1. Czy w firmie obowiązują zasady zastępstwa?

Przedsiębiorstwa używają różnych urządzeń IT, od komputerów, serwerów, przełączników i routerów do systemów pamięci masowej, które są konserwowane przez zespół ekspertów IT. Opracuj zatem zasady zastępstwa, żeby urządzenia były zawsze pod kontrolą. Przydziel członków zespołu do odpowiednich zadań zgodnie z ich wiedzą i doświadczeniem. Upewnij się, że o tym wiedzą.

2. Czy jest dostępna wystarczająca i kompletna dokumentacja sieci?

Przygotuj i uporządkuj wszystkie niezbędne dokumenty dla swojego zastępcy, żeby miał do nich łatwy dostęp. Ułatw mu zadanie, opisując infrastrukturę sieci i pamięci masowej oraz podkreślając kluczowe punkty. Utwórz kopię elektroniczną oraz papierową wszystkich haseł administracyjnych. Trzymaj listę w bezpiecznym miejscu, ale upewnij się, że w razie potrzeby zastępca będzie mógł ją znaleźć.

3. Czy masz plan działań na wypadek awarii IT?

Utwórz listę z nazwiskami i numerami telefonów odpowiednich pracowników. Przygotuj zestawienie wszystkich dostępnych części zapasowych i miejsc, w których są przechowywane. Napisz szczegółową instrukcję rozwiązywania typowych problemów (np. jak wymieniać dyski twarde, wentylatory lub zasilacze). Zapisz w wersji elektronicznej oraz drukowanej wszystkie niezbędne kody dostępu, a także zgromadź licencje na zainstalowane oprogramowanie. Przekaż swojemu zastępcy procedury działania w sytuacjach awaryjnych.

4. Czy masz harmonogram tworzenia kopii zapasowych?

Poinformuj zastępcę o wszystkich konfiguracjach i harmonogramach tworzenia kopii zapasowych. Przejrzyj ustawienia z zastępcą, aby w razie potrzeby mógł ręcznie wprowadzić zmiany. Przygotuj części zamienne (np. dyski twarde i taśmy) oraz wskazówki na temat wykrywania i rozwiązywania problemów z kopiami zapasowymi.

5. Czy masz wystarczający zapas części i materiałów?

W sezonie wakacyjnym czas oczekiwania na części zamienne oraz niektóre materiały eksploatacyjne może być wydłużony. Warto wówczas posiadać zapas najważniejszych komponentów. Sprawdź swoje zasoby i wcześniej zamów kluczowe części zamienne oraz najważniejsze materiały. Wydrukuj listę części i zadbaj o to, aby twój zastępca miał dostęp zarówno do listy, jak i do samych części.

6. Czy licencje na antywirusa lub inne oprogramowanie nie wygasną w tym czasie?

Sprawdź datę wygaśnięcia licencji zainstalowanego oprogramowania antywirusowego. Upewnij się, że licencje są nadal ważne; w przeciwnym razie odnów je, zanim wyjedziesz na wakacje. Sprawdź, czy twój zastępca rozumie automatyczne i ręczne procedury aktualizacji. Jeśli w przedsiębiorstwie wykorzystuje się oprogramowanie z czasowymi licencjami, sprawdź je tak samo, jak antywirusa. Upewnij się, że zastępca wie, co należy zrobić w przypadku przypadkowego wygaśnięcia licencji lub utraty funkcjonalności oprogramowania spowodowanej na przykład błędem w oprogramowaniu. Upewnij się, że wszystkie niezbędne klucze sprzętowe i programowe oraz hasła aktywacji są dostępne. Wykonaj ich kopię i odłóż w bezpieczne miejsce.

7. Czy zasilanie naprawdę jest niezawodne?

Upewnij się, że wszystkie ważne serwery i systemy pamięci masowej są podłączone do zasilaczy UPS. Jeśli twoje centrum danych jest wyposażone w generatory prądotwórcze, sprawdź, czy są one regularnie konserwowane i mają wystarczająco dużo paliwa. Zbadaj zainstalowane zasilacze UPS i ich baterie, aby upewnić się, że są naładowane i spełniają wymagania centrum danych. Sprawdź baterie podtrzymujące pamięć w kontrolerach pamięci masowej. Pamiętaj, że kiedy zabraknie prądu, być może trzeba będzie poruszać się w ciemności. Przygotuj latarki w wyznaczonych punktach i regularnie wymieniaj w nich baterie.

Zaktualizuj i przetestuj swój system powiadamiania o zdarzeniach. Upewnij się, że twój zastępca zostanie poinformowany o awarii, zna procedury działania i będzie ich przestrzegał.

8. Czy są jeszcze problemy, które trzeba TERAZ rozwiązać?

Przed wyjazdem sprawdź, czy w infrastrukturze nie występują usterki. Uszkodzone komponenty, takie jak zasilacze, wentylatory lub kable, należy wymienić natychmiast. Jeśli to możliwe, przeprowadź konserwację, oczyść wentylatory z kurzu, sprawdź filtry w urządzeniach klimatyzacji. Sporządź listę sprzętu uwzględniającą jego stan techniczny; w razie potrzeby opracuj harmonogram wymian. Poinformuj zastępcę o urządzeniach narażonych na awarię, które wymagają szczególnej uwagi.

Tekst na podstawie listy, którą opracował Galvin Chang z firmy Infortrend.