System bez wyjątków
- Kazimierz Schmidt,
- 06.02.2006
Bez elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach i instytucjach publicznych nie ma szans na zbudowanie elektronicznej administracji z prawdziwego zdarzenia.
Bez elektronicznego obiegu dokumentów w urzędach i instytucjach publicznych nie ma szans na zbudowanie elektronicznej administracji z prawdziwego zdarzenia.
Takie postępowanie nie tylko w Sejmie jest dzisiaj odbierane jako oczywiste. Także w każdym prawie urzędzie, każdym sądzie, każdej instytucji. Zadajmy sobie pytanie: kiedy przestanie ono być uznawane za zupełnie naturalne? W roku 2006, 2007… czy może dopiero w 2020? Należę do osób, które nie pytają "czy się zmieni?", tylko "kiedy się zmieni?" i "czego nam do tego potrzeba?"
Elżbieta Andrukiewicz zauważa, że w przypadku postępowania administracyjnego tryb załatwiania sprawy można rozpatrywać w trzech fazach:
- Wniesienie pisma do urzędu;
- Wewnętrzny obieg dokumentów w urzędzie;
- Wydanie decyzji przez urząd i jej doręczenie.
W tym artykule postaram się przekonać do tezy, że bez unowocześnienia fazy 2 informatyzacja fazy 1 i 3 (choćby były najważniejsze) zakończy się niepowodzeniem.
Istotnie, dla kontaktującego się z urzędem obywatela (przedsiębiorcy), czy też innego urzędu (!) najistotniejsze są fazy 1 i 3. To na nich koncentrujemy się, myśląc o sukcesie informatyzacji państwa. Załatwienie sprawy z urzędem bez wychodzenia z domu uznawane jest za podstawę funkcjonowania elektronicznej administracji. Zdalne płacenie podatków i ceł, sprawy meldunkowe, wyrobienie prawa jazdy, dowodu osobistego, paszportu, dowodu rejestracyjnego i załatwienie wielu innych, podobnych usług publicznych wymienionych w programie Wrota Polski<sup>3</sup> jest, jak wynika z przeprowadzonych badań, tym, czego oczekujemy od administracji publicznej.
Z tego punktu widzenia kwestia ważności doręczenia czegokolwiek drogą elektroniczną urasta rzeczywiście do problemu kluczowego. Tak naprawdę niewiele nas obchodzi, co się dzieje podczas fazy drugiej, to znaczy podczas obiegu dokumentów w urzędzie. Nie interesuje nas, jak urząd sobie z tym radzi. Zauważmy jednak, że jak najbardziej obchodzi nas jak szybko naszą sprawę załatwi. A potem, w jaki sposób nas o tym poinformuje. Wiele osób, zapewne tak jak ja, nie cierpi chodzić na pocztę i stać w kolejce tylko po to, żeby się dowiedzieć, jaki mają zapłacić podatek od nieruchomości, lub że mają się stawić w charakterze świadka w sądzie. Marzymy o tym, by móc takie zawiadomienia dostawać pocztą elektroniczną lub w inny, niewymagający odbioru przy okienku sposób.
Nowoczesny na zewnątrz - papierowy w środku
Spójrzmy na porządek przytoczony przez Elżbietę Andrukiewicz z innej strony. Zastanówmy się, jakie warunki powinny być spełnione, aby:
- Obywatel mógł wnieść sprawę do urzędu (także sądu!) drogą elektroniczną (inaczej mówiąc, skutecznie zmusić do działania bez wychodzenia z domu) - nazwijmy to informatyzacją na WEJŚCIU;
- Urząd (także sąd!) szybko załatwił sprawę - nazwijmy to informatyzacją PROCESU;
- Urząd (lub sąd) przesłał obywatelowi decyzję drogą elektroniczną - nazwijmy to informatyzacją WYJŚCIA.
Urząd na wejściu jest nowoczesny i odebrał mojego e-maila. Ale nie jest nowoczesny w środku. Jako że nie jest tematem tego tekstu faza wejścia dokumentu do urzędu, załóżmy, że moje pismo spowodowało obieg dokumentów w urzędzie bez wymagania ode mnie wniesienia opłaty skarbowej w postaci znaku opłaty skarbowej naklejonego na podaniu<sup>4</sup>.
Realizujmy dalej założenie, że w środku urząd nie jest nowoczesny i obieg dokumentów odbywa się na papierze. Obieg poprzedzić musi więc zamiana otrzymanego pisma w postaci dokumentu elektronicznego na pismo na papierze przez jego… wydrukowanie. Teraz pismo jest gotowe do przebycia długiej drogi po urzędzie. Jako że moje podanie jest nietypowe, będzie to wymagało<sup>5</sup>:
- wpisania do ewidencji w kancelarii urzędu;
- przekazania do dekretacji do właściwego dyrektora;
- przekazania zadekretowanego pisma do naczelnika wydziału merytorycznego X;
- przekazania pisma do właściwego referenta wydziału X, który przygotuje odpowiedź;
- założenia sprawy przez referenta wydziału X - nadania właściwego znaku sprawy zgodnego z wykazem akt (znak sprawy rozpoczynający się od kodu wydziału X);
- przekazania do zaakceptowania dyrektora proponowanej odpowiedzi;
- przesłania przez dyrektora proponowanej odpowiedzi wraz ze wszystkimi dokumentami sprawy do konsultacji do naczelnika wydziału prawnego Y;
- przekazania pisma do właściwego pracownika wydziału Y, który przygotuje odpowiedź;
- założenia sprawy przez pracownika wydziału Y - nadania właściwego znaku sprawy zgodnego z wykazem akt (znak sprawy rozpoczynający się od kodu wydziału Y);
- przekazania opinii w sprawie z wydziału Y do dyrektora;
- przekazania przez dyrektora opinii z wydziału Y do naczelnika wydziału X z dekretacją nakazującą uwzględnienie opinii w odpowiedzi;
- przekazania całości sprawy przez naczelnika wydziału X do referenta merytorycznego;
- przygotowania kolejnej wersji odpowiedzi przez referenta wydziału X;
- przekazania wydrukowanego czystopisu do podpisu;
- podpisanie przez dyrektora;
- przekazanie do kancelarii do wysyłki;
- zamiana przygotowanej przez dyrektora wersji papierowej na elektroniczną w celu wysłania do mnie odpowiedzi e-mailem;
- wysłanie odpowiedzi przez kancelarię.