4.7 Środki trwałe.

4.7.1. Rejestr środków trwałych powinien zawierać szczegółowe dane o środkach trwałych, miejscach ich użytkowania oraz historię zmian i likwidacji.

4.7.2. Wskazane jest stosowanie różnorodnych metod obliczania umorzenia środków trwałych, różnych - dla różnych środków, obejmujących metodę liniowego umarzania i amortyzowania środków do zerowej wartości netto.

4.7.3. System powinien być narzędziem pomocnym przy przeprowadzaniu inwentaryzacji środków i przeszacowań.

4.7.4. Moduł środków trwałych powinien być zintegrowany z księgą główną, tak aby wszystkie zdarzenia w nim zarejestrowane mogły być automatycznie zaksięgowane w księdze głównej.

4.8. Wielozakładowość i konsolidacja.

4.8.1. Prowadzenie wielu firmowych planów kont jest mechanizmem koniecznym w przedsiębiorstwach holdingowych i wielooddziałowych. Daje również możliwość wieloprzekrojowego badania stanu firmy. Zdefiniowanie alternatywnych planów kont może służyć do prowadzenia ewidencji w walucie obcej i ewidencji zdarzeń związanych z wybranym odcinkiem działalności (np. długoletniej inwestycji).

4.8.2. Istotnymi cechami systemu w zakresie prowadzenia wielu firm i konsolidacji są możliwości przenoszenia zapisów i ich wielostopniowego łączenia (konsolidowania). Konsolidacji powinny podlegać zarówno dane zrealizowane, jak i planowane budżety. Dużym udogodnieniem jest przeliczanie walut w trakcie konsolidacji oraz swobodne definiowanie zakresu konsolidacji.

4.8.3. Parametry firm powinny być maksymalnie niezależne (różne plany kont i definicje lat rozrachunkowych oraz różne waluty).

4.8.4. Przy prowadzeniu księgowości różnych firm (zakładów) ważne są warunki automatycznej realizacji rozliczeń wewnątrzzakładowych i clearingu.

4.9. Raporty i statystyka.

4.9.1. System powinien być wyposażony w czytelne, obszerne raporty tekstowe i graficzne. Zestaw raportów ma obejmować wszystkie obligatoryjne zestawienia wymagane w Polsce oraz - przyjęte za standardowe - zestawienia używane w sprawozdawczości zachodnioeuropejskiej.

4.9.2. Uzupełnieniem gotowych wydruków powinien być łatwy w użyciu generator raportów, wyposażony w podstawowe funkcje arytmetyczne, w mechanizmy wieloprzekrojowego dostępu do danych w kartotekach systemowych oraz ich podsumowań.

4.9.3. Ze względu na powszechność używania arkuszy kalkulacyjnych konieczna jest możliwość eksportowania danych z systemu finansowo-księgowego do tychże arkuszy.

5. Ślad rewizyjny.

Ślad rewizyjny jest wymagany we wszystkich nowoczesnych systemach finansowych. Pozwala na dokładną kontrolę operacji w systemie, zarówno przez osoby zarządzające firmą, jak i administratora systemu. Ślad rewizyjny jest konieczny w pracy audytorów przeprowadzających kontrolę firmy.

6. Wymagane funkcje administracyjne systemu.

6.1. Zabezpieczanie i archiwizowanie danych.

6.2. Konfigurowanie i parametryzacja systemu.

6.3. Redefinicja ekranów (nazw pól, ich lokalizacji na ekranie i wartości domyślnych).

6.4. Definicja funkcji menu dla poszczególnych użytkowników.

6.5. Ochrona danych na poziomie funkcji, grup kartotek, kartotek, pól.

6.6. Kontrola pracy użytkowników i przydziału zasobów.

6.7. Monitorowanie błędów.

7. Oprogramowanie powinno być łatwe w użyciu, przystosowane do współpracy z szerokim kręgiem użytkowników. W tym celu wskazane jest, aby było zgodne z popularnymi standardami, wyposażone w czytelny zestaw tekstów pomocniczych (łatwych do przeszukiwania), na ekranie powinny być informacje podpowiadające użytkownikowi wybór możliwych dalszych czynności. W wygodnym środowisku możliwe jest wprowadzenie stałych danych systemu (np. informacji o klientach) z poziomu bieżąco wykonywanych funkcji.

8. Wnioski końcowe.

8.1. System finansowo-księgowy powinien być sprawnym narzędziem, za pomocą którego można łatwo zdefiniować pytanie i szybko uzyskać odpowiedź. Szybka reakcja systemu związana jest z wyborem technologii oprogramowania (język programowania, metody dostępu do baz danych) oraz wykorzystania środowiska systemowego, w którym zainstalowany jest system.

8.2. W przypadku przedsiębiorstw z udziałem kapitału obcego, przedsiębiorstw współpracujących z firmami zagranicznymi lub korzystających z konsultacji specjalistów zagranicznych istotne jest, aby system był wielojęzyczny.