W laboratorium Infoworld testowana była wersja OwnCloud 4.x, ale na rynku jest już dostępny ulepszony OwnCloud 5. W szczególności oprogramowanie zostało wyposażone w zupełnie nowy moduł do szyfrowania plików. W przypadku migracji z wersji 4 do 5 należy więc zachować szczególną ostrożność.

Instalacja OwnCloud w teorii jest bardzo łatwa. Po rozpakowaniu plików do zdefiniowanego katalogu na serwerze webowym i uzyskaniu dostępu do niego za pomocą przeglądarki, można utworzyć główne konto administratora systemu. Następnie trzeba określić, jaka baza danych będzie stosowana: MySQL, MariaDB (opcja preferowana), SQL Lite lub PostgreSQL.

W praktyce jednak wdrożenie i konfiguracja systemu jest bardziej skomplikowana, bo m.in. wymaga odpowiedniej konfiguracji PHP by OwnCloud mógł funkcjonować prawidłowo. Podczas testów okazało się też, że niezbędne („strongly recommended”) jest dodanie modułu do prawidłowego rozpoznawania wiadomości w formacie MIME. Uruchomienie wtyczki do szyfrowania plików również wymagało dodatkowej ręcznej pracy.

Praktycznie wszystkie funkcje OwnCloud są realizowane przez dodatkowe wtyczki lub aplikacje. Niektóre z nich są dołączone do pakietu instalacyjnego. Można tu wymienić menedżera plików, odtwarzacz plików dźwiękowych, galerię plików graficznych, programy do zarządzania bibliotekami, kontaktami (oparty o CardDAV), kalendarzem (zgodny z CalDAV), a także wtyczki zapewniające wsparcie dla OpenID, WebDAV oraz umożliwiające przeglądanie dokumentów o różnych formatach (ODF, PDF itd.) w przeglądarkach.

Dziesiątki innych aplikacji są dostępne w bibliotece OwnCloud i można je samodzielnie ściągnąć oraz zainstalować. Powoduje to, że jest to system nie tylko do przechowywania i współdzielenia plików. Jeśli technologia ta będzie dalej rozwijana i stanie się rozwiązaniem w pełni dojrzałym, może się stać dobrą podstawą dla większości różnego rodzaju biznesowych systemów oferujących funkcje współdzielenia dokumentów i pracy grupowej.

OwnCloud oferuje możliwość ręcznego przenoszenia lub kopiowania plików z użyciem mechanizmu „przeciągnij i upuść” lub też automatycznej synchronizacji zawartości zdefiniowanych katalogów przy wykorzystaniu programów klienckich dla Windows i MacOS (działa to podobnie jak w wypadku Dropbox).

Ograniczenia na wielkość plików lub dostępną pojemność pamięci wynikają tylko z parametrów zdefiniowanych przez administratora systemu.

Warto zauważyć, że program do synchronizacji plików z komputerami desktop jest bezpłatny, ale jego wersja dla urządzeń mobilnych kosztuje 1 USD. To ciekawa metoda generowania przez producenta zysku przy okazji dystrybucji systemu open source.

Jednym z najważniejszych, nieuruchamianych domyślnie dodatków zawartych w pakiecie OwnCloud jest serwerowa wtyczka do szyfrowania danych. Jeśli oprogramowanie to zostanie uruchomione, to zawartość plików (ale nie ich nazwy) są automatycznie szyfrowane i nikt nieuprawniony, a nawet administrator systemu, nie ma do nich dostępu.

Paradoksalnie, największa zaleta OwnCloud jest jednocześnie największą wadą tego systemu.