Oprogramowanie daje firmie pełną kontrolę nad tym, gdzie pliki są przechowywane, w jaki sposób i kto może mieć do nich dostęp. Ale z drugiej strony oznacza to, że za konfigurację i utrzymanie systemu odpowiedzialny jest sam użytkownik.

Oprócz tego trzeba sobie zdawać sprawę, że OwnCloud wymaga od administratora pewnego doświadczenia w technologiach wykorzystywanych przez serwery webowe, jak Apache, PHP i MySQL.

Okazało się na przykład, że OwnCloud, zainstalowany podczas testów na lokalnym serwerze, działał bardzo wolno. Najprawdopodobniej wynikało to z braku odpowiedniej optymalizacji systemu. Bo po zainstalowaniu go na zewnętrznym serwerze firmy oferującej usługi hostingowe wydajność OwnCloud zwiększyła się zasadniczo.

W ramach projektu Turnkey Linux opracowana została wersja OwnCloud mająca formę wirtualnego urządzenia appliance, które można szybko zainstalować i uruchomić, ale na razie dotyczy to tylko starszej wersji OwnCloud 4.

Można też poszukać dostawcy usług hostingowych mającego autoryzację OwnCloud, który zapewni odpowiednią konfigurację systemu i jego utrzymanie.

Citrix ShareFile

Citrix ShareFile to system, który umożliwia przedsiębiorstwom utworzenie dopasowanej do wymagań, chronionej przestrzeni pamięci masowej do przechowywania i współdzielenia plików.

Inne testowane usługi dają więcej możliwości rozszerzania ich funkcjonalności, ale ShareFile, po zainstalowaniu w wersji dostarczanej przez producenta udostępnia zestaw bardzo szczegółowych funkcji, które można później samodzielnie konfigurować.

Przy wdrażaniu tej usługi, jedną z pierwszych decyzji, które musi podjąć administrator jest sposób, w jaki użytkownicy mają być autoryzowani. Można tu wykorzystać bazę danych użytkowników udostępnianą przez ShareFile albo usługi Active Directory lub innego systemu zgodnego ze standardem SAML (Security Assertion Markup Language). Baza zintegrowana z usługą ShareFile jest dobrym rozwiązaniem przede wszystkim dla małych firm, które chcą szybko wdrożyć tę usługę.

ShareFile dzieli użytkowników na trzy kategorie: klientów (ludzi spoza firmy, którzy potrzebują dostępu do plików), zwykłych pracowników oraz administratorów.

Zależnie od bieżących potrzeb, kategorie i związane z nimi uprawnienia mogą być każdemu użytkownikowi przypisywane lub odwoływane. A uprawnienia można definiować bardzo szczegółowo.

Firmy korzystające z usługi mogą modyfikować interfejs ShareFile, wprowadzając np. swoje logo, inne znaki firmowe lub produktowe.

Każde zarejestrowane konto domyślnie składa się z trzech subdomen mających format: subdomena.sharefile.com.

Najprostszą metodą zapisu/ładowania plików jest wykorzystanie przeglądarki i funkcji „przeciągnij i upuść”.

Pliki można opatrywać dodatkowymi opisami, jeśli ich nazwa nie jest dostatecznie jasna.