Zespół projektowy

Skompletowanie dobrego zespołu projektowego jest rzeczą równie ważną, jak skonstruowanie całej "nadbudowy" projektu. Zadaniem zespołu będzie prowadzenie analizy, formułowanie wymagań wobec systemu oraz kontrolowanie prac projektowych.

Zespół projektowy powinien być tworzony przez menedżera projektu, wszak będą to "jego ludzie" wykonujący rozdysponowane przez niego prace. Ideą sprawdzoną i dającą się zastosować w wielu organizacjach jest budowa zespołu projektowego zarządzającego wymaganiami z udziałem własnych pracowników organizacji. Kluczowym zadaniem jest ich odpowiedni wybór oraz, co najważniejsze i co stanowi punkt wyjścia szybkie i efektywne wyszkolenie. Wielką misję mają tu do spełnienia, w tworzeniu odpowiednich możliwości, sponsor i dyrektor projektu.

Zespół sterujący

Sponsor projektu powinien mieć wsparcie w zakresie podejmowania decyzji merytorycznych dotyczących projektu. W tym celu tworzy się zespół sterujący składający się zwykle z dyrektorów najważniejszych departamentów obejmowanych zakresem systemu oraz przedstawicieli jednostek lokalnych (oddziałów). Czasami w jego skład wchodzą doradcy dyrektorów lub doradcy prezesa.

Partner jakości

Zapewnienie należytego poziomu jakości prowadzonych prac oraz produktów projektu można uzyskać tylko poprzez stworzenie niezależnej grupy specjalistów, której zadaniem będzie kontrola prac zespołu projektowego. Grupa ta, nazywana partnerem jakości sprawdza, czy produkty tworzone są zgodnie z regułami sztuki prowadzenia prac projektowych. Przy zdefiniowanej metodyce prowadzenia prac, kontrola polega także na nadzorowaniu zgodności procesu projektowego z wybraną metodyką. Naczelną zasadą działania partnera jakości powinna być reguła: "przede wszystkim nie szkodzić". Na pewno funkcjonowanie grupy jakości nie powinno utrudniać i nadmiernie spowalniać prac projektowych.

Partner jakości to zwykle niewielki zespół, który "ma zajęcie" przy końcu poszczególnych kroków projektu, którym towarzyszy stworzenie konkretnego produktu. Dokumenty opisujące ten produkt podlegają weryfikacji partnera jakości.

Rolę partnera jakości może z powodzeniem pełnić zewnętrzna firma doradcza mająca dostateczne doświadczenie w dziedzinie realizacji złożonych projektów.

Świadomość naczelnego kierownictwa

Trzeba jeszcze raz podkreślić, że krytycznym i zbyt często niedocenianym czynnikiem powodzenia projektu informatycznego w dużej organizacji jest świadomość naczelnego kierownictwa. To właśnie zarząd firmy, bądź jej rada decyduje o głównych kierunkach rozwoju organizacji, określa strategie jej postępowania. Budowa dużego, ogólnoorganizacyjnego systemu informatycznego musi być zgodna z głównymi celami firmy, powinna przyczyniać się do skuteczniejszego wypełniania jej misji.

To właśnie naczelne kierownictwo musi być przekonane o konieczności budowy systemu, musi być również świadome jak złożonym przedsięwzięciem jest skonstruowanie i wdrożenie systemu odpowiedniego do wymagań dużej organizacji. Konieczność uruchomienia procesu produkcyjnego trwającego kilka lat, mocno absorbującego jej pracowników i pochłaniającego kilkanaście, czy kilkadziesiąt tysięcy złotych, ale dającego w efekcie system o pożądanej jakości, powinna funkcjonować w świadomości osób podejmujących najważniejsze decyzje.

Rolą dyrektora projektu, ale także sponsora jest tak świadomość zbudować i utrzymywać. Także i tutaj pomocna może być zewnętrzna firma doradcza, która swoim autorytetem i doświadczeniem może wpływać na naczelne kierownictwo. Ważną rolę pełnią odpowiednio przygotowane prezentacje, sprawdza się również przeszkolenie zespołu sterującego w dziedzinie zarządzania projektami.

Formowanie zespołu projektowego

Miejscowa komórka informatyki (departament, sekcja) zwykle nie dysponuje odpowiednimi fachowcami, którzy mogliby z miejsca podjąć się wykonywania prac analitycznych. Wiąże się to z usługową rolą, jaką komórka ta pełni wobec organizacji i która polega głównie na utrzymywaniu działania funkcjonujących już systemów informatycznych. Istotnymi barierami są również możliwości płacowe oraz ograniczenia etatowe. Z drugiej strony . organizacji zwykle nie stać na to, by zatrudnić wysokiej klasy specjalisty w pełnym wymiarze godzin.