Nie trzeba dodawać, że przestawienie się na ERP jest zadaniem gigantycznym i cena, jaką trzeba "na wejściu" zapłacić za system, jest ogromna. Szefowie finansów muszą brać pod uwagę nie tylko koszt oprogramowania, ale również wydatki na konsulting, modyfikacje procesów, testowanie rozwiązań integracyjnych i wiele innych rozwiązań. Lekceważenie chociażby kosztów wdrożenia pracowników do nowych sposobów pracy może z czasem spowodować wiele poważnych problemów. Równie przykre konsekwencje czekają firmy, które nie uwzględnią wymogów integracji hurtowni danych, a także kosztu dodatkowego oprogramowania powielającego istniejące formaty raportów. Kilka tego rodzaju przeoczeń w fazie kosztorysowania i planowania wystarczy, by koszty ERP nagle wzrosły, szybciej niż w przypadku większości innych źle zaplanowanych wdrożeń systemów informatycznych.

Do przekroczeń budżetu dochodzi najczęściej w następujących obszarach:

1. Szkolenie

Doświadczeni informatycy wdrażający ERP niemal jednogłośnie twierdzą, że wydatki na szkolenie to najczęściej nie doszacowany element budżetu. Koszty szkolenia są wysokie, ponieważ pracownicy niemal z reguły muszą uczyć się nowych procesów, a nie tylko zapoznać się z nowym interfejsem programu.

Po wdrożeniu systemu ERP pracownicy działu finansów będą używali tego samego oprogramowania, co magazynierzy. I jedni, i drudzy będą wprowadzali do systemu dane mające wpływ nie tylko na własne działy. Aby takie "karmienie" systemu odbywało się prawidłowo, pracownicy muszą znacznie lepiej niż do tej pory orientować się w tym, jak pracują w firmie inni.

2. Integracja i testowanie

Kolejną, często nie doszacowaną pozycją w budżecie jest koszt sprawdzania połączeń między poszczególnymi obszarami ERP i innymi systemami w firmie. Typowe przedsiębiorstwo produkcyjne zazwyczaj korzysta z dodatkowo instalowanych aplikacji, zarówno z tych bardziej ważnych (np. obsługujących e-handel lub łańcuch dostaw), jak i mniej istotnych (np. służących do obliczania podatku obrotowego lub czytania kodów kreskowych). Wszystkie muszą być połączone z ERP.

3. Indywidualizacja

Najdroższym zabiegiem (którego najlepiej jest w ogóle unikać) jest indywidualizacja, czyli dostosowanie najważniejszych elementów ERP do indywidualnych potrzeb firmy. Staje się ona konieczna, gdy oprogramowanie ERP nie radzi sobie z jakimś procesem biznesowym firmy i gdy firma ta postanawia dostosować zakupiony program, by zaczął on obsługiwać ten proces. A to już jest igranie z ogniem. Tego rodzaju indywidualizacja może wpłynąć na funkcjonowanie wszystkich modułów systemu ERP, ponieważ są one ściśle ze sobą powiązane. Instalacja nowej wersji pakietu ERP staje się w takim przypadku poważnym problemem: w nowej wersji systemu trzeba bowiem całą indywidualizację przeprowadzić od początku. Wówczas system zadziała albo nie. Dostawca pakietu tu nie pomoże. Trzeba zatrudnić dodatkowych pracowników do wykonania indywidualizacji, umieścić ich na stałe na liście płac, będą oni bowiem musieli już zawsze czuwać nad systemem.

4 Konwersja danych

Przenoszenie danych firmy - chociażby dokumentacji dotyczącej klientów, dostawców czy projektów produktów - ze starego systemu do zasobów informacji ERP sporo kosztuje. Zazwyczaj większość danych przechowywanych w systemach stworzonych przez firmy na własne potrzeby jest nieprzydatna. Niewielu CIO zgadza się z tym i firmy często zaprzeczają, jakoby ich dane były niewłaściwe - do czasu, gdy przychodzi im przenieść je do nowych układów wymaganych przez popularne pakiety ERP. Takie firmy częściej niż inne niedostatecznie szacują koszt przeniesienia danych. Faktem jest też, że nawet "porządne" dane należy czasem podrasować, by można było je dostosować do zmian w procesach wymuszonych (lub zainspirowanych) przez wdrażany system ERP.

5 Analiza danych

Wiele analiz wymaga łączenia danych z systemu ERP z danymi zewnętrznych systemów. Użytkownicy ERP dokonujący analiz powinni przewidzieć w swoim budżecie wydatki na hurtownię danych i przygotować się na wiele pracy, zanim zacznie ona sprawnie działać. Mają oni tu następujący problem: codzienne odświeżanie wszystkich danych systemu ERP w wielkiej, korporacyjnej hurtowni danych jest zadaniem trudnym, zaś systemy ERP nie mogą wskazać danych, które zostały zmienione w ostatnim dniu, co z kolei utrudnia wybiórcze odświeżanie danych w hurtowniach. Jednym z drogich rozwiązań jest indywidualnie tworzone oprogramowanie.

6 Nieustające zespoły wdrożeniowe

Większość firm zamierza traktować swoje wdrożenia ERP jak każdy inny projekt informatyczny. Wydaje się im, że gdy już oprogramowanie zostanie zainstalowane, zespół wdrożeniowy rozwiązany, to jego członkowie wrócą do swych poprzednich obowiązków. Ale po uruchomieniu systemu ERP nie ma już powrotu do punktu wyjścia. Ci, którzy wdrożyli system, poznali go jak nikt inny i wiedzą teraz więcej o procesie sprzedaży niż handlowcy i lepiej orientują się w procesie produkcji niż pracownicy działu produkcji. Firmy nie mogą sobie pozwolić, by pracownicy, którzy wdrażali ERP, wrócili po zakończeniu pracy na poprzednie stanowiska. Po zainstalowaniu oprogramowania ERP pozostało jeszcze wiele do zrobienia. Tworzenie raportów służących do uzyskiwania danych z nowego systemu ERP zajmie zespołowi wdrożeniowemu co najmniej rok. A właśnie analizy oraz lepszy wgląd w sprawy firmy sprawiają, że firmy zarabiają na wdrożeniu ERP.