Same korzyści

Adam Peters i John Waterman - badając przed kilkunastoma laty praktyki najlepszych amerykańskich firm - stwierdzili, że w firmach tych zarządzanie jest komunikowaniem się, a sama komunikacja jest jednym z czynników sukcesu. Komunikowanie się jest więc podstawowym działaniem w każdej firmie.

Zwiększenie efektywności dzięki komunikacji wynika z kilku czynników. Po pierwsze, dobra komunikacja umożliwia szybkie reagowanie na zmiany. Po drugie, właściwa komunikacja poprawia koordynację działań. Po trzecie, właściwa komunikacja zwiększa innowacyjność pracowników. Po czwarte, dobrze poinformowani pracownicy są w stanie lepiej wykonywać swoją pracę. Po piąte, dzięki dobrej komunikacji zwiększa się poczucie identyfikacji z firmą, a co za tym idzie - motywacja pracowników.

Szybkość reakcji

Tylko firmy ze sprawnym systemem komunikacji mogą natychmiast reagować na zmiany zachodzące w otoczeniu - nowe potrzeby klientów, pojawienie się nowych konkurentów, zmiany przepisów. Taki system "szybkiego reagowania" pozwala na odbieranie nawet słabych sygnałów z rynku, szybkie przekazywanie informacji właściwym osobom i natychmiastowe podejmowanie decyzji, a także działania adaptacyjne do nowej sytuacji.

Oczywiste jest, że hierarchiczna, biurokratyczna struktura (jak w opisanym przypadku firmy B) uniemożliwia szybkie przekazywanie informacji między poszczególnymi szczeblami hierarchii. Dlatego przedsiębiorstwa o takiej strukturze w dzisiejszych czasach nie są w stanie efektywnie konkurować. Często wręcz występuje w nich syndrom "oddzielenia się" naczelnego kierownictwa. Polega on na tym, że niekorzystne informacje, które są ważne dla funkcjonowania przedsiębiorstwa, zatrzymywane są na niższych szczeblach. Przyczyną jest zazwyczaj obawa przed obarczaniem odpowiedzialnością za złe wiadomości. W rezultacie kierownictwo nie wie w rzeczywistości, jaka jest sytuacja firmy. Nie może więc podejmować szybkich decyzji w przypadku konieczności błyskawicznych zmian.

Aby zwiększyć efektywność reakcji przedsiębiorstwa na zmiany, niezbędne jest likwidowanie sztywnych, biurokratycznych barier w komunikacji. Sprzyja temu struktura zespołowa, współpraca pozioma między różnymi działami i komórkami. Im bardziej płaska struktura, tym mniej szczebli do pokonania ma każda informacja. Szybkość działań jest też doskonale wspomagana przez wykorzystanie nowoczesnych technologii informatycznych i telekomunikacyjnych. Informacja nie może też być traktowana jako narzędzie władzy, gdyż wtedy będzie zatrzymywana i wykorzystywana dla partykularnych celów, a nie dla dobra organizacji.

Koordynacja działań

Kiedy informacje błyskawicznie trafiają tam, gdzie powinny, decyzje podejmowane są szybko i łatwiej ukierunkować wysiłki wszystkich na wspólne cele. Wysoki poziom koordynacji działań pozwala natomiast na zwiększenie elastyczności i szybkości reakcji na zmiany. Komunikacja spaja wtedy firmę i umożliwia działanie wszystkich "jak jeden mąż".

Silna koordynacja działań jest szczególnie ważna w przypadku trudnych dla przedsiębiorstwa chwil, gdy firma stoi przed koniecznością radykalnych zmian bądź w przypadku kryzysu. Ważne jest wtedy, aby wszyscy mieli świadomość, do czego firma dąży i co należy robić. Ponadto wówczas często występują sytuacje, w których pracownicy różnych szczebli muszą w krótkim czasie podejmować ważne decyzje. Aby były one właściwe, musi istnieć świadomość wspólnych celów.

Komunikacja jest niezbędna do budowy wspólnej misji i wizji firmy. Do tego trzeba przywództwa w firmie. Rolą kierownictwa jest przekazanie takiej wizji przedsiębiorstwa, aby wszyscy mieli jasność co do przyszłych dążeń firmy. Służą temu regularne spotkania z pracownikami, otwartość na pytania podwładnych, świadome kształtowanie pożądanych wartości i sposobów zachowań.