Uprościć i usprawnić
- 13.04.2010
Gdy firma zastanawia się nad usprawnieniem swojej pracy, zazwyczaj myśli o zmianach personalnych lub organizacyjnych, rzadko analizując jak naprawdę działa. Praktyka pokazuje, że optymalizacja procesów biznesowych przynosi zaskakująco dobre efekty.
Usprawnienie procesów przynosi istotną poprawę wydajności w wielu firmach. Standardem jest wzrost o około 20%, ale są organizacje, gdzie ta wydajność może wzrosnąć 3-4 razy. Najmniejszy wzrost obserwuje się w dużych organizacjach, które posiadają poukładane procesy oraz opracowane i wdrożone obiegi dokumentów, największy - w przypadku firm, które dopiero stają przed tym problemem.
Jeśli dokumenty przechodziły wszystkie etapy w formie papierowej, przejście na wersję elektroniczną znacznie przyspiesza obieg, skracając czas załatwienia typowych spraw z kilku dni do kilku godzin.
Gdy za optymalizacją procesów pójdzie usprawnienie wydruku, można zauważyć także istotne różnice w kosztach.
Jak usprawnić kancelarię
W tradycyjnej kancelarii (mailroom), dokumenty przychodzące są rejestrowane manualnie (stosuje się system dziennikowy, bezdziennikowy oraz mieszany), dekretowane i przekazywane do komórek zgodnie z ich właściwością rzeczową. Zwykle zadekretowane pisma i inne dokumenty są składowane do kuwet i przegródek, popularnie zwanych "gołębnikiem", gdzie oczekują na odebranie przez pracownika komórki, do której powinny trafić. Organizacja taka ma kilka wad, między innymi: brak powiadomienia o nowym dokumencie, brak nadzoru nad obiegiem i statusem dokumentów oraz powolny obieg w praktyce. Niestety, jest to chleb powszedni w wielu organizacjach, które nawet nie zdają sobie sprawy z tego, jak nieoptymalnie pracują. Wprowadzenie prostego usprawnienia proceduralnego przyspiesza obieg, zwiększa bezpieczeństwo dokumentu, ale przede wszystkim usprawnia pracę dzięki automatyzacji i minimalizacji użycia papieru.
Usprawnienie procesów kancelaryjnych polega na wprowadzeniu narzędzi wspierających pracę ludzką. Mówimy tu przede wszystkim o digitalizacji dokumentów i dystrybucji dokumentów w systemach typu WorkFlow/BPM. Proces samej digitalizacji i kategoryzacji można usprawnić i zautomatyzować za pomocą stron wiodących. Kod kreskowy zawarty na stronie wiodącej umożliwia automatyczne segregowanie dokumentu i uzupełnienie o niezbędne metadane - na przykład dokumenty wybranego typu pochodzące od konkretnego źródła mogą być automatycznie dodawane do spraw i przekazane dalej.
Większe kancelarie mogą być wyposażone w nowoczesne rozwiązania, które zapewniają nie tylko digitalizację obrazu dokumentu, ale także automatyczne rozpoznanie treści za pomocą OCR/ICR. Dzięki wykorzystaniu tej technologii cały proces obsługi i dystrybucji dokumentów radykalnie przyspiesza. Na podstawie treści pozyskanej z OCR oraz wyglądu dokumentu odbywa się jego kategoryzacja, przy czym mamy tu do czynienia nie z oceną merytoryczną, ale analizą treści i wyglądu. Dokumenty są automatycznie indeksowane, co potem umożliwia ich łatwiejsze wyszukiwanie.
Jak dokumenty krążą w firmie
Prace związane z rozpoznaniem działania organizacji obiegu informacji w firmie wiążą się także z prześledzeniem drogi każdego typu dokumentu (faktura, reklamacja, pismo). Ustala się wszystkie punkty zatrzymania i osoby odpowiedzialne, określane są także założenia związane z przetwarzaniem takiej informacji. Razem z mapowaniem procesów obiegu informacji, przeprowadza się także mapowanie struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa i dokonuje weryfikacji zakresu obowiązków. Gdy połączy się ze sobą cały zestaw informacji, można prześledzić nie tylko drogę dokumentu, ale także wszystkie jej warianty związane, na przykład, z zastępstwem za nieobecnego pracownika. Można także rozpoznać założenie biznesowe każdego typu dokumentu. Wynikiem analizy jest dokładny opis stanu zastanego (as-is), który jest punktem wyjścia do prac optymalizacyjnych.