Jak szybko wdrożyć zaawansowany system ERP?

Czy można szybko i bez większych problemów wdrożyć zaawansowany system ERP działający w chmurze? Na to pytanie nie ma jednoznacznej odpowiedzi, ale warto zwrócić uwagę na przykłady wdrożeń potwierdzających, że jest to możliwe.

Autor: Wiesław Pawłowicz

Każda dobrze zorganizowana firma o rozproszonej strukturze powinna mieć dostęp do danych i analiz dotyczących wyników przedsiębiorstwa. Jeśli dane i powiązane z nimi analizy są generowane w spójny sposób, zwiększa to przejrzystość oraz efektywność biznesu i pozwala na optymalizację podejmowanych decyzji.

Wdrożenie scentralizowanego systemu ERP w firmie wykorzystującej 7 lokalnych instancji oprogramowania obsługujących 4000 pracowników w 27 krajach może się wydawać dużym projektem, którego realizacja będzie trwać lata. Firma IFS, działający w skali globalnej, szwedzki producent oprogramowania ERP na własnym przykładzie udowodnił, że projekt taki można zrealizować w pół roku.

W styczniu 2019 roku IFS zdecydowała się na wdrożenie u siebie najnowszej wersji oprogramowania ERP IFS Applications 10 działającego na platformie IFS Managed Cloud. I właśnie w ramach tego projektu, bez zakłóceń w funkcjonowaniu biznesu, uruchomiony został system ERP obsługujący 4000 pracowników firmy w 27 krajach. Warto dodać, że wdrożenie IFS Applications 10 obejmowało nie tylko sam system ERP, ale również zestaw dodatkowych, działających w chmurze aplikacji niezależnych producentów. Lokalizacja oprogramowania, wdrożenie i migracja danych zajęły zaledwie 24 tygodnie.

Opis tego wdrożenia jest dobrym przykładem, jak szybko można wdrożyć działający w chmurze, zaawansowany system ERP.

Cyfrowa transformacja

Szybkość z jaką można uzyskać korzyści biznesowe, łatwość obsługi systemu, uproszczenie procesów opartych na procedurach zgodnych z zasadami najlepszych praktyk oraz całkowity koszt posiadania systemu są dla firm najważniejszymi przesłankami decydującymi o wyborze systemu ERP.

Projekt cyfrowej transformacji IFS miał na celu integrację oddziałów firmy, które miały różne środowiska i czasami wykorzystywały procesy realizowane ręcznie. Stosowanie zróżnicowanych systemów, niepołączonych procesów oraz danych powodowało pojawianie się nieścisłości i problemów ograniczających możliwość podejmowania decyzji na podstawie precyzyjnych informacji. Wdrożenie IFS Applications 10 było miało to zmienić, będąc jednym z kluczowych elementów szerszego programu transformacji cyfrowej, który obejmował uspójnienie i centralizację wszystkich procesów biznesowych w firmie.

Podstawowe założenia projektu to:

  • określenie zbioru procesów biznesowych opartych na procedurach zgodnych z zasadami najlepszych praktyk,
  • standaryzacja metod raportowania w ramach całej firmy,
  • transformacja wewnętrznych i zewnętrznych aplikacji do systemu funkcjonującego w chmurze,
  • wybór kilku procesów biznesowych, które mają rozpocząć stopniową transformację cyfrową. Były to: obsługa faktur elektronicznych, eliminacja papieru w ewidencji czasu pracy i dokumentacji wydatków oraz eliminacja drukowania papierowych dowodów wypłat w oddziałach, w których miało to miejsce.

Decyzja o wdrożeniu systemu działającego na platformie IFS Managed Cloud wynikała z przekonania, że zapewni to bezpieczną infrastrukturę i pozwoli na szybkie wdrażanie innowacji pojawiających się wraz z rozwojem oprogramowania ERP. Jednocześnie warto zauważyć, że platforma i system IFS Applications 10 zostały zintegrowane z wieloma rozwiązaniami chmurowymi, narzędziami do obsługi marketingu, oprogramowaniem do obsługi płac lub faktur elektronicznych, aplikacjami Office 365 oraz wewnętrznym intranetem wykorzystującym usługę Sharepoint Online.

Wdrożenie IFS Applications 10 w IFS obejmowało zestaw dodatkowych aplikacji oferowanych przez niezależnych producentów.

Źródło: IFS.

Ale warto podkreślić, że rozpoczynając wdrożenie firma IFS pamiętała też o szkoleniach i prezentacjach funkcji nowego systemu dla pracowników. Dzięki temu każdy pracownik firmy wiedział, co go czeka i jak należy korzystać z nowego rozwiązania. We współpracy z właścicielami procesów i użytkownikami uprzywilejowanymi zostały przeprowadzone prezentacje i szkolenia, aby pracownicy poczuli się pewnie i nie obawiali się zmian.

Przebieg i korzyści uzyskane z wdrożenia

Po wdrożeniu chmurowej wersji IFS Applications 10, do zamknięcia ksiąg rachunkowych potrzeba obecnie ułamka czasu wymaganego wcześniej. Przykładowo, pierwszym miesiącem, który został zamknięty w nowym systemie, był sierpień 2019 roku. To, co dawniej wymagało pracy ręcznej związanej z uzgadnianiem faktur zewnętrznych, zostało ograniczone do kliknięcia jednego przycisku.

Oprócz tego firma dysponuje pełną przejrzystością danych dotyczących listy płac, budżetu oraz prognozowania wyników i konsolidacji grupy. Ma też pełne informacje o klientach i może lepiej planować wykorzystanie zasobów w różnych projektach, a także automatycznie wdrażać do pracy nowych pracowników udostępniając im i ich przełożonym funkcje samoobsługowe.

Jednocześnie uzyskano skonsolidowany przegląd globalnych wyników przedsiębiorstwa, który ma kluczowe znaczenie dla kadry kierowniczej w dużej mierze koncentrującej się na wypracowaniu takiej struktury firmy, aby mogła generować większą wartość dla klientów. A w tym celu niezbędne są wiarygodne dane wraz z użytecznymi analizami.

Po wdrożeniu nowego systemu z procesów planistycznych i decyzyjnych IFS wyeliminowane zostały elementy związane z subiektywnym ocenami dotyczącymi działań, jakie należy podjąć.

Tak jak w większości dużych wdrożeń systemów ERP, w trakcie migracji do nowego systemu zdarzały się problemy, jak choćby trudności z zapewnieniem odpowiedniego dostępu i uprawnień dla jego użytkowników, zmianą struktury i konfiguracji podstawowych danych oraz przyzwyczajeniem pracowników do nowych globalnych procesów biznesowych.

Nie wystąpiły jednak żadne problemy związane z wydajnością systemu działającego w chmurze, a oprócz tego, co warto podkreślić, zwiększone zostało cyberbezpieczeństwo zarówno danych, jak i procesów. W trakcie wdrożenia nie pojawiły się też żadne zakłócenia w bieżącej działalności firmy.

Podstawowe elementy sukcesu wdrożenia IFS Applications 10:

  1. Silne wsparcie ze strony zarządu firmy.
  2. Jasna definicja konkretnego zakresu i struktury wdrożenia. W pierwszej kolejności uruchomiono tylko podstawowe narzędzia systemu. Przyjęta strategia zakładała wprowadzenie nowej platformy przy zapewnieniu funkcjonowania przedsiębiorstwa bez zakłóceń, a dopiero w kolejnej fazie rozpoczęcia wdrażania nowych innowacyjnych funkcji.
  3. Koncentracja na ładzie korporacyjnym i opiniach zespołu właścicieli procesów biznesowych oraz specjalistów w ich zakresie.

System otwarty na modyfikacje

„Z wdrożenia systemu IFS Applications 10 na platformie IFS Managed Cloud wyciągnęliśmy wiele cennych wniosków, które zostaną wykorzystane do doskonalenia metodyki wdrożeniowej naszego produktu pod kątem potrzeb klientów” mówi Sal Laher, CIO w firmie IFS.

Opracowywana przez IFS technologia ma też dostarczyć nowoczesnych rozwiązań wykorzystujących sztuczną inteligencję. Między innymi firma już zintegrowała z systemem IFS Applications 10 asystenta IFS BoT, który pozwala pracownikom składać wnioski urlopowe lub rejestrować wydatki w języku naturalnym.

Warto też podkreślić, że firma przyłączyła się ostatnio do organizacji OpenAPI Initiative, otwierając dostęp do ponad 15 tys. funkcji zawartych w firmowych bibliotekach programistycznych API. Jest to duże ułatwienie dla niezależnych firm, które chciałyby zintegrować oprogramowanie ze środowiskiem IFS. Z drugiej strony, dla IFS jest to szansa na rozszerzenie zakresu i różnorodności funkcji dostępnych dla użytkowników korzystających z produktów firmy.

„Dostarczamy podstawowe elementy technologii w postaci tysięcy funkcji API, które nasi klienci i partnerzy mogą wykorzystać do swoich celów. Dzięki temu są w stanie skonstruować i rozbudować własne środowiska oparte na rozwiązaniach IFS, używając tych samych funkcji API, co nasz zespół programistów” mówi Christian Pedersen, dyrektor ds. rozwoju produktów w IFS.