Podział na piątkę

Grupa Żywiec to sześć browarów - Żywiec, EB, Warka, Leżajsk, Braniewo i Cieszyn - oraz 14 spółek zajmujących się dystrybucją produktów; blisko 70 lokalizacji na terenie całej Polski i ponad dwa tysiące użytkowników systemów informatycznych. Obsługuje ich rozproszony geograficznie dział informatyki.

Grupa Żywiec to sześć browarów - Żywiec, EB, Warka, Leżajsk, Braniewo i Cieszyn - oraz 14 spółek zajmujących się dystrybucją produktów; blisko 70 lokalizacji na terenie całej Polski i ponad dwa tysiące użytkowników systemów informatycznych. Obsługuje ich rozproszony geograficznie dział .

Tomasz Staszelis

Tomasz Staszelis

Jednym z założeń rozpoczętej w 1998 r. konsolidacji spółek należących do koncernu Heineken w Polsce była integracja jednostek funkcjonalnych. Dział informatyki Grupy Żywiec był na tym polu pionierem. W wyni- ku analiz prowadzonych wspólnie z konsultantami Cap Gemini, po dokonaniu inwentaryzacji zasobów informatycznych, firma podjęła decyzję o stworzeniu zintegrowanego, choć rozproszonego działu informatyki. "Od początku kładliśmy największy nacisk na fakt, że tworzymy jedną firmę, a każda jej część jest tak samo ważna, niezależnie od korzeni każde- go z nas. To było motto naszej integracji" - mówi Tomasz Staszelis, dyrektor działu IT w Grupie Żywiec.

Zmiana mentalności wymagała jednak pracy. "Na początku zdarzało się, że informatycy pracujący lokalnie w jednym z browarów lepiej traktowali swój macierzysty zakład. To byli ÇichČ ludzie. Szybko podejmowaliśmy interwencje i wyjaśnialiśmy tego typu sprawy" - wspomina Tomasz Staszelis.

Pięć w jednym

W każdej z firm, która weszła w skład Grupy Żywiec, istniał samodzielny dział informatyki, a przynajmniej były zatrudnione osoby odpowiedzialne za obsługę systemów informatycznych. Pierwszym krokiem było scalenie wszystkich zasobów i tymczasowe wydzielenie dwóch grup: jedna zajmowała się udzielaniem wsparcia technicznego, bieżącą obsługą użytkowników, druga - projektowa - odpowiadała za wdrożenia nowych systemów i rozwój starych. Taka struktura funkcjonowała rok. "Zdecydowaliśmy się na okres przejściowy, ponieważ uznaliśmy, że to konieczny etap na drodze do pełnej integracji działu IT i jego podziału na bardziej specjalizowane komórki. Chcieliśmy, by ludzie lepiej się poznali, zaprzyjaźnili, nabrali do siebie zaufania. Celem było też stopniowe przyzwyczajenie użytkowników do korzystania z centralnego wsparcia technicznego" - opowiada Tomasz Staszelis.

Na początku 2001 r. dokonano docelowego podziału. Powstało pięć zespołów, którym przydzielono zadania związane z obsługą poszczególnych funkcji informatycznych. Informatycy w Grupie Żywiec największą uwagę zwracają na poprawne działanie . Dlatego szczególne miejsce w dziale IT zajmuje zespół informatyków zajmujących się wdrażaniem, rozwojem i zapewnianiem wsparcia technicznego związanego z systemem SAP, działającym we wszystkich browarach, oraz grupa zapewniająca obsługę użytkowników systemu Dynamics firmy Microsoft Great Plains, wspierającego pracę spółek dystrybucyjnych.

Trzecia grupa działająca w ramach działu IT odpowiada za systemy informacji zarządczej. Niewielki liczebnie zespół zajmuje się wdrażaniem i obsługą hurtowni danych. Wkrótce obowiązki jego członków zostaną rozszerzone o obsługę systemów niedawno powstałej spółki zajmującej się marketingiem. Na jej potrzeby ma być przeprowadzone wdrożenie systemu CRM. Grupa czwarta jest odpowiedzialna za obsługę serwerów, pocztę elektroniczną, system Lotus Notes, sieci lokalne i rozległe oraz całą infrastrukturę telekomunikacyjną.

Piąta grupa zajmuje się zapewnianiem podstawowego wsparcia dla użytkowników stacji roboczych. Zbudowanie efektywnego działu help desk było jednym z ważniejszych zadań. "Dynamiczny przyrost użytkowników oraz wzrost ich mobilności spowodował konieczność stworzenia organizacji globalnego wsparcia. W efekcie konsolidacji Grupy i reorganizacji działu IT stworzenie silnej organizacji stało się koniecznością" - podkreśla Tomasz Staszelis.

Podstawowe trudności z organizowaniem wsparcia technicznego wiązały się z ustalaniem priorytetów w odniesieniu do potencjalnych problemów: co jest ważniejsze, komu pomagać najpierw. "Staramy się formułować jednoznaczne reguły dotyczące priorytetów. Ale nie w każdym przypadku jest to do wykonania. Udało się to zrobić w przypadku systemów biznesowych. Absolutne pierwszeństwo mają problemy związane z systemami Dynamics i SAP. Teraz staramy się formalizować wsparcie techniczne dla użytkowników" - mówi Tomasz Staszelis.

Współpraca na odległość

Zespoły odpowiedzialne za obszary funkcjonalne są rozproszone geograficznie. I tak np. przedstawiciele zespołu zajmującego się SAP znajdują się w czterech różnych miejscach. "Staraliśmy się tak zorganizować dział IT, by w każdej lokalizacji istniała Çwiedza zastępczaČ, specjalista, który może przejąć czyjeś obowiązki w razie choroby czy urlopu. Niemniej dzięki sieci rozległej, platformie Lotus Notes/Domino i systemom do zdalnego zarządzania nie jest to kwestia zasadnicza" - wyjaśnia Tomasz Staszelis.