Jak długo może potrwać wdrożenie projektu ERP?
Nie wolno dać się zwieść zapewnieniom dostawców, że wdrożenie systemu wymaga zazwyczaj trzech do sześciu miesięcy. Takie szybkie wdrożenia - tak, tak, sześć miesięcy to mało czasu - zawsze odbywają się w szczególnych okolicznościach: a to firma była niewielka, a to system był wdrażany tylko w małym zakresie, a to firma kupiła sobie tylko finansowe elementy systemu ERP (w tym ostatnim przypadku staje się on zaledwie bardzo drogim systemem księgowym). Właściwe podejście do ERP wymaga zmiany sposobu działania firmy, a także zmian w sposobach pracy poszczególnych pracowników. A tego rodzaju zmian nie sposób dokonać bezboleśnie. Systemy ERP naprawdę zmieniające przedsiębiorstwa wdraża się z reguły przez rok do trzech lat.
Co mi ERP załatwi w mojej firmie?
Jest pięć głównych przyczyn, dla których firmy decydują się na ERP.
Integracja informacji finansowej. Prezes starający się uzyskać całościowy obraz wyników swojej firmy może pewnego dnia obudzić się z wieloma wersjami obrazu prawdziwego. Oto dział finansowy ma swoje dane o przychodach, dział sprzedaży podaje inne liczby, a każdy z pozostałych działów może mieć własne teorie co do swojego wkładu w wytwarzanie przychodów. ERP prezentuje tylko jeden prawdziwy obraz sytuacji i to obraz niepodważalny, bowiem wszyscy jego "twórcy" korzystają z tego samego systemu.
Integracja informacji o zamówieniach klientów. System ERP może stać się środowiskiem, w którym zamówienie "żyje" od chwili jego złożenia przez klienta aż do ekspedycji zamówionego towaru z rampy magazynu i wystawienia faktury przez dział finansowy. Jeśli informacja o zamówieniach znajduje się w jednym systemie i nie jest ona rozproszona w różnych, nie połączonych systemach, firmom łatwiej jest śledzić postępy w realizacji zamówień, a także koordynować produkcję, stany zapasów i wysyłkę towarów w wielu miejscach jednocześnie.
Standaryzacja i przyspieszenie procesów produkcyjnych. Firmy produkcyjne, a zwłaszcza lubiące się łączyć z innymi lub przejmować przedsiębiorstwa często orientują się, że poszczególne jednostki produkują te same śrubki przy użyciu różnych metod i innych systemów komputerowych. Systemy ERP mają wbudowane standardowe metody automatyzacji niektórych faz procesów produkcyjnych. Ich standaryzacja oraz wykorzystanie tylko jednego, zintegrowanego systemu komputerowego może zaoszczędzić czas, zwiększyć wydajność oraz zredukować zatrudnienie.
Zmniejszenie stanu zapasów. ERP powoduje, że proces produkcyjny przebiega sprawniej, ułatwiając wgląd w realizację zamówień wewnątrz firmy. To zaś pozwala zmniejszyć zapasy tego, co potrzebne do wytworzenia produktów, umożliwia lepsze planowanie dostaw do klientów oraz zmniejszenie zapasów produktów gotowych w magazynach i punktach wysyłki. Zasadnicze usprawnienie łańcucha dostaw wymaga osobnego, specjalistycznego oprogramowania, ale system ERP jest tu również pomocny.
Standaryzacja informacji o kadrach. Dział kadr nie zawsze dysponuje jedną, prostą metodą określenia czasu pracy poszczególnych zatrudnionych oraz komunikowania się z nimi w związku z przysługującymi im świadczeniami i usługami. Jest tak zwłaszcza w firmach podzielonych na wiele jednostek organizacyjnych. System ERP może zaradzić tego rodzaju brakom. Jednak większość tych systemów projektowano z myślą o przedsiębiorstwach produkcyjnych wytwarzających policzalne produkty, co od razu stawia w trudnej sytuacji innych wytwórców, np. przedsiębiorstwa naftowe, chemiczne lub użyteczności publicznej mierzące swoją produkcję objętościowo, a nie jednostkowo.
Czy ERP będzie pasować do sposobu prowadzenia moich interesów?
Zanim firma zacznie wdrażać systemy ERP powinna najpierw ustalić, czy sposób, w jaki działa, odpowiada standardowym pakietom ERP. Najczęstszym powodem, dla którego firmy nie decydują się na wielomilionowe inwestycje w systemy ERP, jest to, że oferowane im oprogramowanie nie obsługuje któregoś z ich ważnych procesów. W takiej sytuacji istnieją dwa rozwiązania. Po pierwsze, firmy te mogą dostosować swoje procesy do danego oprogramowania. To wymusza duże zmiany w dawno ugruntowanych metodach prowadzenia interesu (często jednak poprawiające konkurencyjność firmy), a także znalezienie nowych ról i zakresów obowiązków dla ważnych osób w firmie (na co niewiele firm się odważa). Drugim rozwiązaniem jest dostosowanie oprogramowania do danego procesu. To z kolei wymusza wydłużenie czasu wdrożenia systemu ERP, może spowodować pojawienie się niebezpiecznych nieprawidłowości w systemie, a także utrudnia jego upgrade do nowszych wersji oferowanych przez dostawców.
