Konieczna jest więc nie tylko strategia biznesu, ale przede wszystkim wypływająca z niej strategia informacji, która określa: jak inwestować i zarządzać organizacją, by osiągnąć maksymalną efektywność? Jak przekształcać biznes, zwiększać elastyczność i produktywność? Czy wreszcie - jak rozmieszczać strategicznie zasoby i działalność, by uzyskiwać przewagę i korzyści konkurencji? Wyzwania te zmuszają do tworzenia środowiska wirtualizacji organizacji i kooperacyjnych systemów informatycznych, które tę wirtualizację umożliwiają i obsługują.

Tymczasowy charakter OW powoduje, że jej przedsiębiorstwa partnerskie muszą wspólnie uczestniczyć w ponoszeniu nakładów, które nie zawsze gwarantują oczekiwane efekty. Narzędziem ułatwiającym zapobieganie takim sytuacjom jest właściwie opracowany i eksploatowany SI oraz zarządzanie informacją, umożliwiającą dostosowywanie systemów informacyjnych poszczególnych przedsiębiorstw partnerskich do wymagań OW. Punktem wyjściowym dla takich przedsięwzięć jest analiza szans i ryzyka zastosowania IOS w planowaniu strategicznym, a zwłaszcza w identyfikacji możliwości poszerzenia dostępu do zasobów, wiedzy technologicznej (know-how) i rynku poprzez kooperację przedsiębiorstw partnerskich, korzystających z globalnych sieci i serwisów informacyjnych. Analiza ta powinna również objąć identyfikację potencjalnych zagrożeń wynikających z przejściowego przyhamowania rozwoju technologicznego i technicznego oraz określenie mocnych i słabych stron systemu informacyjnego OW.

Wyniki tych analiz stanowią podstawę opracowania ogólnego planu rozwoju SI i TI, zapewniającego obsługę informacyjną kooperacji zmieniających się przedsiębiorstw partnerskich. Elastyczność tej obsługi zapewnia zastosowanie podejścia (paradygmatu) obiektowego, według którego SI jest zbiorem luźno powiązanych jednostek (elementów) autonomicznych, zwanych też czarnymi skrzynkami, komunikujących się z innymi jednostkami za pomocą odpowiednio zdefiniowanych interfejsów. W myśl tej koncepcji istnieje możliwość dowolnego i elastycznego łączenia się z innymi jednostkami zewnętrznymi i wewnętrznymi i wchodzenia z nimi w interakcję, jak w systemie hi-fi - włącz i graj (plug & play). Jednakże warunkiem wstępnym skutecznego stosowania tego podejścia jest implementacja otwartej infrastruktury TI i zarządzanie informacją zorientowane na cele.

Zarządzanie informacją w organizacji wirtualnej

OW nie zawiera wszystkich cech i atrybutów przedsiębiorstwa rzeczywistego, wyróżnia ją natomiast znacznie wyższa elastyczność i silniejsze powiązania z klientami i dostawcami. Zarządzanie tą organizacją wymaga ustanowienia i konsekwentnego przestrzegania reguł funkcjonowania odmiennych od tradycyjnych i zastosowania dwupoziomego systemu informacyjnego - SI wewnątrzorganizacyjnego (intraorganisational) i międzyorganizacyjnego (interorganisational). Wirtualizację organizacji umożliwia właściwe zarządzanie informacją poprzez dwupoziomowy SI i nowoczesną strukturę TI, głównie zaś globalną sieć komputerową (Internet i in.).

Strategiczne zarządzanie informacją w OW musi przewidywać szanse, zagrożenia i ryzyko zastosowania SI, jak i globalnej oraz bardziej rozbudowanej, wewnętrznej infrastruktury TI. OW działa w warunkach konkurencji, niepewności i ryzyka, jest więc skazana na osiąganie korzyści konkurencji, głównie poprzez zastosowanie globalnej TI, umożliwiającej intensywne wykorzystywanie dostępnych zasobów i rynków, a w konsekwencji osiąganie wysokiej jakości, oszczędności kosztowych i czasowych, silnych i trwałych powiązań z klientami, a tym samym tworzenie barier wejścia konkurentów na rynek. Realizacja tych zadań wymaga stałego dostosowywania wewnątrzorganizacyjnego (intraorganisational) SI organizacji wirtualnej do zmieniających się warunków gospodarowania poprzez stosowanie otwartej (np. EDI) i elastycznej intraorganizacyjnej struktury TI i rozwój specyficznych aplikacji SI (opartych na standardach). Chodzi tu o: systemy workflow, system elektronicznej wymiany danych (EDI), system harmonogramowania zadań, system zarządzania przedsięwzięciami (projektami), czy wreszcie - elektroniczny katalog zadań organizacji, zawierający łatwo dostępne informacje dla wszystkich przedsiębiorstw partnerskich (realizujących wspólne zadania) i nowo utworzonego systemu rachunkowości OW.

Tworzenie środowiska informacyjnego wirtualizacji organizacji nie następuje łatwo ani szybko, stanowi jednak podstawowy warunek wstępny do opracowania skutecznych, kooperacyjnych SI zarówno dla poszczególnych przedsiębiorstw partnerskich, jak i całej OW.

Praktyka na dziś

Zmienność warunków i wymagań rynkowych spowodowała rozproszenie przestrzenne struktur organizacyjnych przedsiębiorstw, stopniowe przechodzenie od częściowej do systematycznej globalizacji i powstanie OW. OW jest zorientowana na kompetencje kluczowe i zadania, które wykonują - w toku kooperacji kontraktowej - satelitarne firmy outsourcingowe. OW steruje i koordynuje ich działania - zgodnie z przyjętymi regułami - poprzez dwupoziomowy system zarządzania i system informacyjny. OW szybko i skutecznie zaspokaja zmienne potrzeby otoczenia poprzez powiązania i kooperację z wieloma innymi organizacjami i klientami. Wymaga to ze strony OW formułowania i konsekwentnego realizowania odpowiedniej strategii biznesu sieciowego i strategii informacyjnej. Wyzwania te wymuszają tworzenie środowiska wirtualizacji OW i kooperacyjnych, sieciowych systemów informacyjnych, które umożliwiają i obsługują wirtualizację.

Prof. dr hab. Bernard F. Kubiak i dr Antoni Korowicki pracują w Katedrze Informatyki Ekonomicznej i Katedrze Geografii Ekonomicznej Uniwersytetu Gdańskiego.