Opis systemu finansowo-księgowego

Wiele przedsiębiorstw poddaje komputeryzacji swoje działy księgowości. Jest to zazwyczaj działanie przemyślane i dobrze zaplanowane. Niektóre młodsze zakłady popełniają w tej dziedzinie wiele błędów spowodowanych m.in. brakiem dobrze sformułowanych kryteriów oceny instalowanego systemu finansowo-księgowego. Warszawska spółka Hogart opracowała niedawno zbiór szczegółowych zaleceń dotyczących cech funkcjonowania systemu FK. Polecamy wszystkim przedsiębiorstwom tę xxxxxx, zarówno do oceny decyzji przyszłych, jak i decyzji już podjętych.

Wiele przedsiębiorstw poddaje komputeryzacji swoje działy księgowości. Jest to zazwyczaj działanie przemyślane i dobrze zaplanowane. Niektóre młodsze zakłady popełniają w tej dziedzinie wiele błędów spowodowanych m.in. brakiem dobrze sformułowanych kryteriów oceny instalowanego systemu finansowo-księgowego. Warszawska spółka Hogart opracowała niedawno zbiór szczegółowych zaleceń dotyczących cech funkcjonowania systemu FK. Polecamy wszystkim przedsiębiorstwom tę xxxxxx, zarówno do oceny decyzji przyszłych, jak i decyzji już podjętych.

1. Podstawowe funkcje systemu:

* narzędzie dyrektora finansowego firmy

* narzędzie innych decydentów

* obsługa standardowych funkcji księgowych i sprawozdawczości.

1.1. Aby system był narzędziem sprawnym, powinien dostarczać aktualnych, prawdziwych danych. Dlatego wprowadzanie danych należy maksymalnie uprościć, a kontrola ich poprawności powinna rozpoczynać się już na najwcześniejszym etapie ich przetwarzania. Ponadto system powinien być wyposażony w mechanizmy zasilania danymi z i do innych systemów działających w przedsiębiorstwie. Należy dążyć do tego, by mechanizm był uniwersalny (nie ograniczał doboru pozostałego oprogramowania - zarówno pod względem sprzętu, jak i np. modelu baz danych).

1.2. Zapotrzebowanie na informacje do zarządzania firmą może mieć zmienny charakter, więc system uzyskiwania informacji powinien być elastyczny i jednocześnie prosty w użyciu (dostępny dla osoby zaznajomionej z systemem, ale nie będącej specjalistą informatykiem). Wskazane są możliwości selekcji informacji wyświetlanych na ekranie, poprzez zadawanie warunków logicznych (query) i generowania wydruków wg własnych wzorów.

1.3. Wartość informacyjna systemu rośnie wraz ze szczegółowością pamiętanych danych oraz dostępem do danych historycznych, przydatnych w badaniu tendencji zmian w przedsiębiorstwie oraz porównywania różnych okresów sprawozdawczych.

1.4. Poza informacjami dla służb finansowo-księgowych, w związku z rozpowszechnieniem instalacji wielostanowiskowych, istotne jest umożliwienie korzystania z informacji zawartych w systemie pracownikom innych działów, a zwłaszcza ich kadrze kierowniczej. Są to np. informacje dotyczące wywiązywania się klientów ze zobowiązań lub realizacji budżetu przez jednostkę organizacyjną. Aby szerokie grono użytkowników mogło bezpiecznie korzystać z systemu musi zaistnieć sprawny system haseł i ograniczeń, uprawnień dla różnych grup użytkowników oraz możliwość zdefiniowania ograniczonego zestawu funkcji w menu dostępnym dla użytkownika o zmniejszonych uprawnieniach.

1.5. Przy wykorzystaniu informacji w innych działach istotne może być sprawne przekazywanie danych (eksport) z systemu finansowo-księgowego do innych aplikacji używanych w przedsiębiorstwie. Najlepiej byłoby eksportować dane w formacie możliwym do bezpośredniego wykorzystania w innych systemach (bez konieczności przetwarzania wsadowego).

1.6 System finansowo-księgowy spełnia też ważną rolę w sprawozdawczości księgowej. Ze względu na rutynowy charakter czynności sprawozdawczych wskazane jest ich zautomatyzowanie oraz wyposażenie systemu w maksymalnie dużo standardowych wydruków sprawozdań. Sporządzanie sprawozdań powinno być prostą funkcją, tak aby mógł ją wykonywać nie przeszkolony personel.

2. Instalacja i wdrożenie systemu finansowo-księgowego jest poważnym, długoterminowym przedsięwzięciem. Wybierając oprogramowanie nalezy miec na względzie jakość produktu i gwarancje producenta.

2.1. Producent powinien być firmą o trwałej pozycji na rynku komputerowym (ważne elementy to czas istnienia, liczba pracowników, nakłady inwestycyjne na rozwój oprogramowania, obroty firmy), zapewniającą stały serwis gwarancyjny i konsultacje, utrzymującą kontakty z klientami (uwzględniającą opinie i uwagi klientów przy realizacji nowych wersji, regularnie dostarczającą nowych wersji programu, systematycznie zaopatrującą klientów w informacje nt. rozwoju oprogramowania).

2.2. Oprogramowanie powinno być niezawodne (czego miarą może być liczba użytkowników - zbyt częste pojawianie się nowych wersji jest podejrzane), a także uniwersalne - w sensie możliwości dostosowywania go do warunków zewnętrznych. Nawet w przypadku produktów specjalizowanych (przystosowanych do wdrażania w przedsiębiorstwach określonego typu - np. produkcyjnych czy handlowych) uniwersalność gwarantuje również lepszy serwis i niezawodność - wszyscy używają tej samej wersji systemu. O jakości oprogramowania świadczy również częstotliwość wprowadzania na rynek nowych wersji.

2.3. Dobrze jest, gdy merytoryczna poprawność systemu potwierdzona jest przez firmę audytorską.

2.4. Dla polskich użytkowników istotne jest spolszczenie oprogramowania, dostępność materiałów w j. polskim oraz zapewnienie lokalnego serwisu (najlepiej przez firmę działającą w Polsce).

2.5. Ze względów ekonomicznych oraz organizacji wdrożenia pożądaną cechą jest modułowość systemu i możliwość etapowej instalacji. Można wówczas rozłożyć w czasie zarówno wydatki, jak i problemy związane z reorganizacją pracy.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200