Dopóki nie przekona się potencjalnego użytkownika, że informacja dostarczona przez IT będzie dla niego najbardziej użyteczna, bardziej odpowiadająca jego potrzebom niż ta pozyskana z innych źródeł, to trudno mówić o jakiejkolwiek integracji informatyki z biznesem. Tym bardziej, że potrzeby te mogą być w obrębie jednej organizacji mocno zróżnicowane. Wiadomo chociażby, że na poziomie zarządzania strategicznego potrzebne są informacje bardziej przekrojowe, o znacznie większym stopniu zagregowania niż na poziomie operacyjnym. Wiadomo też, że dla celów strategicznych bardziej użyteczne są często informacje ze źródeł zewnętrznych, dotyczące bliższego i dalszego otoczenia organizacji niż informacje ze źródeł wewnętrznych, których przetwarzaniem zajmują się głównie firmowe systemy IT.

Użyteczność spełniona

Inna sprawa, że często sami przedstawiciele biznesu, sami menedżerowie czy potencjalni użytkownicy systemu IT nie potrafią dokładnie (a czasami nawet wręcz zgrubnie) określić i scharakteryzować potrzeb informacyjnych, przedstawić oczekiwań informacyjnych czy opisać zakresu potrzebnych im informacji. To jest ta sytuacja, którą często zwykło się nazywać brakiem umiejętności określenia założeń do systemu i zdefiniowania jego funkcjonalności. Taka sytuacja bywa zwykle wykorzystywana przez ludzi z pionu IT jako usprawiedliwienie dla niepowodzenia w realizacji projektu. Informatycy zżymają się na zamawiających, że nie wiedzą, czego chcą, a potem mają pretensję, że system nie działa jak należy.

To prawda, tak często się zdarza. Ale z drugiej strony czy rzeczywiście racjonalne jest inwestowanie w nowe rozwiązania, jeżeli tak naprawdę nie wiadomo czemu one mają służyć. Jeżeli system rzeczywiście ma być wdrożony i działać, to chyba lepiej ze strony informatyków, aby zamiast zżymać się na odbiorców i wyśmiewać ich brak zdecydowania, pokazali im lub wspólnie z nimi ustalili, jakich informacji system może dostarczyć, których oni potrzebują lub mogą potrzebować. Tylko porozumiewając się, co do zakresu informacji możliwych do uzyskania z systemu, a potrzebnych w prowadzeniu biznesu, można liczyć na zainteresowanie realizacją nowych inwestycji w informatykę. Do prawdziwego porozumienia między biznesem a IT może dojść tylko na płaszczyźnie odpowiedzi na potrzeby informacyjne, a nie w sferze ogólnikowo rozumianej integracji ze strategią rozwoju firmy czy na bazie niejasno określonych usług i funkcjonalności (rozumianych zresztą przeważnie przez przedstawicieli pionów IT w sposób ściśle techniczny, inżynierski). Zarządu firmy i menedżerów nie interesują tak naprawdę zastosowane rozwiązania, mechanizmy, technologie – interesują ich informacje, które mogą uzyskać i na ile będą one przydatne dla ich działalności.

Czasami przydatność informacji z systemów IT może się też ujawnić w sposób zupełnie nieoczekiwany. Pamiętam opowieść związaną z wdrożeniem hurtowni danych i narzędzi analitycznych w jednej ze spółek węglowych. Do czasu tego wdrożenia nikt nie zdawał sobie sprawy, że – przynajmniej formalnie - można jednocześnie pracować na dole i jeść na powierzchni posiłek regeneracyjny w stołówce. Do zarejestrowania się przy windzie i przy kuchni wykorzystywana była ta sama karta. Tyle tylko, że dane z odczytów trafiały do dwóch różnych baz danych. Dopiero, gdy znalazły się razem w jednym zbiorze i zostały z sobą porównane, okazało się, co się dzieje. Ponieważ praca na dole jest wyżej wynagradzana niż godziny spędzone na powierzchni, przedstawiciele nadzoru odbijali kartę przy windzie, po czym wracali do swoich biur i odpowiednim momencie udawali się na obiad.