Zdaniem analityków firmy Deloitte w statystycznej firmie roczne koszty oprogramowania sięgają ok. 8 tys. złotych. Eksperci podkreślają jednak, że w wielu firmach wysokość wydatków na oprogramowanie jest zawyżona. Możliwe są m.in. oszczędności związane z usprawnieniem gospodarki licencjami oraz zmianami sposobu licencjonowania i formy dostępu do aplikacji. "Obecnie firmy mogą korzystać zarówno z tradycyjnych jak i niestandardowych modeli licencjonowania. W ramach pierwszego wzoru występuje licencja wieczysta lub subskrypcja. Coraz więcej przedsiębiorstw wybiera jednak systemy biznesowe oferowane w niestandardowym modelu licencjonowania" - podkreśla Mariusz Ustyjańczuk, Starszy Konsultant w Dziale Zarządzania Ryzykiem Deloitte. Wśród najpopularniejszych modeli licencjonowania wymienia on m.in. licencje Freemium zakładające oferowanie bardziej zaawansowanych funkcjonalności oprogramowania na zasadach komercyjnych przy zachowaniu darmowego dostępu do funkcji podstawowych. Rozwiązaniem może być tu również wybór oprogramowania oferowanego w modelu usługowym, aplikacji dostarczanych w modelu open source, czy narzędzi finansowanych za pomocą reklam.

Eksperci Deloitte powołują się m.in. na analizy firm Gartner i Forrester Research. Wynika z nich, że koszty zakupu, wdrożenia i utrzymania oprogramowania stanowią ok. 18 proc. całkowitych budżetów IT dużych firm i ok. 20 proc. mniejszych podmiotów. Jest to drugi, obok wydatków na sprzęt, najistotniejszy element statystycznego budżetu IT. Większe środki przeznaczane są jedynie na wynagrodzenia. Jednocześnie analitycy Deloitte podkreślają, że wiele firm marnotrawi pieniądze płacąc za wdrożenie, a później utrzymanie, aplikacji, które w praktyce nie są wykorzystywane. Według ekspertów często wykupowane są także licencje na oprogramowanie, które nigdy nie zostaje wdrożone. Analitycy podkreślają, że problem nieefektywnego zarządzania oprogramowaniem jest szczególnie istotny w przypadku podmiotów o rozproszonym modelu organizacyjnym - m.in. firm handlowych oraz branży energetycznej. Ze względu na skalę inwestycji w rozwiązania IT istotne środki marnotrawione są również w organizacjach z sektora finansowego oraz firm telekomunikacyjnych.

Usprawnienie procesów zarządzania oprogramowaniem ma również pozwolić na zmniejszenie ryzyka nieświadomego naruszenia zasad licencjonowania. "Na polskim rynku nasilają się kontrole producentów oprogramowania. Stwierdzenie nieprawidłowości może wiązać się z wielomilionowymi karami. Z naszego doświadczenia wynika jednak, że w Polsce niezwykle rzadko zdarzają się przypadki świadomego łamania warunków licencjonowania. Najczęstszym powodem rozbieżności podczas audytów nie jest zła wola użytkownika, ale niezrozumienie warunków licencjonowania lub luki w inwentaryzacji" - mówi Jakub Bojanowski, Partner w Dziale Zarządzania Ryzykiem w firmie Deloitte.