Wśród systemów wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwami coraz większą popularność zdobywają Systemy Informowania Kierownictwa. Podejmując decyzję ich zakupu, warto wiedzieć, jakie postawić im wymagania. W przeciwnym razie System Informowania Kierownictwa może stać się systemem dezinformowania kierownictwa.

Komputery - zgodnie z nazwą - powstały z myślą o obliczeniach. Jednak ich dzisiejsze zastosowanie jest trochę inne od tego, które przewidzieli dla nich twórcy. Oczywiście, mają one zastosowanie tam, gdzie są wykonywane obliczenia i to niekiedy bardzo skomplikowane, np. przy prognozowaniu pogody czy produkcji filmów animowanych. Jednak znalazły też inny obszar zastosowania: do gromadzenia potężnych ilości informacji, a w zasadzie danych.

W praktyce, w przedsiębiorstwie komputery służą do gromadzenia wszelkich danych, począwszy od materiałów w magazynie, skończywszy na operacjach księgowych lub konstrukcjach CAD. W zależności od stopnia rozbudowania systemu informatycznego (pojedyncze komputery, sieć lub mainframe) różny jest również sposób dostępu do danych. Czy możemy oglądać je wykorzystując aplikację, czy też w postaci tabulogramu lub też przez połączenie tych sposobów - dostęp poprzez aplikację i sporządzenie wydruku. I tu dochodzimy do sprawy zasadniczej - różnicy między danymi a informacjami.

Dla magazyniera dokument wydania materiału jest informacją, ponieważ dotyczy on bezpośrednio jego. Natomiast dla kierownika działu zaopatrzenia ten sam dokument jest już tylko daną, składową informacji o stanie zapasów w magazynie. Idąc dalej, trafiamy do dyrektora przedsiębiorstwa, dla którego stan zapasów pojedynczego materiału nie jest (a raczej nie powinien być) informacją. Jest to tylko dana składowa informacji o ogólnym stanie przedsiębiorstwa.

Nie są to, oczywiście, wszystkie czynniki odróżniające daną od informacji. Warto wspomnieć o jeszcze jednym istotnym czynniku - czasie. Jeżeli np. dowiemy się, że na wybrzeżu pada deszcz, jest to informacja. Jeśli natomiast dowiemy się, że padało pół roku temu, mamy do czynienia tylko z daną do rocznika statystycznego.

Warto w tym miejscu wspomnieć o dwóch rodzajach danych: stopnia operacyjnego i strategicznego. Dane strategiczne to takie, które określają ogólny stan przedsiębiorstwa i pozwalają wyznaczyć kierunki jego rozwoju (np. ogólny stan zapasów). Nie są to informacje, które zmieniają się co godzinę lub nawet codziennie (a w każdym razie nie zmieniają się znacząco). Natomiast dane operacyjne zmieniają się co chwilę i nie wpływają bezpośrednio w znaczący sposób na ogólny stan przedsiębiorstwa (np. dokument wydania materiałów).

Nieprzypadkowo więc wcześniej została poczyniona uwaga, że dana nie powinna być informacją. Mamy tu bowiem do czynienia ze sposobami zarządzania.

Różnice w sposobie zarządzania

W krajach ekonomicznie bardziej zaawansowanych już od dawna wiadomo, że jedynym sposobem konkurowania na wolnym rynku jest zarządzanie strategiczne. Oznacza to, że dyrektor nie może i nie powinien zajmować się jedną pozycją w magazynie lub stanem zapasów materiału A do produkcji towaru B. Ma wyznaczać ogólną politykę przedsiębiorstwa. Aby jednak tego dokonać, musi podejmować decyzje i to korzystając z informacji z ostatniej chwili. Co chwilę też zmienia się rodzaj i charakter potrzebnych mu informacji.

Nie chcę nikogo przekonywać, że można bezpośrednio przejąć zachodnie wzorce, zresztą nie dadzą się one bezpośrednio zastosować w naszej, diametralnie różnej rzeczywistości. Faktem natomiast jest znaczna różnica w sposobie zarządzania. Dyrektorzy i menedżerowie u nas poświęcają wiele czasu na analizowanie danych stopnia operacyjnego, wyszukując w nich naprawdę ważnych informacji. Niestety, często nie wystarcza już czasu na wyciągnięcie wniosków płynących z tych informacji. Często również zdarzają się przypadki, kiedy zarządzający próbują niejako "ręcznie" sterować firmą na poziomie operacyjnym, co niestety pochłania niesłychanie dużo czasu.

Sposoby dostępu do informacji

Aby móc zarządzać przedsiębiorstwem strategicznie, potrzebne są dane stopnia strategicznego. Nie jest również obojętny sposób dostępu do tych danych - istotnym czynnikiem jest czas. Co będzie, jeżeli trzeba podjąć decyzję strategiczną natychmiast, a pozyskanie informacji strategicznych trwa kilka lub kilkanaście dni? Taka sytuacja występuje wtedy, gdy przedsiębiorstwo dysponuje jedynie danymi operacyjnymi, z których dopiero przygotowywane są informacje strategiczne. Powstały więc wszelkiego rodzaju systemy pozyskiwania danych.