponad połowa (58%) respondentów ankiety Domo z 2022 r. przeprowadzonej wśród pracowników w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Australii i Nowej Zelandii, stwierdziła, że ich zapotrzebowanie na technologię wzrosło w ciągu ostatnich pięciu lat, ale narzędzia technologiczne ich organizacji nie spełniają tych potrzeb. Około 60% z 3000 respondentów, pracowników stacjonarnych i zdalnych, stwierdziło, że mogliby być bardziej produktywni i wykonywać lepszą pracę dzięki lepszym narzędziom technologicznym. 62% stwierdziło, że lepszy dostęp do przydatnych technologii uczyniłby ich szczęśliwszymi w pracy.

Ponieważ organizacje zaczynają zdawać sobie sprawę ze znaczenia zaangażowanych pracowników, zarówno zdalnych, jak i biurowych, zaczęły koncentrować się na optymalizacji cyfrowego doświadczenia pracowników (DEX) - upewniając się, że pracownicy mają najlepsze doświadczenia z technologiami, których używają do wykonywania swojej pracy. A to oznacza wszystkie technologie, z których korzystają: cyfrowe doświadczenia pracowników obejmują każdą interakcję pracowników z wieloma cyfrowymi narzędziami i systemami, których używają do wykonywania swojej pracy.

Zobacz również:

• Już wkrótce z samochodu będziemy mogli pracować jak z domu
• Majowa konferencja Apple może być ważniejsza niż oczekujemy

„Kluczowe znaczenie dla organizacji ma zapewnienie, że ich pracownicy mają najlepsze doświadczenia z technologiami, których używają do wykonywania swojej pracy” - powiedział Johnny Martinez, dyrektor ds. doradztwa personalnego i zmian organizacyjnych w firmie konsultingowej Protiviti. W dzisiejszych czasach pracownicy oczekują prostego w użyciu cyfrowego doświadczenia w pracy - ale osiągnięcie tego nie zawsze jest łatwe, biorąc pod uwagę obecność starszych systemów, ograniczone budżety i obawy związane ze zmianami.

Pierwszym krokiem do poprawy narzędzi technologicznych dla pracowników jest ocena istniejących cyfrowych doświadczeń w organizacji. Umożliwia to firmom określenie mocnych i słabych stron ich obecnych środowisk cyfrowych, dzięki czemu mogą zidentyfikować obszary, które należy poprawić.

Podejście do oceny DEX polega na monitorowaniu i analizowaniu sposobu, w jaki pracownicy wchodzą w interakcje z systemami cyfrowymi. Śledzenie takich wskaźników, jak aktywni użytkownicy, logowania, częstotliwość użytkowania, prędkość sieci i wskaźniki realizacji zadań, pozwala przedsiębiorstwom zrozumieć, gdzie ich pracownicy mogą doświadczać trudności lub frustracji.

Rozwijająca się kategoria narzędzi do zarządzania DEX może agregować i analizować dane dotyczące użytkowania i wydajności technologii w całym miejscu pracy, pomagając firmom określić, które technologie są nieefektywne i dostarczając wskazówek, jak je ulepszyć. Narzędzia te nie są jednak tanie, a ich wdrożenie wymaga dużych zasobów.

Dla organizacji IT z ograniczeniami budżetowymi lub kadrowymi, przeprowadzanie testów użyteczności z reprezentatywną próbą pracowników może być bardziej dostępne - i nadal może pomóc zidentyfikować ukryte problemy i zapewnić wgląd w obszary wymagające poprawy.

Najprostszym podejściem jest jednak zebranie opinii bezpośrednio od pracowników - na przykład poprzez przeprowadzenie ankiety wśród wszystkich pracowników - w biurze i zdalnie, przy biurku i na pierwszej linii - w celu oceny ich cyfrowych doświadczeń. Odpowiedzi dadzą organizacjom wgląd w obszary, na których muszą się skupić.

"Najłatwiejszym sposobem na upewnienie się, że pracownicy mają dostęp do odpowiedniej technologii, jest rozmowa z nimi na ten temat, wysłuchanie ich opinii na temat tego, co działa, a co nie, i dostosowanie się do nich" - powiedział Dan Wilson, wiceprezes i analityk w firmie Gartner.

Zapewnienie pracownikom najlepszego doświadczenia cyfrowego "zaczyna się od zrozumienia, w jaki sposób pracownicy wykorzystują technologię do wykonywania swojej pracy i jakich informacji potrzebują" - zgodził się Martinez. "Myślenie projektowe skoncentrowane na użytkowniku może być wykorzystywane do projektowania innowacyjnych doświadczeń, określania luk do wypełnienia i walidacji potrzeb pracowników oraz ich pragnień".

George Westerman, starszy wykładowca w MIT Sloan School of Management, zachęca organizacje do holistycznego myślenia o doświadczeniach pracowników. "Sama technologia nie jest doświadczeniem, ale raczej je wzmacnia lub umniejsza" - powiedział.

"Myśląc o doświadczeniach związanych z technologią, skup się na zadaniach, które pracownik chce wykonać, a nie na samej technologii. Wtedy będziesz w stanie znaleźć odpowiednie kombinacje i konfiguracje technologii, aby stworzyć płynne doświadczenie pracownika dla każdego zadania, które wykonuje" - powiedział Westerman.

Optymalizacja technologii dla pracowników w akcji

Dla Ivana Dopplé, globalnego lidera ds. cyfrowego miejsca pracy w firmie Kyndryl, optymalizacja technologii dla pracowników obejmuje konsolidację aplikacji biznesowych i migrację do nowoczesnych narzędzi, takich jak Power Platform firmy Microsoft, co sprawiło, że doświadczenie pracowników jest bardziej usprawnione i spójne.

"Jest mniej przeszkód do pokonania, aby wykonać swoją pracę, a nie ma lepszego sposobu na umożliwienie pracownikowi odniesienia sukcesu niż ułatwienie mu codziennej [pracy]" - powiedział.

Kyndryl wzbogaca również doświadczenia pracowników o sztuczną inteligencję.

"Na przykład w Microsoft Teams mamy "karty", których pracownik może używać do interakcji z systemami takimi jak Workday lub ServiceNow, aby wykonywać swoje najczęstsze zadania" - powiedział Dopplé. "Dzięki temu wszystkie rzeczy, których pracownik rutynowo potrzebuje, znajdują się w jednym miejscu. Dodatkowo, połączyliśmy to z możliwościami sztucznej inteligencji Microsoftu, aby być bardziej intuicyjnym i bardziej proaktywnym w odpowiadaniu na pytania pracowników".

Producent produktów audio Shure skupił się na zapewnieniu pracownikom odpowiednich technologii, aby mogli wykonywać swoją pracę skutecznie i wydajnie, niezależnie od tego, czy pracują na miejscu, czy zdalnie, powiedziała Meg Madison, starszy wiceprezes ds. zasobów ludzkich. Obejmuje to ulepszoną technologię współpracy w salach konferencyjnych, mikrofony i inny sprzęt dla pracowników zdalnych oraz ulepszenia infrastruktury IT.

To kluczowy moment dla firm wychodzących z ograniczeń związanych z COVID i dostosowujących się do tego, co oznacza "normalne" miejsce pracy, powiedziała Madison. "Wiele firm ma pracowników, którzy są w biurze lub pracują z domu, więc zdolność do komunikacji i współpracy naprawdę zależy od odpowiedniej technologii".

Madison przyznaje, że znalezienie budżetu na sfinansowanie optymalizacji technologii nie zawsze jest łatwe dla organizacji, zwłaszcza w niepewnym klimacie gospodarczym. "Kiedy organizacja doświadcza spowolnienia, może być trudno zrównoważyć priorytety" - powiedziała.

"Zachęcam liderów do zastosowania dłuższej perspektywy w planowaniu i uznania tego za optymalny czas na inwestowanie w narzędzia i technologie, które nie tylko zwiększają produktywność, ale także podnoszą zaangażowanie pracowników i zatrzymują ich w tym trudnym okresie" - powiedziała Madison. "To po prostu ma sens biznesowy, aby napędzać ożywienie".

Najważniejsze korzyści z optymalizacji narzędzi technologicznych dla pracowników

Eksperci wymieniają szereg korzyści płynących z optymalizacji narzędzi technologicznych dla pracowników, od zwiększenia produktywności pracowników w krótkim okresie po utrzymanie konkurencyjności w dłuższej perspektywie.

1. Zwiększenie produktywności pracowników

Joel Raper, starszy wiceprezes i dyrektor generalny ds. cyfrowych rozwiązań w miejscu pracy w firmie konsultingowej Unisys, opowiada się za optymalizacją technologii dla pracowników, aby pomóc im być bardziej produktywnymi, co przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy.

"Czy mogę [skrócić dzień pracy] o 10 minut, ponieważ narzędzia są bardziej wydajne? Czy jesteś lepszy w swojej pracy, ponieważ masz dostęp do narzędzi, które mniej się psują? Dziesięć minut dziennie to może nie wydawać się dużo, ale pomnóż to przez liczbę dni roboczych i pomnóż przez [swoją] stawkę godzinową" - powiedział Raper. "To dość duży wpływ na firmę z perspektywy finansowej - i bardzo duży wpływ na jednostkę".

2. Maksymalizacja bieżących inwestycji technologicznych

Jeśli firmy skupią się na ulepszaniu systemów technologicznych, które już posiadają, mogą uniknąć zakupu niepotrzebnych dodatkowych narzędzi, powiedział Anthony Martin, założyciel i dyrektor generalny agencji ubezpieczeniowej Choice Mutual. Co więcej, usprawnienie działania istniejących systemów oznacza, że organizacje nie będą musiały szkolić swoich pracowników w zakresie korzystania z nowego oprogramowania.

Prawdziwy zwrot z inwestycji następuje wtedy, gdy firmy są w stanie wykorzystać wszystkie korzyści płynące z zakupu. "Modernizacja technologii i rozszerzenie możliwości zespołu w zakresie zarządzania większą liczbą funkcji na platformie to doskonałe sposoby na zwiększenie wartości pojedynczego narzędzia" - powiedział Martin. "Potraktuj to wszystko jako formę zysku, gdy nadal będziesz osiągać wyniki i odkrywać nowe zastosowania dla obecnego stosu technologii".

Ponadto firmy mogą łączyć funkcje niektórych z istniejących technologii, aby uczynić je bardziej opłacalnymi.

"Załóżmy, że używasz osobno narzędzia do zarządzania projektami i systemu śledzenia godzin pracy. Większość narzędzi do zarządzania projektami ma obecnie aktualizacje, które obejmują funkcje śledzenia czasu pracy" - powiedział Martin. "Być może nie zauważyłeś tego, gdy zacząłeś korzystać z narzędzia, ponieważ aktualizacja mogła nie zostać jeszcze wydana. Teraz, gdy możesz uzyskać to, co najlepsze z obu światów z jednej platformy, oddzielny system śledzenia czasu staje się jedynie dodatkowym (i niepotrzebnym) kosztem dla twojej firmy. To jedna subskrypcja mniej do zapłacenia".

3. Przyciąganie największych talentów

Firmy na całym świecie opracowały strategiczne plany i poczyniły duże inwestycje w celu przekształcenia swoich organizacji za pomocą bardziej wydajnych komputerów i sieci, powiedział Shannon MacKay, dyrektor generalny działu inteligentnej współpracy na całym świecie w Lenovo. Niektóre firmy digitalizują procesy, podczas gdy inne odkrywają biznes na nowo w oparciu o nowe możliwości rynkowe, jakie stwarza technologia. W okresie spowolnienia gospodarczego inwestycje te mogą ulec spowolnieniu, ale nie zostaną wstrzymane.

"Wszystko to dzieje się podczas historycznej zmiany demograficznej" - zauważył MacKay. "Osoby z wyżu demograficznego opuszczają miejsca pracy, a ich miejsce zajmują cyfrowi millenialsi. Ci nowi pracownicy mają wysokie oczekiwania wobec technologii w miejscu pracy i szybciej ją wdrażają".

Aby przyciągnąć tych młodszych pracowników, organizacje muszą oferować najlepsze doświadczenia technologiczne. "Inteligentne firmy będą nadal inwestować w technologie o udowodnionym zwrocie z inwestycji, które pomogą ich zespołom osiągnąć więcej i być bardziej zadowolonymi z pracy" - powiedział MacKay.

4. Zatrzymywanie pracowników

Ograniczenie rotacji pracowników jest priorytetem w Shure, powiedział Madison. "W Shure mamy pracowników z długim stażem, ponieważ dobrze o nich dbamy. Anegdotycznie słyszymy zarówno od naszych współpracowników, jak i kandydatów, że nasze elastyczne zasady pracy, wspierane przez technologię, naprawdę rezonują, pozwalając nam spotkać się z nimi tam, gdzie są".

Pomaganie pracownikom w tworzeniu więzi, aby sprostać szybko zmieniającym się potrzebom świata napędzanego technologią, jest pomocne - jeśli nie niezbędne - w zatrzymywaniu pracowników, uważa Madison.

Raper z Unisys zgadza się z tym. "Pomyśl o pracowniku, który zostaje zatrudniony w twojej firmie i odchodzi w ciągu pierwszych sześciu miesięcy" - powiedział. Narzędzia i systemy używane przez pracownika w ciągu pierwszych kilku miesięcy mają duży wpływ na jego początkowe wrażenia z firmy i mogą przyczynić się do jego decyzji o odejściu.

Tacy krótkoterminowi pracownicy uszczuplają zasoby firmy, powiedział Raper. "Rekrutacja i [szkolenie] takiej osoby kosztuje od 30 000 do 40 000 dolarów, a ty tracisz te pieniądze, ponieważ jest ona tu tylko przez trzy lub sześć miesięcy. [Inwestowanie w optymalizację technologii dla pracowników] to całkiem rozsądne pieniądze, aby upewnić się, że tak się nie stanie".

Pracownicy, zwłaszcza ci z młodszych pokoleń, są skłonni głosować nogami, jeśli nie czują, że otrzymują technologię, której potrzebują, aby być skutecznymi i produktywnymi, powiedział Wilson z Gartnera.

"Firmy muszą dać każdemu szansę walki o wyniki na najwyższym poziomie" - powiedział. "Jeśli technologia jest tym, co stoi na przeszkodzie, aby mogli wykonywać swoją pracę, a ty nie koncentrujesz się na pytaniu ich, co należy zrobić lub aktywnie poszukujesz sposobów na ulepszenie technologii, to ty, jako IT, będziesz powodem, dla którego ludzie odchodzą. I widzimy, że dzieje się tak coraz częściej".

5. Zachowanie konkurencyjności

Wraz z rosnącą zależnością od technologii w dzisiejszym krajobrazie biznesowym, organizacje dostrzegają znaczenie posiadania pracowników z silnymi umiejętnościami technicznymi, powiedziała Bridget Reed, współzałożycielka The Word Counter, internetowego narzędzia do pomocy w pisaniu. "Zdolność do adaptacji do nowych technologii i ich efektywnego wykorzystania może w znacznym stopniu przyczynić się do sukcesu firmy" - powiedziała.

"W związku z tym wiele organizacji nadal jest skłonnych inwestować w poprawę doświadczenia technologicznego swoich pracowników. Można to zrobić za pomocą różnych środków, takich jak programy szkoleniowe, warsztaty i zapewnienie dostępu do najnowocześniejszych narzędzi i oprogramowania" - powiedziała. "W ten sposób organizacje mogą wyposażyć swoich pracowników w umiejętności i wiedzę niezbędne do rozwoju w erze cyfrowej".

Daniel Osman, szef sprzedaży i operacji w firmie współinwestującej w domy Balance Homes, zgodził się z tym. W dzisiejszym szybko zmieniającym się cyfrowym świecie technologia odgrywa istotną rolę w zwiększaniu produktywności, usprawnianiu procesów i umożliwianiu skutecznej komunikacji. Zapewniając pracownikom niezbędne narzędzia i zasoby technologiczne, firmy mogą umożliwić im wydajną pracę i wyprzedzenie konkurencji.

"Co więcej, inwestowanie w technologie dla pracowników promuje ich satysfakcję i zaangażowanie, ponieważ pokazuje zaangażowanie w ich rozwój i sukces" - powiedział. "Wykorzystanie technologii jest niezbędne, aby firmy mogły prosperować w nowoczesnym środowisku biznesowym".

Artykuł pochodzi z Computerworld.com