Warto zdawać sobie sprawę, że dużo łatwiej jest nauczyć pracownika merytorycznego metod nowoczesnej analizy, niż wyszkolonemu analitykowi z zewnątrz dogłębnie poznać funkcjonowanie organizacji. Wniosek nasuwa się sam: należy sformować zespół otwartych, chcących się rozwijać osób, dobrze znających działanie organizacji i dzięki programowi szkoleń przygotować ich do ról analityków. Pomysł wbrew pozorom wcale nie jest karkołomny. Co więcej, został wypróbowany i działa bardzo dobrze, pod warunkiem jednak zastosowania odpowiedniego programu szkoleń, wykorzystującego metodę "punktową" (just in time), polegającą na dawkowaniu właściwych szkoleń stosownie do poszczególnych faz rozwoju projektu.

Jak przygotować własnych analityków?

Rdzeń zespołu projektowego powinni stanowić pracownicy merytoryczni organizacji, dokładnie znający stosowane w niej procedury pracy. Jak ich znaleźć? Najprostszym sposobem jest wytypowanie wstępnej grupy kandydatów (ok. 20 do 30 osób) przeznaczonej do przeszkolenia w zakresie metod analizy. Kolejna selekcja następuje podczas trwania kursu i wykonywanych na nim ćwiczeń, a później warsztatów, w czasie których poznane metody i techniki analizy stosuje się do przykładów "z własnego podwórka", gdzie zadanie polega na zbudowaniu modelu danych organizacji bądź przeprowadzeniu analizy wymagań krytycznych. Tą drogą można "wyłowić" kilka osób wstępnie przeszkolonych, stanowiących trzon zespołu analityków.

Włączenie do zespołu projektowego pracowników merytorycznych, którzy przecież mają swoje dotychczasowe zajęcia (i zwykle są w nich "niezastąpieni") nie należy do zadań prostych. Sposobem wypróbowanym i stosowanym także przez zagraniczne firmy konsultingowe jest oddelegowanie pracownika na okres trwania projektu (zwykle kilka miesięcy lub nawet dłużej). Decyzję taką musi podjąć sponsor projektu wydając odpowiednie dyspozycje szefom delegowanych. Mimo częstych z ich strony prób odzyskania swoich pracowników, zwykle jednak udaje się utrzymać oddelegowanych pracowników w zespole projektowym.

Podkreślić należy, że warto troszczyć się o przekonanie samych zainteresowanych do pracy w projekcie. Osoba

przeniesiona do innego miasta (z okręgu do centrali) i w inne środowisko pracy wbrew swojej woli, nie będzie wartościowa dla projektu. Z drugiej strony praca taka jest zwykle szansą na intensywny rozwój zawodowy, powinna się również wiązać z istotnym podwyższeniem wynagrodzenia.

Delegując pracowników do pracy w projekcie na dłuższy czas, koniecznie trzeba wyznaczyć ich zastępców na dotychczasowych stanowiskach. Wszak praca wykonywana przez nich dotąd musi być wykonywana nadal w czasie trwania projektu. Muszą ją przejąć zastępcy.

Konieczny jest udział pracowników merytorycznych w projekcie w stu procentach ich czasu pracy. Niekiedy konieczne jest oddanie 25% na rzecz nadzorowania przez nich ich dotychczasowych prac. Należy się także przygotować na "wydzieranie" ludzi przez ich dotychczasowych szefów. Zadaniem dyrektora projektu z pomocą sponsora projektu jest temu skutecznie przeciwdziałać. Wymiana już wyszkolonych i osadzonych w projekcie osób na nowe jest wyjątkowo kosztowna, a często w konsekwencji może doprowadzić nawet do kilkumiesięcznego opóźnienia w pracach.

Kto jeszcze?

Zespół projektowy powinien składać się z 6-10 osób w zależności od wielkości projektu. Warto jest wzmocnić zespół pracowników merytorycznych informatykami mającymi doświadczenie w realizacji projektów. Cennym nabytkiem byłoby włączenie do zespołu przynajmniej jednego doświadczonego analityka. Niezłym rozwiązaniem jest zatrudnienie konsultanta na czas ciągły na okres kilku miesięcy. W skład zespołu powinny wchodzić także osoby dobrze znające oprogramowanie biurowe, co pozwoli np. na sprawne przygotowywanie dokumentacji.

W pierwszym okresie formowania zespołu często należy się liczyć z koniecznością przeprowadzenia szkoleń podstawowych, np. użytkowania systemu MS Windows, bądź edytora MS Word. Często pozwala to na znaczne przyspieszenie procesu technicznego przygotowania zespołu.

Przygotowanie środowiska pracy

Budując zespół, który ma formułować wymagania i prowadzić analizę, a być może także prowadzić prace projektowe, musimy zadbać o to, aby stworzyć mu odpowiednie warunki pracy, mówiąc krótko aby miał gdzie oraz czym pracować. Sprawy te wydają się na pierwszy rzut oka banalne. Wydaje się rzeczą powszechnie znaną i oczywistą, że bez odpowiedniego środowiska pracy oraz narzędzi, praca nie może być efektywna. Jednak praktyka wykazuje, że są one nagminnie lekceważone i załatwiane w stylu "jakoś to będzie".