Kolejny etap w budowaniu lepszej współpracy finansistów i niefinansistów polega na zrozumieniu zasady memoriału.

Najpierw dla przypomnienia: bilans to zestawienie aktywów i pasywów jednostki gospodarczej, sporządzone w celu zobrazowania sytuacji finansowej jednostki na wybrany dzień. Wartości wykazane w bilansie są oparte na pewnych założeniach; jednym z nich jest ciągłość działalności. Oznacza to, że - według wszelkich oczekiwań - jednostka gospodarcza będzie kontynuować swoją działalność w dającej się przewidzieć przyszłości, aktywa będzie można zrealizować (odzyskać ich wartość) co najmniej po cenach równych ich wartościom bilansowym, a zobowiązania spłacić w wysokościach nieprzekraczających ich wartości bilansowych. Wiemy też, że bilans niekoniecznie musi odzwierciedlać wartości rynkowe ujętych w nim pozycji, chyba że jednostka gospodarcza jest w przededniu zakończenia działalności.

Zobacz również:

• GenAI jednym z priorytetów inwestycyjnych w firmach
• Szef Intela określa zagrożenie ze strony Arm jako "nieistotne"
• International Data Group powołuje Genevieve Juillard na stanowisko CEO

Wróćmy teraz do dnia 5 kwietnia (CXO grudzień 2003), kiedy to sytuacja finansowa Państwa firmy "ABC" przedstawiała się tak jak w tabeli 1.

6 kwietnia Państwa sny się spełniają i do sklepu wchodzą pierwsi klienci. Udaje się Państwu sprzedać kilka rzeczy z zapasów za gotówkę w wysokości 3.700 zł. Ponieważ sprzedane rzeczy kosztowały 2.800 zł, otrzymujemy zysk w wysokości 900 zł. Całkiem nieźle!

Jak powinniśmy zaksięgować tę transakcję w bilansie? Z jednej strony (po stronie aktywów równania księgowego) wartość zapasów obniżyła się z 5.000 zł do 2.200 zł, podczas gdy wartość środków pieniężnych wzrosła z 10.000 zł do 13.700 zł. Suma aktywów zwiększyła się o kwotę netto 900 zł, tj. z kwoty 54.500 zł do 55.400 zł. Kwota, o którą zwiększyła się suma aktywów, stanowi również wartość zysku osiągniętego na tej transakcji.

Po stronie pasywów wartość zobowiązań zewnętrznych nie zmieniła się i nadal wynosi 2.000 zł, podczas gdy wysokość kapitału zwiększyła się o kwotę zysku, z 52.500 zł do 53.400 zł. Przyczyną uznania zysku za zobowiązanie wobec właścicieli firmy jest fakt, że celem inwestowania w firmę kapitału w wysokości 52.500 zł było generowanie zysków. Zyski należą do właściciela firmy i do czasu, gdy zostaną mu przekazane w jakiejkolwiek formie fizycznej, np. w formie gotówki, są wykazywane w bilansie firmy jako zobowiązanie wobec właścicieli, tzn. jako kapitał.

Powyższą sytuację można łatwo porównać do zwiększenia wartości posiadanych akcji pewnej spółki. Jeżeli spółka ta osiąga zyski, lecz nie wypłaca dywidend swoim akcjonariuszom, wówczas wartość akcji zwiększa się odpowiednio o kwotę zysku tej spółki. Zatem właściciel sprzedając akcje spółki, sprzedaje również "prawo" do udziału w niepodzielonych zyskach, ponieważ następny właściciel akcji będzie uprawniony do partycypowania w tych zyskach. Wypłata dywidendy akcjonariuszom spółki oznacza obniżenie wartości akcji o kwotę wypłaconych dywidend. Akcjonariusz czerpie korzyści albo z wypłaconej dywidendy, albo z wysokiej wartości kapitału (akcji), który można sprzedać i w ten sposób zrealizować go w formie gotówki.

Wracając do firmy "ABC", po opisanej powyżej zyskownej transakcji bilans firmy przedstawia się tak, jak pokazuje tabela 2.

Przewidując większe zainteresowanie swoimi towarami, 8 kwietnia kupują Państwo za gotówkę towar o wartości 7.000 zł, a także sprzęt o wartości 3.000 zł.

Nowy bilans będzie przedstawiał się tak jak w tabeli 3.

Jeszcze jedna zyskowna transakcja, ale tym razem bez dopływu gotówki!

9 kwietnia zdecydowali się Państwo sprzedać na kredyt pewną część towarów kilku wybranym klientom, którzy zapłacą w ciągu tygodnia lub dwóch. Sprzedaż na kredyt stanowi część Państwa strategii zwiększania przychodów ze sprzedaży. Im więcej możliwości zapłaty za towar, tym więcej klientów! Dlatego też notują Państwo takie dane klientów, jak imię i nazwisko lub nazwa firmy, adres, numer telefonu lub faksu itp. i wystawiają na nich fakturę w wysokości 6.500 zł. Za towary sprzedane na kredyt zapłacili Państwo 4.500 zł. Tak więc z tej transakcji osiągnięty został zysk w wysokości 2.000 zł. Jak będzie zaksięgowana ta transakcja?

Problem stanowi fakt, że nie otrzymali Państwo gotówki! W rzeczywistości nie ma jednak problemu, bo jeżeli możemy mieć uzasadnione przekonanie, że klienci, którzy kupili na kredyt, zwrócą należną nam kwotę, możemy założyć, że transakcja sprzedaży wygenerowała zyski lub - jak Państwo wolą - przyszłą gotówkę! Bazując na powyższym założeniu, możemy zatem ująć w bilansie aktywa, które nazwiemy należnościami. Są to pieniądze, które należą się firmie od klientów i które - zgodnie z uzasadnionym przekonaniem - firma wkrótce otrzyma. Przecież zdefiniowaliśmy aktywa jako zasób majątkowy, który przynosi firmie przyszłe korzyści ekonomiczne. Tak więc należności również stanowią zasób, który (mają Państwo taką nadzieję) przyniesie w przyszłości korzyści ekonomiczne w formie gotówki!

Powyższy akapit opisuje w rzeczywistości bardzo ważną zasadę rachunkowości, a mianowicie zasadę memoriału. Zasada memoriału stanowi, że w sprawozdawczości finansowej nie przepływ środków pieniężnych jest ważny, lecz zaistnienie transakcji. Tak więc w przypadku transakcji sprzedaży na kredyt towarów za kwotę 6.500 zł, trzeba wykazać tę kwotę jako wygenerowany przychód i trzeba wykazać zysk w wysokości 2.000 zł w dniu zawarcia transakcji, tj. w dniu 9 kwietnia, a NIE w dniu otrzymania gotówki! W następnych artykułach przekonają się Państwo, że fakt ten niesie ważne (i niebezpieczne) następstwa!

Stosując zasadę memoriału, bilans na dzień 9 kwietnia 2000 r. będzie wyglądał następująco (tab. 4).

Kwota środków pieniężnych pozostała oczywiście taka sama. Zmieniła się natomiast struktura aktywów, a ich suma zwiększyła się o kwotę 2.000 zł. Zwiększenie to reprezentuje zysk, który z kolei podwyższa wysokość kapitału do kwoty 55.400 zł.

Uwaga! A może skrzyknąć paru przyjaciół i nie zaproponować im "zakupu" towaru za kwotę 50.000 zł, który kosztował Państwa 1.000 zł? Powiedzą im Państwo, by nie martwili się o zapłatę, ponieważ następnego dnia (10 kwietnia) "odkupią" Państwo od nich ten towar! Transakcja ta "wygeneruje" zysk w kwocie 49.000 zł, a kapitał firmy wzrośnie do kwoty 104.400 zł! Wartość zapasów obniży się co prawda do kwoty 3.700 zł, ale należności wzrosną o kwotę 50.000 zł, podwyższając tym samym sumę aktywów o 49.000 zł, tzn. o kwotę "zysku".

Mogą Państwo teraz udać się do banku, przedstawić tam "mocny" bilans ze znacznymi aktywami oraz wysokim kapitałem i uzyskać kredyt w wysokości - powiedzmy - 35.000 zł. Bank, jak każdy rozsądny kredytodawca lub inwestor, jest zainteresowany "mocnym" bilansem waszej firmy. "Mocnym", czyli takim, który wskazuje, że firma była w stanie wygenerować zyski oraz że właściciel firmy nie przeznaczył tych zysków na wakacje lub inne prywatne potrzeby.

Po uzyskaniu kredytu wyjeżdżają Państwo na egzotyczną wyspę "Bez powrotu", na niekończące się wakacje, wydając te 35.000 zł, na co tylko dusza zapragnie! A to wszystko dzięki zasadzie memoriału!

Wrócimy do naszej historii w następnym artykule. W tym czasie mogą Państwo przejrzeć poprzednie artykuły i upewnić się, że wiedzą Państwo, jak sporządzić bilans po każdej transakcji, o której dotychczas była mowa.