4.3. Należności.

4.3.1. System powinien zawierać dokładne dane odbiorców, wyposażone w kod identyfikujący ułatwiający, wyszukiwanie. Do celów analizy danych, odbiorców można dzielić na grupy. Dane powinny zawierać informacje kredytowe, limity kredytowe i stan ich wykorzystania. Istotna jest możliwość wyszukiwania danych klienta poprzez zadawanie warunków logicznych lub np. wskazanie numeru faktury.

4.3.2. Szczegółowe zestawienia powinny zawierać historię transakcji, pozycji otwartych, płatności klientów oraz spodziewane zapłaty.

4.3.3. Zestawienia systemu powinny prezentować płynność finansową firmy, porównywać należności i zobowiązania.

4.3.4. Przy badaniu rozrachunków z klientem potrzebna jest funkcja łącząca informacje wynikające z należności i zobowiązań jednego klienta.

4.3.5. Rejestracja zapłat powinna być elastyczna, dostosowana do realiów. Powinna obejmować zapłaty częściowe, udzielanie upustów płatniczych i obciążanie karami za przekraczanie terminów płatniczych (automatyczne wystawianie monitów do płatników).

4.4. Alokacja kosztów i przychodów.

4.4.1. Szczegółowe rozbijanie kosztów i przychodów w trakcie ich rejestracji umożliwia bieżącą kontrolę kosztów i przychodów, porównywanie ich z planami budżetowymi i śledzenie trendów w działalności przedsiębiorstwa. Istotna jest znajomość wszystkich kosztów w momencie ich powstawania. Efekt taki można osiągnąć wprowadzając księgowania w podziale na zaplanowane wcześniej jednostki kosztowe, centra kosztowe lub inne dodatkowo wyodrębnione przekroje.

4.4.2. Pracochłonne rozksięgowanie kosztów i przychodów powinno być ułatwione w systemie komputerowym poprzez możliwości zdefiniowania algorytmów podziału. Algorytmy takie powinny dopuszczać podział procentowy lub proporcjonalny do określonych parametrów, kwotowy lub łączący wszystkie te metody. Oczywiście należy dopuścić ręczne korygowanie zapisów automatycznych.

4.4.3. Maksymalnie zautomatyzowane powinno być księgowanie kosztów stałych i opartych na stałych stawkach (taryfach), np. koszty robocizny wynikające z godzin pracy.

4.4.4. Udogodnienia przy rejestracji możliwości uzyskiwania bieżących wszechstronnych informacji z modułu kosztowego są jedną z najważniejszych cech systemu finansowo-księgowego.

4.5. Budżetowanie.

4.5.1. Szczegółowe śledzenie realizacji budżetów możliwe jest wówczas, gdy budżety deklarowane są na najdokładniejszym poziomie budowy kont księgowych i podziałów analitycznych.

4.5.2. Ujęcie szczegółowe rozliczania budżetów powinno być uzupełnione możliwościami sprawozdań syntetycznych. Przy prowadzeniu księgowości wielozakładowej budżety oraz ich realizacja powinny podlegać mechanizmom konsolidacji.

4.5.3. Moduł budżetowania powinien zawierać narzędzia do konstruowania budżetów różnorodnymi metodami podziału na okresy rozrachunkowe aktualnego stanu realizacji (np. podział liniowy, kwotowy, sezonowy, estymowany).

4.5.4. Kontrola budżetów powinna następować poprzez porównywanie kwot planowanych ze zrealizowanymi, ale także z przyszłymi należnościami i zobowiązaniami.

4.6. Walutowość i wielojęzyczność.

4.6.1. W pojedynczym systemie księgowym (np. zakładzie) powinna obowiązywać wybrana jednostka walutowa. Ze względu na prowadzenie transakcji w różnych walutach, zdecydowanym ułatwieniem jest możliwość rejestrowania zapisów w różnych walutach. Zapisy takie powinny być automatycznie przeliczone przed zaksięgowaniem do księgi głównej. Przeliczeniom transakcji, a w szczególności zapłat, towarzyszą księgowania różnic kursowych, które powinny być również zapisywane automatycznie.

4.6.2. W obecnie stosowanych, skomplikowanych zasadach rozliczeń walutowych istotne jest, aby do wyliczeń mogły być stosowane różne rodzaje kursów (kupna, sprzedaży, średnie), a tabele kursów były podawane codziennie i na stałe przechowywane w systemie.

4.6.3. Dla wielu jednostek gospodarczych ważne są informacje finansowo-księgowe podawane w przeliczeniu na wybrane waluty. Pożądaną więc cechą systemu jest możliwość przeliczenia i prezentowania wszystkich lub wybranych danych w walutach obcych, a także automatycznego przenoszenia podstawowych zapisów księgowych do równolegle prowadzonych ksiąg w walutach.

4.6.4. Sprawozdania i wydruki generowane przez system powinny być dostępne w dowolnych językach.