W kręgu możliwości i ograniczeń technologicznych

W polskich przedsiębiorstwach, instytucjach i organizacjach standardy oprogramowania biurowego wyznacza pakiet Office firmy Microsoft. Dla znakomitej większości użytkowników dokumenty MS Office stanowią podstawowy środek zapisu i wymiany informacji. Nawet informacja składowana zwykle w systemach ewidencyjnych, jeśli ma być wykorzystana w innych celach (np. przeprowadzania analiz), jest przenoszona do dokumentów MS Office.

Większość oprogramowania ewidencyjnego posiada odpowiednie opcje eksportu danych do formatu MS Word lub MS Excel. Jeszcze bardziej rozbudowane funkcje komunikacji z pakietem MS Office posiadają systemy wspierające rozwiązania BI/EPM, szczególnie w obszarach finansów. Dostępna funkcjonalność takich rozwiązań pozwala budować raporty dla członków najwyższego szczebla zarządzania z poziomu aplikacji analitycznych, np. poprzez mechanizm automatyzacji OLE lub bezpośrednie publikowanie informacji na stronach internetowych poprzez portal korporacyjny.

Cykliczne raporty zorientowane są (powinny być) głównie na analizę realizacji celów firmy (zarówno na poziomie operacyjnym, jak i strategicznym). Ewentualne odchylenia sygnalizowane mogą być poprzez, odpowiednio zaprojektowane, sygnalizatory graficzne wspomagane krótkim raportem diagnostycznym. Wymaganiem jest, by sygnalizatory graficzne aktywowane były jedynie w takich przypadkach, i jedynie dla takich obszarów, w których zidentyfikowano istotne odchylenia. Nie jest to jednak takie proste na etapie implementacji, przede wszystkich z punktu widzenia samego modelu biznesowego odwzorowywanego w systemie wspomagania decyzji. Można bowiem postawić hipotezę, że o ile model diagnozujący przyczyny i skutki odchyleń wystarczająco dobrze odwzorowuje realia biznesowe organizacji gospodarczej, to najlepszym raportem dla zarządu z analizy odchyleń może być... brak raportu. Skoro system nie wykrył poważniejszych odchyleń w żadnym z diagnozowanych, krytycznych obszarów aktywności gospodarczej przedsiębiorstwa, to po co produkować zbędną informację - "wszystko idzie zgodnie z planem".

Problemem, i to poważnym, jest tu wiarygodność modelu biznesowego odwzorowanego w systemie komputerowym (najczęściej w systemach typu DSS/EIS). Wydaje się, iż o ile technologicznie jesteśmy przygotowani na tego typu implementacje, to problem może tkwić w założeniach teoretycznych leżących u podstaw konstrukcji takich modeli. W efekcie, jednym z najpoważniejszych zagrożeń budowy efektywnego systemu informowania kierownictwa jest nieścisłe określenie wymaganej informacji wyjściowej. Analitycy, nie posiadając pewności co do wymagań kadry zarządzającej, wykazują tendencje do umieszczania w raportach końcowych wszystkich informacji z danego obszaru merytorycznego oferowanych przez aplikację. Duża objętość raportów oraz ich przepełnienie danymi powodują spowolnienie procesu podejmowania decyzji. Stąd już tylko krok, aby docelowy system wspomagający decyzje stał się systemem utrudniającym ten proces.

Dr Zbigniew Twardowski jest wiceprezesem firmy CONSORG sp. z o.o. odpowiedzialnym za rozwój technologii informatycznych; jest także wiodącym wykładowcą studium podyplomowego "Inżynieria Business Intelligence" Górnośląskiej Wyższej Szkoły Handlowej w Katowicach.

Dr hab. Stanisław Stanek jest profesorem Akademii Ekonomicznej w Katowicach, kieruje Zakładem Inżynierii Systemów Informatycznych w Katedrze Informatyki; jest także wiodącym wykładowcą studium podyplomowego "Inżynieria Business Intelligence" Górnośląskiej Wyższej Szkoły Handlowej w Katowicach.