Zaplanowanie budżetu projektu

W świecie biznesu nie można prowadzić żadnych działań nie mając odpowiednich źródeł ich finansowania. Projekt dużego systemu informatycznego, jak każdy duży projekt, wymaga z jednej strony możliwie wczesnego i precyzyjnego określenia wymaganych wydatków, z drugiej zaś - zdobycia źródeł finansowania prowadzonych prac.

Budżet projektu dużego systemu informatycznego, którego efektem jest wdrożenie, stanowi sumę od kilkunastu do kilkudziesięciu milionów złotych. To duża suma dla każdej organizacji. Ważne jest, aby naczelne kierownictwo było świadome skali wydatków.

Zwykle na etapie inicjacji projektu nie udaje się zapewnić wystarczających źródeł finansowania całego projektu. Wystarczające jest progresywne planowanie budżetu na najbliższe etapy projektu i w miarę postępu prac organizowanie i uruchamianie kolejnych źródeł finansowania. Budżet organizacji w której wdraża się duży system może nie być wystarczającym źródłem finansowania. Możliwe rozwiązania to szukanie źródeł zewnętrznych, np. Phare, Bank Światowy. Wiele urzędów administracji państwowej korzysta z takich źródeł pieniędzy, jednak ich uruchomienie wiąże się z wielomiesięczną procedurą, której drobiazgowe wypełnienie wymagane jest przez organizacje międzynarodowe.

Można zaczynać!

Teoretycznie opisane tu działania prowadzące do uruchomienia projektu mogą być wykonane "od wewnątrz" organizacji, przez ludzi mających odpowiednią wiedzę i doświadczenie (choć osoby o takich kwalifikacjach zwykle nie pracują już w bankach, zakładach przemysłowych, urzędach administracji rządowej, ale w firmach doradczych). W praktyce jednak nie jest możliwe przebicie się takich ludzi przez kolejne szczeble zarządzania i spowodowanie dostatecznych zmian. Z kolei ludzie na wyższych szczeblach zarządzania na ogół nie mają dostatecznych umiejętności w tej dziedzinie.

Wniosek, poparty wieloma praktycznymi obserwacjami, nasuwa się sam: działania prowadzące do uruchomienia dużego projektu w organizacji muszą być inicjowane przez zewnętrzną firmę doradczą występującą w roli eksperta oraz źródła wiedzy i doświadczeń w dziedzinie budowania systemów informatycznych. Najbezpieczniejszym wyjściem dla dużej organizacji jest zastosowanie modelu "odprowadzania za rękę", czyli zbudowania zespołu zarządzającego wymaganiami z udziałem własnych pracowników, ale z intensywną pomocą zewnętrznej firmy doradczej zapewniającej transfer wiedzy i umiejętności.

Projekt wbudowany w organizację z odpowiednio wybranym i przygotowanym zespołem projektowym oraz zapewnioną opieką metodyczną, gwarantującą ciągły transfer wiedzy i umiejętności w początkowych fazach działania, ma duże szanse na powodzenie. Stanowi on dobrze nastrojony mechanizm, gotowy do prowadzenia prac projektowych.

Odrębnym zagadnieniem jest proces prowadzenia analizy, formułowania wymagań i ich pielęgnacji oraz budowa specyfikacji systemu docelowego. Jeszcze inny problem stanowi proces zarządzania tak zdefiniowanym przedsięwzięciem informatycznym oraz proces podtrzymania ciągłości ruchu wszelkich mechanizmów zdefiniowanych wokół projektu, a pozwalających mu funkcjonować w dużej organizacji. Są to tematy niewątpliwie bardzo obszerne i wymagają odrębnego potraktowania.

Wojciech Kreft jest obecnie pracownikiem firmy InfoViDE - dostawcy metodyki i narzędzi do tworzenia nowoczesnych systemów informatycznych.