Członkowie zespołu projektowego muszą pracować wspólnie, konieczne jest, aby fizycznie pracowali w miejscach, które nie są ich dotychczasowymi stanowiskami pracy (w przeciwnym przypadku będą nieustannie zasypywani zadaniami odciągającymi ich od prac związanych z projektem). Oznacza to, że konieczne jest zdobycie 2, 3 sąsiednich pokoi przeznaczonych wyłącznie dla pracy zespołu. Niezbędne wyposażenie stanowić powinna duża, biała tablica (whiteboard) służąca za istotny środek komunikacji w grupie. O zdobyciu pokoi, a zwłaszcza ich odpowiednim wyposażeniu (biurka, meble pod komputery itp.) trzeba pomyśleć odpowiednio wcześniej, jak wiadomo procesy decyzyjne, nawet dotyczące tak drobnych spraw w dużych przedsiębiorstwach państwowych trwają zwykle długo.

Innym istotnym warunkiem wstępnym podjęcia prac zespołu są odpowiednie narzędzia pracy. Wszyscy członkowie zespołu muszą mieć osobne stanowiska pracy (komputer PC, X-terminal, bądź stację graficzną) połączone w sieć. Zwykle trzeba do tego dodać serwer plików oraz serwer narzędzia CASE. W procesie analizy podstawowym narzędziem pracy staje się grupowe narzędzie CASE, najlepiej sprzężone z generatorem aplikacji, co pozwoli na szybkie tworzenie prototypów.

Przygotowanie narzędzi pracy zespołu, startując od zera, a często tak właśnie bywa, to wydatek zwykle przekraczający sumę 100 tys. zł. Składają się na nie przede wszystkim komputery oraz licencje na narzędzia CASE. Przeforsowanie i zrealizowanie takiego zakupu (najczęściej wg procedury ustawy o zamówieniach publicznych) trwa zwykle kilka miesięcy. Jest to więc kolejny czynnik, który nie uwzględniony odpowiednio wcześnie, może poważnie opóźnić prace projektowe. Konsekwencje mogą być również innej natury: zespół pozbawiony narzędzi szybko traci początkowy rozpęd i zapał, konieczność rysowania diagramów przepływu danych w edytorze MS Word może spowodować głębokie frustracje i skutecznie zniechęcić do pracy.

Transfer wiedzy i umiejętności

Wszystkie opisywane kluczowe posunięcia w kierunku rozpoczęcia dobrze zarządzanego projektu informatycznego warunkowane są zapewnieniem stałego dopływu i transferu fachowej wiedzy. Bank, przedsiębiorstwo, czy agencja rządowa, z racji pełnionych funkcji, zwykle nie ma dostatecznej wiedzy, ani doświadczeń w dziedzinie realizacji dużych projektów informatycznych.

Dlatego krytycznym czynnikiem powodzenia realizacji projektu informatycznego jest zapewnienie stałego transferu wiedzy z dobrze przygotowanej firmy doradczej mającej doświadczenie w realizacji dużych przedsięwzięć oraz wdrażaniu nowoczesnych technologii i metod pracy. Firma taka powinna być w stanie, na okres kilku miesięcy, zapewnić w sposób ciągły udział swoich konsultantów w charakterze analityków lub menedżera projektu. Najistotniejszym warunkiem, decydującym o wyborze firmy konsultingowej, jest oferta całego cyklu szkoleń obejmujących metody analizy i projektowania systemów informatycznych, jak również zarządzanie projektami, a być może nawet zarządzanie procesem wytwórczym. Zadaniem takiej firmy jest nie tylko udzielanie konsultacji i prowadzenie szkoleń, ale także dbanie o to, aby przygotowany przez nią zespół projektowy mógł po pewnym czasie samodzielnie zarządzać wymaganiami, nadzorować prace projektowe, a także utrzymywać już wykonany system informatyczny.

Zasadniczym celem działalności szkoleniowej oraz transferu wiedzy jest profesjonalne przygotowanie zespołu projektowego. W takim przypadku nie można mówić o tradycyjnie rozumianych konsultacjach polegających na prowadzeniu prac "z dystansu" i pilnym strzeżeniu swojej wiedzy. W modelu tu omawianym, który można by nazwać "odprowadzaniem za rękę", konsultanci zewnętrzni pełnią rolę nauczycieli, którzy pracując razem z analitykami klienta dokonują transferu wiedzy i umiejętności. Efektem finalnym takich działań jest powstanie zespołu, który w sposób samodzielny lub tylko z niewielką zewnętrzną pomocą może zarządzać wymaganiami organizacji oraz nadzorować prace projektowe.

Ciągły program szkoleń i warsztatów metodycznych jest doskonałym elementem spajającym zespół. Dzięki niemu udział w projekcie staje się dla członków zespołu drogą do poszerzenia wiedzy i poznawania metod nowoczesnego podejścia do budowy systemów informatycznych . Zaczyna funkcjonować przekonanie, że najlepszym sposobem na poszerzanie własnych kwalifikacji w dziedzinie inżynierii systemowej jest udział w projekcie.

Jeśli chodzi o szkolenia - bardzo dobre efekty daje także przeszkolenie członków zespołu sterującego w dziedzinie zarządzania projektami. Nadaje to właściwą skalę spojrzenia naczelnego kierownictwa na prowadzone przedsięwzięcie.