Myślisz, Szanowny Czytelniku, że to trochę dziwne proponować zamianę dokumentu elektronicznego na papier i odwrotnie? Albo że to nawet … wariactwo? Jeśli tak myślisz, to osiągnąłem swój cel: zwróciłem uwagę na to, że jeżeli urząd czy sąd nie będzie unowocześniony w środku, to nawet jeśli będzie na wejściu i wyjściu zinformatyzowany, nic to nie da, dalej będzie po prostu źle funkcjonował. Dorzućmy do tego kilka innych argumentów:

• Na moim podaniu załączonym do sprawy i krążącym po urzędzie w postaci wydruku nie ma mojego podpisu;

• Przesłana mi elektroniczne decyzja urzędu nie ma podpisu dyrektora wydziału (może być na niej co najwyżej skan tego podpisu) - jest jedynie "podpis elektroniczny urzędu", czyli faktycznie podpis pracownika kancelarii, który podpisem elektronicznym może i umie się posługiwać.

Przyjrzyjmy się teraz, co zostało "wyprodukowane" w urzędzie:

1. Wpis do rejestru w kancelarii;
2. Kopia mojego pisma w postaci wydruku (z naniesionymi odręcznie dekretacjami dyrektora i naczelnika wydziału X);

3. Teczka sprawy założona w wydziale X lub wpis nowej sprawy do już założonej teczki właściwej dla danej pozycji wykazu akt;

4. Brudnopis propozycji odpowiedzi sporządzony przez referenta wydziału X;

5. Kserokopia wydruku mojego pisma (sporządzona dla wydziału Y);

6. Kserokopia brudnopisu wymienionego w pkt. 4 (z dekretacją dyrektora i naczelnika wydziału Y);

7. Teczka sprawy założona w wydziale Y lub wpis nowej sprawy do już założonej teczki właściwej dla danej pozycji wykazu akt;

8. Opinia wydziału Y (z dekretacją dyrektora i naczelnika wydziału X);

9. Kserokopia opinii wydziału Y (pozostawiona w wydziale w teczce wymienionej w pkt. 7);

10. Kopia czystopisu propozycji odpowiedzi (w teczce wymienionej w pkt. 3);

11. Podpisana przez dyrektora odpowiedź (przekazana do kancelarii do zamiany na dokument elektroniczny) i po upływie pewnego czasu;

12. Wpis (dotyczy całej założonej teczki) do spisu zdawczo-odbiorczego z wydziału do archiwum zakładowego;

13. Wpis (dotyczy całej założonej teczki) do spisu dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do przekazania na makulaturę lub zniszczenie lub do spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych.

Góra zapisanego papieru. A to tylko w przypadku, gdy wszystko jest akceptowane za pierwszym razem. A tak z całą pewnością nie jest w każdym przypadku. Tu poprawka składni, tam przecinek, jeszcze gdzie indziej dopisane zdanie...

Czy można pozbyć się papieru?

Czyż można się dziwić, że urzędy pracują powoli? Media co jakiś czas podejmują temat opieszałości urzędów i sądów. Wysocy urzędnicy wypowiadają się, że uproszczą procedury i już niedługo wszystko będzie funkcjonować szybko i sprawnie. Proszę jednak zwrócić uwagę, że opisana powyżej procedura jest prosta. Przecież chodzi o standardowe przygotowanie odpowiedzi na pismo z wykorzystaniem opinii wydziału prawnego. A co by było, gdybym się nie zgodził z decyzją urzędu i odwołał się od decyzji…

W tym miejscu trzeba mocno podkreślić, że urząd pracujący dziś zgodnie z prawem musi wyprodukować mnóstwo dokumentów w obiegu wewnętrznym. Musi zapewnić możliwość udowodnienia, że postępowanie w sprawie przebiegało prawidłowo - zgodnie z instrukcją kancelaryjną. Urzędnicy, choćby nawet chcieli inaczej, to pracując na papierze muszą stosować się do pewnych ustalonych procedur⁶. A te procedury wymagają czasu i produkowania dużej ilości papieru. Jeżeli więc myślimy o skutecznej informatyzacji państwa, która pozwoli na elektroniczną komunikację obywatela (przedsiębiorcy) z urzędem (sądem), a także pomiędzy urzędami (sądami), to urzędy (sądy) powinny być zinformatyzowane wewnątrz.

Jakie warunki powinny być spełnione, aby to było możliwe? Często przywoływaną barierą rozwoju jest brak środków na informatyzację. Pozwolę sobie dorzucić jeszcze co najmniej dwa warunki konieczne do tego, aby urząd mógł zamienić papier na dokument elektroniczny. Nie wystarczy kupić komputery i postawić je na biurkach urzędników. Nie wystarczy połączyć owe komputery nowoczesną siecią. Nie wystarczy zakupić najnowocześniejszy system informatyczny do wspomagania obiegu dokumentów. Potrzeba jeszcze:

1. przepisów prawa, które pozwolą na zastąpienie papieru dokumentem elektronicznym (choćby w obiegu wewnętrznym);

2. gotowości wszystkich pracowników uczestniczących w obiegu dokumentów do użytkowania zakupionego systemu informatycznego.

Jak to wygląda dzisiaj w praktyce? Obecnie obowiązujące przepisy prawa nie pozostawiają wątpliwości, że jeśli wpływa do urzędu dokument papierowy, to w takiej postaci musi on w tym urzędzie pozostać. Zeskanowanie i wyrzucenie wniesionego podania albo przesłanego przez inny urząd pisma nie jest możliwe. Ze względu na to, iż skan jest wyłącznie obrazem elektronicznym dokumentu (czyli kopią), nie jest on oryginalnym dokumentem z prawnego punktu widzenia. Dlatego też oryginały dokumentów na nośniku papierowym po ich zeskanowaniu trzeba nadal zachowywać w celach dowodowych. Wynika to np. z… Kodeksu Postępowania Cywilnego (KPC), który w Art. 250 mówi:

§ 1. Jeżeli dokument znajduje się w aktach organu państwowego, wystarczy przedstawić urzędowo poświadczony przez ten organ odpis lub wyciąg z dokumentu. Udzielenia odpisu lub wyciągu zażąda sąd, jeżeli strona sama uzyskać go nie może.

§ 2. Gdy sąd uzna za konieczne przejrzenie oryginału dokumentu, może zarządzić, by go dostarczono na rozprawę, albo przejrzeć go na miejscu przez sędziego wyznaczonego lub przez cały skład sądu.

Pytanie do prawników: czy można odpowiedzieć sądowi, że oryginału dokumentu nie ma, ponieważ został zniszczony po zeskanowaniu? Jeśli zaś nie można, to co trzeba zrobić, żeby było można? Chyba nie trzeba zmieniać w tym celu KPC? Przecież przepis ten nie zabrania zniszczenia oryginałów - nakazuje jedynie ich dostarczenie na rozprawę. Jeśli ich nie będzie, to przepis po prostu nie będzie działał… No tak, ale czy niszcząc zeskanowane oryginały nie narazilibyśmy się na przepisy karne wynikające z ustawy o archiwach?⁷ Ustawa ta jednak zabrania niszczyć jedynie materiały archiwalne, czyli takie, które podlegają wieczystemu przechowaniu. Ale już to wystarcza, aby pozostawiać napływające dokumenty papierowe. Po prostu dlatego, że podczas rejestracji dokumentu w kancelarii jeszcze nie wiadomo, czy będzie to dokument archiwalny, czy też nie. Kwalifikacja będzie mogła nastąpić dopiero po nadaniu znaku akt zgodnego z wykazem akt obowiązującym w urzędzie. Jeżeli więc prawdą jest, że wpływające dokumenty papierowe muszą w takiej postaci pozostać, to cytowane w przypisie 6 przepisy prawa nie pozostawiają wątpliwości, że napływające dokumenty muszą być zapakowane do teczek uporządkowanych zgodnie z wykazem akt. A więc obieg papierowy nie może zostać wykluczony…