Wyobraźmy sobie jednak, że wyżej opisany proces załatwiania mojej sprawy może być realizowany w całości elektronicznie. Urząd zakupił system informatyczny, który pozwala na przesyłanie dokumentów elektronicznych pomiędzy kolejnymi uczestnikami obiegu dokumentów. E-mail, który trafił na adres urzędu podany w Biuletynie Informacji Publicznej, nie jest drukowany, tylko przesyłany do dekretacji dyrektora wydziału w wersji elektronicznej. Dyrektor dekretuje e-maila na naczelnika wydziału X, ten na właściwego referenta itd. Ale co będzie w przypadku, gdy jeden z uczestników procesu nie używa komputera bo… bo nie. Pół biedy, jeśli jest to referent, od którego w urzędzie niewiele zależy. Ale co będzie w przypadku, gdy jest to ktoś z kadry kierowniczej? Na przykład naczelnik wydziału, dyrektor, burmistrz, minister… W takim przypadku cały misternie utkany w systemie informatycznym obieg elektroniczny zatrzymywałby się na tej jednej osobie.

Załóżmy, że mamy zainstalowany supersystem informatyczny i zaczyna się obieg taki jak opisany w przykładzie powyżej:

1. Kancelaria przesyła dokument elektroniczny do dyrektora;

2. Dyrektor do naczelnika wydziału X;

3. Naczelnik do referenta swojego wydziału;

4. Referent przygotowuje odpowiedź w wersji elektronicznej i przesyła ją do dyrektora;

5. Dyrektor przekazuje dokument elektroniczny do naczelnika wydziału Y;

6. Ten zaś… drukuje dokument i pisze dekretację odręcznie na wydruku;

7. Odpowiedź z wydziału Y przychodzi do dyrektora na papierze;

8. Itd.

Zauważmy, że w takim przypadku część sprawy będzie istniała w wersji elektronicznej, a część na papierze. Ani papier, ani wersja elektroniczna nie będą jednak kompletne. Aby zapewnić taką ze wszech miar pożądaną kompletność, trzeba by albo postawić skaner przed każdym pracownikiem nieposługującym się komputerem, albo… drukować wszystkie dokumenty. Załóżmy jednak, że nie zależy nam na kompletności sprawy w jednej z wersji. Nasz system informatyczny równie dobrze obsługuje papierowe teczki, jak i wirtualne "elektroteczki". Nadal takie "niekomputerowe" stanowisko po drodze obiegu dokumentów będzie spowalniać obieg. Specjalnie dla takiego kogoś trzeba będzie dokumenty drukować i ewentualne poprawki i propozycje od tego kogoś przepisywać z kartki. Uważam, że może to być poważna przeszkoda na drodze do informatyzacji całego urzędu i dlatego przedstawiam to pod rozwagę. Decydując się na informatyzację obiegu dokumentów w urzędzie, zastanówmy się, czy wszyscy pracownicy merytoryczni są gotowi do uczestniczenia w tym procesie. Czy jest tak, że mimo wspólnych deklaracji unowocześnienia urzędu nie myślimy, że akurat nas to ominie?⁸

Dzisiaj, jeżeli nawet jakiś urząd odważy się na informatyzację, to po:

• zainwestowaniu w sprzęt (komputery osobiste, serwer, biblioteka taśmowa);

• zainwestowaniu w oprogramowanie pecetów;

• zainwestowaniu w system do zarządzania obiegiem dokumentów uwzględniający skomplikowane normy postępowania z dokumentacją elektroniczną⁹;

• przeprowadzeniu szkoleń pracowników;

może się okazać, że projekt i tak kończy się niepowodzeniem. Urząd pracuje wolniej, sprawy są załatwiane dłużej. Jest gorzej, chociaż miało być tak pięknie... Dlaczego?

Dla większości ludzi czytanie z ekranu komputera jest bardzo niewygodne. Zwłaszcza jeżeli dysponują oni wysłużonymi monitorami 15-calowymi. A stąd naturalna potrzeba drukowania. A skoro już jest wydrukowane, to przecież można nanieść uwagi odręcznie na wydruku. A potem może nie być czasu przepisać tego wszystkiego do systemu. Zwłaszcza jeśli czekają już kolejne sprawy. Jeżeli do tego dołożymy przepisy prawa, które i tak każą zakładać teczki (te fizyczne - nie tylko "elektroteczki") i Kowalskiego z wydziału Y, który wywalczył sobie, że nie musi używać komputera, to nie dziwmy się urzędom, że nie jest tam tak nowocześnie, jakbyśmy sobie tego życzyli. Nie było nowocześnie w Sejmie, a co dopiero w "takiej gminie".

Dzisiaj jest tak, że nawet ten zinformatyzowany, nowoczesny urząd dostaje większość korespondencji, tzw. wszczynającej sprawy, na papierze. Papierze, na którym tekst został wyprodukowany w innym nowoczesnym urzędzie za pomocą edytora tekstów! Potem urząd A skanuje ten papier i ręcznie dopisuje do owego skanu metadane. A potem sam produkuje papier, który wysyła w odpowiedzi do urzędu B. Tamten skanuje... itd., itp. Przyznam, że wcale nie zachodzę w głowę, dlaczego tak jest. To już wiem i mam nadzieję, że częściowo choćby opisałem w powyższym tekście. Co można jednak jeszcze więcej zrobić poza napisaniem tego artykułu? Może ktoś mi podpowie.

Kazimierz Schmidt jest doradcą Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

¹http://orka.sejm.gov.pl/Biuletyn.nsf (Biuletyn nr 2844/IV)

² Elżbieta Andrukiewicz, Dokument elektroniczny: definicje formaty podpis, eAdmninistracja nr 1 listopad/grudzień 2005, ISSN 1895-1392

³ Ministerstwo Nauki i Informatyzacji, Wrota Polski - Produkty końcowe: 1. Lista usług do wdrożenia w pierwszej kolejności,http://www.mnii.gov.pl/mein/_gAllery/64/53/6453.pdf

⁴ §4.1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 05.12.2000 r. w sprawie sposobu pobierania opłaty skarbowej (DzU Nr 1¹⁰, poz. 1176 z późn. zm.)

⁵ celowo komplikuję tę drogę ze względu na to, że w przypadku nietypowej sprawy tak może się zdarzyć

⁶ zobacz:

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów ow z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków międzygminnych (DzU z dnia 31 grudnia 1999 r.);

Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla zespolonej administracji rządowej w województwie (DzU Nr 161, poz. 1109);

Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 grudnia 1998 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów samorządu województwa (DzU z dnia 28 grudnia 1998 r.) oraz instrukcje kancelaryjne wydane na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU Nr 167, poz. 1375).

⁷ Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2002 Nr 171, poz. 1396 z późn. zmianami): Art. 52. 1. Kto, posiadając szczególny obowiązek ochrony materiałów archiwalnych, uszkadza je lub niszczy, podlega karze pozbawienia wolności do lat 3.

⁸ zob. Aleksandra Paulska, Sterty papierów zamiast e-maili, Rzeczpospolita nr 305, 30.12.2005, dodatek/Warszawa

⁹ Zainteresowanych odsyłam do:

l norma PN-ISO 15489-1

l Design Criteria Standards for Electronic Records Management Software Applications, Department of Defense, Washington 2002,http://www.interpares.org/display_file.cfm?doc=DoD_50152.pdf, http://www.dtic.mil/whs/directives/

l Model Requirements For The Management Of Electronic Records, CECA-CEE-CEEA, Bruxelles- Luxembourg, 2001, ISBN 92-894-1290-9,http://www.cornwell.co.uk/moreq.html

Polskie przepisy prawa jeszcze są w trakcie prac studialnych, można je prześledzić tu:http://epl.icm.edu.pl/forum/

¹⁰ przepisy wydane na podstawie Art. 18 Ustawy o informatyzacji

¹¹ przepisy wydane na podstawie Art. 5 ust. 2b Ustawy o archiwach

¹² tj. niech będą do niego dołączone w jakikolwiek standardowy sposób

¹³http://epl.icm.edu.pl/forum/