Zespół powstawał od zera i pierwszą rzeczą, którą musiał się zająć, było zorganizowanie się, ustalenie zasad współpracy i opracowanie wstępnego planu projektu. Oprócz zagadnień ściśle merytorycznych (określenie obszarów krytycznych i ich ważności, zdarzeń, które obsługiwać ma system, wstępnego harmonogramu prac i wstępnej koncepcji architektury technicznej systemu), uwzględnione musiały być w nim szkolenia, niezbędne do zapewnienia właściwych kwalifikacji jego członków oraz potrzebne zasoby (w zakresie sprzętu, oprogramowania, warunków pracy).

Aktualnie w projekcie SYSPIP dobiegła końca faza analizy wymagań.

Kilkunastoosobowy zespół, który pracował nad tym zadaniem, zarządzany przez kierownika Sekcji Informatyki, składał się z informatyków zatrudnionych w Głównym Inspektoracie Pracy i Okręgowych Inspektoratach Pracy, zewnętrznych konsultantów-analityków (w tym koordynatora projektu, bezpośrednio kierującego bieżącymi pracami), a także merytorycznych pracowników PIP (inspektora i nadinspektora pracy). Zalety takiego składu wynikają z połączenia dobrej znajomości działalności instytucji (na różnych szczeblach organizacji), jaką posiadają jej pracownicy, z uwzględnieniem obecnie istniejących mechanizmów zautomatyzowanego przetwarzania informacji, oraz umiejętności i doświadczenia zewnętrznych konsultantów, specjalizujących się w prowadzeniu dużych projektów. Niezbędne w fazie analizy wymagań

przeprowadzanie wywiadów z przyszłymi użytkownikami systemu staje się łatwiejsze, jeśli robią to ich koledzy z pracy. Zaangażowanie pracowników PIP w prace nad projektem powoduje, że są zainteresowani sukcesem jego realizacji, a przygotowywanych nowych rozwiązań nie traktują jako narzucanych im z zewnątrz, komplikujących życie wymysłów.

Oprócz ustalenia właściwego składu zespołu dla powodzenia projektu (a przynajmniej dotrzymania ustaleń dotyczących budżetu i terminów) zasadnicze znaczenie ma stabilność jego składu. W przypadku projektów realizowanych dla instytucji państwowych, w których biorą udział pracownicy tych instytucji, może to być niekiedy spory problem - powraca wspomniana już siatka płac, która nie pozwala zapłacić dobrym fachowcom nawet w przybliżeniu tyle, ile mogą im zaoferować firmy prywatne, mimo że ta "oszczędność" jest często ekonomicznie nieuzasadniona (duża płynność personelu to przecież duże koszty).

Można jednak problem ten rozwiązać. Na konkurencyjnym rynku pracy pracownika może przyciągnąć i zatrzymać nie tylko wysokie wynagrodzenie, lecz także możliwość zdobycia nowych kwalifikacji i doświadczeń, przydatnych w dalszej karierze zawodowej.

Udział w dużym projekcie - opartym na nowoczesnych technologiach informatycznych, łączący się z serią szkoleń metodycznych, narzędziowych i warsztatów - jest znakomitą ku temu okazją.

Metodyka, czyli skuteczność

Jeśli zależy nam na projekcie realizowanym w sposób przewidywalny, przy małym ryzyku, przy dotrzymaniu przyjętych wymogów czasowych i budżetowych, w wyniku którego powstanie produkt nadający się do użytku i dalszego rozwoju, to potrzebujemy sformalizowanej metodyki. Osoby odpowiedzialne za informatykę w Państwowej Inspekcji Pracy zdawali sobie z tego sprawę od początku i do przyjęcia obowiązujących standardów w tym zakresie dla tej instytucji doszło jeszcze przed zainicjowaniem projektu SYSPIP. Wybór padł na metodykę Inżynierii Systemowej (Systems Engineering) firmy LBMS, będącą rozwinięciem metodyki SSADM, która obowiązuje w projektach informatycznych w brytyjskiej administracji rządowej. Metodykę tę wspomaga pakiet Systems Engineer tej firmy, uznawany za wiodący produkt na rynku narzędzi CASE dla systemów klient/serwer (mający umiarkowane wymagania sprzętowe), a trudno wyobrazić sobie współczesne duże, rozproszone systemy, które nie byłyby oparte na tej technologii.

Pracownicy PIP uczestniczący w projekcie, musieli przejść odpowiednie w tym zakresie przeszkolenie. Dotyczy to nie tylko informatyków, lecz także (w odpowiednim dla nich zakresie) uczestniczących w pracach analitycznych pracowników merytorycznych. Ogólnie słuszną strategią szkoleń, która sprawdziła się również w tym przypadku, jest zsynchronizowanie ich z przebiegiem prac w ten sposób, aby nowa wiedza dostarczana była wtedy, kiedy zaczyna być potrzebna i może być bezpośrednio zastosowana w praktyce.