Kryteria wyboru SIK

Warto się zastanowić nad kryteriami wyboru SIK. Jak wynika z praktyki, często nawet osoby dostrzegające potrzebę i celowość zastosowania SIK mają problemy ze sformułowaniem kryteriów, jakie powinien on spełniać, aby stał się praktycznie wykorzystywanym narzędziem. Mimo że na rynku istnieje już sporo systemów tej klasy, nie wszystkie spełniają nawet podstawowe kryteria.

Podstawowym kryterium przy wyborze SIK powinna być - może nieco paradoksalnie - prostota obsługi. Zarządzający nie muszą bowiem być osobami biegłymi w obsłudze komputera (a trzeba brać pod uwagę ogół kadry kierowniczej, nawet osoby wstępnie nie przewidywane jako użytkownicy SIK - system może się w przyszłości rozszerzać). I dotykamy w tym miejscu podstawowego problemu. Jeśli zarządzający nie będzie mógł sam posługiwać się systemem, to - po pierwsze - nie będzie widział z jego zastosowania pożytku, po drugie - wracamy do punktu wyjścia: będzie musiał zamawiać u konsultanta analizy i czekać na ich przygotowanie (może nieco krócej, ale nie o to chodziło w idei SIK). System powinien być tak prosty w obsłudze, jak to tylko możliwe.

Drugim najważniejszym kryterium jest łatwość budowania analiz przez zarządzającego. Po pewnym czasie oswoi się on z systemem, nauczy biegle nim posługiwać i będzie chciał rozszerzać pole swoich analiz. Po prostocie obsługi największą rolę spełniają więc możliwości własnego budowania analiz. Cennym uzupełnieniem systemu jest automatyczne alarmowanie o odchyleniach i możliwość symulacji (co będzie jeśli...).

Kolejnym istotnym kryterium jest niezależność od platformy baz danych/aplikacji dziedzinowych (niezależność od aktualnie wykorzystywanego oprogramowania). I okazuje się to być bardzo cenną cechą. Dlaczego mamy wiązać szefa firmy (a raczej jego dostęp do strategicznych informacji) z aktualnie użytkowanymi aplikacjami? Poza tym wiązanie się z jednym dostawcą nie jest chyba znakiem czasu (tworzenie monopolu nie sprzyja ani korzystnym cenom, ani prawu wyboru do najlepszych technologii).

Pozostałe kryteria - oprócz jednego istotnego ceny (lub raczej stosunku możliwości do ceny) - wynikają w zasadzie z trzech pierwszych: polskojęzyczność, dokumentacja, czas szkoleń (prostota obsługi), łatwość rozbudowy/modyfikacji systemu (niezależność od platformy i łatwość budowy analiz). Inną cechą, na którą także warto zwrócić uwagę, jest możliwość przechowywania danych historycznych i porównywania ich z bieżącymi.

Jak powinien wyglądać SIK?

Istotnym zagadnieniem jest praktyczna strona zrealizowanego rozwiązania. Przede wszystkim zarząd powinien korzystać z informacji o wysokim stopniu agregacji. Ponadto powinien mieć dostęp do analiz wykonywanych przez pracowników działów analiz. Następnie, posuwając się w dół hierarchii, kierownicy poszczególnych działów powinni mieć dostęp do szczegółowych danych, ale z zakresu ograniczonego do sfery własnej działalności. Pracownicy działów analiz powinni mieć dostęp do informacji, z których tworzyli swoje analizy. Cennym uzupełnieniem dla części osób niższego szczebla byłby właściwy system raportowania (do tworzenia różnych raportów operacyjnych). Należy jeszcze pamiętać o osobie, która będzie zajmowała się administrowaniem systemu.

SIK na pewno nie jest cudownym antidotum na wszystkie bolączki informacyjne w firmie. Jeśli jakieś dane nie są przechowywane w naszych bazach, to SIK nie jest systemem, który tę lukę wypełni. Również nie stanie się aplikacją dziedzinową (bywają i takie żądania wobec SIK). Często również podejmowane są próby wykonywania raportów przez SIK (wielkość sprzedaży dla poszczególnych kontrahentów, jeśli jest ich np. 4000, nie jest informacją strategiczną, tylko raportem i zadaniem dla systemu raportowania; informacją jest wielkość sprzedaży np. w regionach, typach wyrobów).

Podsumowanie

SIK to narzędzie służące do pozyskiwania i wstępnego przetwarzania informacji, dane stopnia operacyjnego muszą więc istnieć w przedsiębiorstwie (nie dotyczy to SIK wchodzących w skład konkretnego MRP, mimo że z reguły działają one dopiero po pełnym wdrożeniu MRP). Postać tych danych (system F-K, kadrowe, płacowe lub inne np. MRP, MRP II) oraz ich ilość jest nieważna, chociaż wiadomo, że SIK będzie prezentował jedynie to, co fizycznie w przedsiębiorstwie istnieje. Nic jednak nie stoi na przeszkodzie, aby wdrożyć SIK, dysponując tylko np. systemem F-K, i sukcesywnie rozbudowywać zakres prezentowanych przez niego danych o nowo instalowane moduły (w zależności od potrzeb).

Dzięki tym zaletom pieniądze wydane na SIK szybko się zwrócą, dzięki lepszej organizacji czasu pracy i błyskawicznej ocenie stanu przedsiębiorstwa. Menedżer ma natychmiast (w zależności od systemu - od kilku sekund do kilku minut) wszystkie dane potrzebne do oceny sytuacji i podjęcia właściwej decyzji. Jednocześnie posługiwanie się systemem nie wymaga odbycia żadnych kursów. Wystarczają z reguły krótkie szkolenia.

Z uwagi na spore różnice między możliwościami a ceną poszczególnych SIK warto przed zakupem zorientować się czy system, który zamierzamy kupić, ma wszystkie cechy.

<hr size=1 noshade>Rafał Łańcucki jest pracownikiem PMS Labs w Gliwicach.