Kluczowe funkcje i zalety systemów ERP

Oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning) standaryzuje i integruje procesy biznesowe w różnych działach firm. Dotyczy to procesów finansowych, zarządzania zasobami ludzkimi HR, zaopatrzeniem, magazynowaniem oraz dystrybucją produktów itd. Jakie są zalety przemawiające za wdrożeniem systemu ERP.

Autor: Wiesław PawłowiczPraktycznie każda firma zatrudnia pracowników, kupuje i sprzedaje produkty lub usługi i musi zarządzać finansami. Do wspomagania tych procesów biznesowych z reguły wykorzystywane jest oprogramowanie. W zależności od rodzaju działalności wymagania na jego funkcje mogą się różnić, ale podstawowy zakres niezbędnych funkcjonalności jest podobny.

Choć każdy z wymienionych niżej procesów może być obsługiwany przez niezależne aplikacje, ale nie jest to rozwiązanie efektywne, bo oprogramowanie różnych producentów najczęściej nie zostało zaprojektowane tak by umożliwić współpracę różnych aplikacji, a integracja może być trudna lub niemożliwa. Był to główny powód pojawienia się na rynku koncepcji systemu ERP, który składa się ze zintegrowanych, współpracujących modułów, których zestaw można dopasowywać do konkretnych wymagań firmy lub instytucji.

Zestaw taki tworzy zintegrowaną platformę programową, która wykorzystuje ten sam format i definicje danych oraz najczęściej jedną bazę danych obsługującą wszystkie aplikacje.

W najprostszej, wykorzystywanej w najmniejszych firmach postaci, system ERP to program finansowo-księgowy. Ze względu na jego bardzo wąski zakres zastosowań przez specjalistów często nie jest zaliczany do klasy ERP, choć z praktycznego punktu widzenia pełni podobną rolę.

Ale wraz z rozwojem usług chmurowych można oczekiwać, że również w małych firmach systemy ERP zaczną znajdować coraz więcej użytkowników.

Krótka historia ERP

Określenie ERP zostało wprowadzone przez firmę analityczną Gartner w 1990 roku i miało opisać widoczny wtedy kierunek rozwoju wykorzystywanych w przemyśle systemów MRP (Materials Requirements Planning) i MRP II (Manufacturing Resource Planning), które zaczynały znajdować szersze zastosowania – głównie do obsługi finansów i HR.

W latach 90. nastąpił szybki rozwój oprogramowania ERP, którego przyczyną był szeroko nagłośniony problem „roku 2000” (Y2K) oraz wprowadzenie nowej waluty Euro. Zintegrowane oprogramowanie było ekonomicznie bardziej efektywnym sposobem zapobieżenia potencjalnym problemom niż aktualizacji wielu niezależnych aplikacji.

Do czego służy ERP

Zintegrowane oprogramowanie do wspomagania zarządzania zwiększa efektywność biznesu dzięki takim funkcjom jak:

  • Integracja informacji finansowych. Jeśli każdy z działów firmy wykorzystuje niezależne systemu finansowe rejestrujące wydatki i przychody to uzgodnienie i integracja danych w skali firmy oznacza stratę czasu pracowników, którzy mogliby zająć się innymi zadaniami bardziej efektywnymi z punktu widzenia biznesu.
  • Zintegrowanie zakupów i standaryzacja zamówień. Koordynacja informacji dotyczących zamówień, zapasów, ich księgowania itd. ułatwia korzystanie z systemu i zmniejsza liczbę błędów, które mogą się pojawić przy przenoszeniu danych między różnymi niezintegrowanymi aplikacjami. Oprócz tego, jeśli w firmie nie ma zintegrowanego systemu do obsługi zamówień to analiza dokonywanych zakupów, zwłaszcza w dużych lub rozproszonych firmach, jest pracochłonnym zadaniem. A różne działy często składają zamówienia na takie same niezbędne do pracy produkty. Dzięki narzędziom integrującym i standaryzującym zamówienia w skali całej firmy system ERP umożliwia negocjowanie z dostawcami produktów lub usług korzystniejszych cen i upustów związanych ze skalą zakupu.
  • Możliwość przeglądu informacji dotyczących klientów firmy. Większość systemów ERP zawiera aplikację CRM umożliwiającą śledzenie interakcji z klientami. Łącząc te dane z informacjami o składanych zamówieniach, dostawach towarów lub usług, zwrotach, żądaniach serwisowych itd. można uzyskać cenne dane o zachowaniach i rzeczywistych potrzebach klientów.
  • Standaryzacja i zwiększenie efektywności procesów produkcyjnych. W firmach przemysłowych dość często zdarza się, że różne oddziały do obsługi tych samych lub podobnych procesów biznesowych wykorzystują odmienne aplikacje i platformy programowe. W szczególności jest to problem pojawiający się przy łączeniu lub przejmowaniu firm. Systemy ERP umożliwiają standaryzację i automatyzację procesów wspierających produkcję i usługi serwisowe. Pozwala to zwiększenie efektywności i produktywności oraz zmniejszenie kosztów związanych z działaniem biznesu.
  • Standaryzacja informacji o zasobach ludzkich. Wiele firm, zwłaszcza tych o rozproszonej strukturze, ma problemy z analizą czasu pracy, dodatkowych kosztów takich jak diety, a także wynagrodzeń pracowników w różnych oddziałach. System ERP wyposażony w samoobsługowy portal dostępny dla pracowników ułatwia im wprowadzanie informacji o wykonywanych zadaniach, czasie na nie poświęconym, dodatkowych wydatkach, planowanych urlopach, szkoleniach itd. Integracja tych danych z informacjami o kwalifikacjach, certyfikatach i zawodowym doświadczeniu pracowników ułatwia i zwiększa efektywność przydzielania zadań konkretnym osobom.
  • Ułatwienie tworzenia raportów dla instytucji rządowych. Systemy ERP istotnie ułatwiają tworzenie raportów zgodnych z obowiązującymi w danym kraju przepisami prawnymi. Informacje dotyczące wyników finansowych, pracowników, ich wynagrodzeń i odprowadzanych wymaganych składek, kanałów związanych z zakupami materiałów lub produktów, a także partnerów i klientów mogą być dostarczone upoważnionym instytucjom rządowym w odpowiednim terminie określnym w regulacjach prawnych.

Nowy trend: ERP jako usługa

W ostatnich latach dostawcy systemów ERP zaczęli opracowywać nowe wersje oprogramowania umożliwiające jego zaoferowanie, jako usługa świadczona w chmurze.

Dla większości firm, trzy główne zalety takiego rozwiązania to: mniejszy początkowy koszt zakupu, mniej kłopotliwy i kosztowny proces upgrade’u do nowych wersji oprogramowania, a także ograniczenie możliwości samodzielnego wprowadzania modyfikacji kodu. W tym ostatnim przypadku zwiększa to gwarancję stabilnego i niezawodnego działania systemu, a z reguły powoduje też, że cena takiej standardowej usługi jest niższa. Jeśli modyfikacje lub dodatkowe funkcje są firmie potrzebne to można zgłosić postulat ich wprowadzenia przez producenta lub ewentualnie jego partnerów, którzy przejmują wówczas odpowiedzialność za stabilne działanie oprogramowania.

Jest oczywiście inna możliwość polegająca na migracji systemu ERP do chmury IaaS. Wówczas wykorzystywane oprogramowanie wymaga modyfikacji polegającej na przystosowaniu go do działania w chmurze.

Obecnie dostępne są dwa podstawowe rodzaje systemów ERP w chmurze:

  • ERP as a service (ERP jako usługa). W tym przypadku wszyscy użytkownicy korzystają z tego samego kodu podstawowego oprogramowania i nie mają dostępu do jego kodu źródłowego. Oznacza to, że mogą tylko konfigurować aplikacje w zakresie udostępnionym przez usługodawcę.
  • ERP w chmurowej infrastrukturze IaaS. Firmy, które korzystają z systemu ERP istotnie zmodyfikowanego przez wyposażanie go we własny dopasowany do specyficznych wymagań kod nie mogą skorzystać z usługi ERP as a Service nawet oferowanej przez tego samego producenta. Przejście do chmury jest wówczas możliwe tylko przy wykorzystaniu usług IaaS (Infrastructure as a Service) i migrację aplikacji i danych do systemu oferowanego przez usługodawcę.

Więcej informacji o chmurowych systemach ERP można znaleźć w artykule „ERP w chmurze: Czy warto się śpieszyć?”.