ERP - nowoczesne zarządzanie napędzające biznes

Dlaczego ERP to ważny wybór na rok 2020

Autor: Grzegorz Kubera

Systemy ERP mają bardzo duży wpływ na rozwój firm, co potwierdza fakt, że w 2020 r. rynek tego oprogramowania ma być wart łącznie 41,69 mld dol. – wynika z analiz firmy konsultingowej The World Management (TWM), która specjalizuje się m.in. w systemach ERP, CRM i do zarządzania projektami. Choć wartość ta może wydać się imponująca, firmy, które do tej pory nie miały okazji korzystać z ERP mogą nie wiedzieć dlaczego to oprogramowanie może być tak ważne dla ich rozwoju. Tymczasem w erze globalizacji ERP może zapewnić szereg korzyści i pozwolić wypracować przewagę konkurencyjną. O jakich korzyściach mówimy? Oto one:

1. Lepsza współpraca

Systemy ERP mogą się różnić poszczególnymi funkcjami, ale praktycznie wszystkie z nich w znaczący sposób poprawiają współpracę. Mają scentralizowaną bazę danych, przez co możemy zapewnić firmie „jedyne źródło prawdy” (z ang. single source of truth), z którego można czerpać dane i informacje. Taki stan rzeczy sprawia, że zmniejszamy ilość błędów spowodowanych przez nieprawidłową pracę z danymi, co – poza poprawą współpracy – przyczynia się także do obniżenia kosztów operacyjnych.

Centralna baza danych obniża ponadto opóźnienia w trakcie pracy nad projektami, ponieważ wszyscy członkowie zespołu mają dostęp do potrzebnych danych z jednego miejsca i wygodnie mogą z nich korzystać. Nie ma też potrzeby, aby scalać ze sobą informacje z różnych źródeł i systemów. Wszystkie dane są kompilowane, przechowywane, udostępniane i dostępne z poziomu jednego systemu ERP, a więc nie trzeba się martwić, że coś może być niekompletne lub niezabezpieczone (podejrzane źródło).

Dla przykładu, jeśli w firmie zespół wprowadza informacje o kliencie w różnych miejscach, zapisując pliki, ustalenia i inne dane w wielu systemach, wówczas łatwo o ludzki błąd i np. pracownik będzie opierał się na nieaktualnych danych, albo zrealizuje zadania, które zostały już ukończone przez kogoś innego. ERP usprawnia pracę i minimalizuje ryzyko wystąpienia tego typu pomyłek.

2. Oszczędności finansowe

ERP to ciągle spora inwestycja dla firmy, mimo że niektórzy dostawcy oprogramowania wprowadzili już elastyczne cenniki. Ze względu na to, że ERP to inwestycja finansowa, wiele firm ma problem z podjęciem decyzji i nie jest przekonanych co do tego, czy oprogramowanie zapewni jakieś ROI (zwrot z inwestycji), a jeśli tak – jak duże i po jakim czasie. Co zatem powinno nas przekonać do inwestycji w ERP?

Po pierwsze, system ERP ujednolica wiele systemów, które obecnie mogą być fragmentaryczne. Od tych do tworzenia i rozwijania produktów, po systemy monitorujące płatności – ERP ma to wszystko w jednym miejscu. Personel zyskuje przez to dostęp do wszystkich niezbędnych narzędzi w jednym, scentralizowanym systemie. To z kolei przekłada się na dokładniejszą, ale przede wszystkim szybciej wykonywaną pracę – pracownicy zyskają więcej czasu na inne zadania i w ten sposób w firmie uwolnimy zasoby.

Po drugie, dzięki temu, że ERP zawiera wszystkie niezbędne elementy, nie będziemy musieli przeznaczać środków finansowych na szkolenia dla pracowników z obsługi wielu różnych systemów i aplikacji. To przekłada się zarówno na oszczędności finansowe, jak i zmniejsza konieczność planowania różnego rodzaju szkoleń z kilkoma dostawcami i specjalistami (oszczędność czasu). Ewentualne szkolenia będziemy mogli realizować u jednego dostawcy i tylko z nim prowadzić komunikację.

3. Wyższa produktywność i automatyzacja

Jeżeli stosujemy w firmie tradycyjne metody i narzędzia, nie da się uniknąć wielu żmudnych i powtarzalnych zadań. Generowanie raportów, monitorowanie poziomów zapasów, śledzenie kart czasu pracy czy przetwarzanie zamówień i danych historycznych dotyczących klientów - tego typu czynności są nierzadko wpisane w obowiązki pracowników i wymagają od nich wielu godzin. Obecnie mogą one być w dużym stopniu zautomatyzowane, więc nie tylko niepotrzebnie zabierają czas personelowi, ale też obniżają morale i zwiększają ryzyko wystąpienia błędu. Nawet najbardziej skrupulatne osoby, kiedy mają do czynienia z takimi zadaniami, wcześniej czy później mogą popełnić błąd przez chwilową dekoncentrację.

System ERP jest w stanie zautomatyzować wiele zadań, w tym te najbardziej uciążliwe. Do tego ERP mają wbudowane funkcje do wykonywania wielu zaawansowanych obliczeń w ciągu kilku chwil. Wszystko to uwalnia zasoby i sprawia, że personel może zająć się zadaniami, które zapewniają większe ROI dla organizacji. Z kolei zadania żmudne i związane z wewnętrznym zarządzaniem są realizowane przez zautomatyzowane mechanizmy, co nie tylko zwiększa produktywność, ale też obniża ryzyko wystąpienia błędu do zera.

4. Dokładniejsze analizy

Ze względu na to, że ERP rejestruje i przechowuje wszystkie dane wprowadzane przez użytkowników, stanowi też doskonałe narzędzie do analiz Business Intelligence (BI). W zależności od systemu, ERP może oferować mniej lub więcej funkcji tego typu, niemniej zawsze znajdziemy choć kilka opcji do generowania różnych, przydatnych dla firmy raportów. Dodajmy, że takie same raporty, jeśli miałyby być realizowane przez człowieka, byłyby opracowywane w ciągu kilku dni (niezbędne kompilacje i research), podczas gdy ERP generuje takie zestawienia i dane w ciągu paru chwil.

Większość systemów ERP udostępnia konfigurowalne dashboardy (pulpity nawigacyjne), dzięki którym kierownicy mają wgląd do wielu danych i podsumowań zaraz po zalogowaniu się. Raporty tego typu obejmują wiele aspektów działalności, od zestawień przychodów i wydatków, po niestandardowe wskaźniki KPI, które sami wskażemy. Wszystko to przekłada się na możliwość podejmowania lepszych, bardziej precyzyjnych decyzji w krótszym czasie. Nie trzeba też polegać na pracownikach IT, aby generować potrzebne raporty - mniej wykwalifikowany personel również może je tworzyć, pobierać i wykorzystywać w codziennej pracy.

5. Uproszczona zgodność i zarządzanie ryzykiem

Bardziej rozwinięte firmy, działające na wielu rynkach i regionach, muszą śledzić różne przepisy i regulacje, aby działać w zgodzie z prawem. Stanowi to często nie lada wyzwanie dla personelu i zajmuje sporo czasu. Szczerze powiedziawszy, nawet firmy działające na lokalnym rynku mają wiele zadań tego typu na głowie - czy to w zakresie bezpieczeństwa i przetwarzania danych (mnóstwo firm ciągle na słowo „RODO” odczuwa niepokój), czy też z segmentu ochrony środowiska lub zasobów ludzkich.

Wiele systemów ERP ma już wbudowane mechanizmy zapewniające zgodność z danymi przepisami, co znacznie ułatwia pracę. Co więcej, ERP oferują nierzadko wbudowane narzędzia, które pomagają w dokumentowaniu np. przepisów podatkowych czy wykorzystywaniu chemikaliów. Personel zyskuje dostęp do narzędzi usprawniających pracę, przez co formułowanie raportów i wysyłanie ich do odpowiedniego organu zarządzającego nie stanowi większego problemu.

Ponadto ERP zapewniają narzędzia do zarządzania ryzykiem, czy też do prognozowania, pozwalające przewidywać zdarzenia dotyczące popytu, pracy i budżetów. Sumarycznie firma może – za sprawą ERP – tworzyć dokładniejsze budżety, harmonogramy i plany rozwoju produktów.

6. Lepsze monitorowanie zapasów

Dla wielu firm dużym wyzwaniem jest śledzenie i monitorowanie rosnących poziomów zapasów. Systemy ERP wykorzystują kody kreskowe, znaczniki RFID i numery seryjne, aby kontrolować zapasy na każdym etapie łańcucha dostaw. Narzędzia te pomagają śledzić poziomy zapasów w różnych magazynach, oceniać jaki towar jest w transporcie, a co leży na półkach i jest gotowe do odbioru dla klienta. I ponownie: zyskujemy lepszą widoczność i wgląd w dane, a to sprawia, że optymalizujemy proces kompletacji, pakowania i wysyłki zamówień.

To oczywiście nie wszystko. Możemy również konfigurować własne KPI i śledzić np. które produkty są najczęściej zamawiane (zwiększony popyt), czy też które zapewniają najmniejszą opłacalność. Kierownicy magazynów zyskują dane o zapasach w czasie rzeczywistym, przez co mogą podejmować trafniejsze decyzje.

7. Lepsze zarządzanie zasobami i planowanie produkcji

Wraz z zarządzaniem zapasami systemy ERP zarządzają też produkcją, zapewniając wgląd we wszystkie operacje produkcyjne, w tym te z hali produkcyjnej. Dzięki temu personel może optymalizować harmonogramy produkcji i lepiej zarządzać pracą, maksymalizując wydajność. Możemy np. zarządzać środkami trwałymi i listą materiałów (BOM - bill of materials), jak również tworzyć i edytować własne BOM-y, czy też śledzić wszelkie zmiany oraz analizować dane historyczne.

Jeśli zaś chodzi o środki i zasoby stałe, system ERP pozwala zaplanować np. konserwację sprzętu, aby zminimalizować nieoczekiwane przestoje, poprawiając tym samym rentowność organizacji i pracę łańcucha dostaw.

8. Bardziej zadowoleni klienci

Wszystkie te korzyści przekładają się finalnie na jedną, najważniejszą dla długoterminowej strategii: większe zadowolenie klientów, co przekłada się na ich lojalność wobec firmy.

System ERP ma również rozwiązania pozwalające na lepsze zarządzanie klientami. Dla przykładu, większość ERP oferuje narzędzie CRM (Customer Relationship Management) lub można je łatwo zintegrować z istniejącymi CRM-ami. Dzięki temu zyskujemy pełniejszy wgląd w zależności pomiędzy poszczególnymi częściami biznesu a klientami. Możemy też wyświetlać historię zamówień czy informacje rozliczeniowe klientów. Podsumowując, lepiej poznajemy i jesteśmy w stanie zrozumieć potrzeby i pragnienia klientów, co przekłada się na późniejsze działania związane z utrzymywaniem klienta (retencja), jak i pozyskiwaniem nowych (lean generation).

Jeśli nie wdrożyliśmy jeszcze systemu ERP w firmie, warto przetestować takie rozwiązanie, decydując się np. na okres próbny lub rozmowę z przedstawicielem dostawcy, by omówić możliwości ERP i dowiedzieć, na jakie korzyści moglibyśmy liczyć w przypadku naszej firmy. Jednym z takich systemów jest IFS Applications, który cechuje się wysoką elastycznością i oferuje dużo więcej niż tylko ERP - ma m.in. wbudowaną funkcjonalność zarządzania projektami firmy (EPM), zarządzania majątkiem przedsiębiorstwa (EAM) czy też zarządzania obsługą serwisową.