Sztuczna inteligencja, automatyzacja, uczenie maszynowe, mechanizmy predykcyjne to technologie, które zmieniają sposób działania i funkcje systemów finansowych. Nie jest to przyszłość, bo na rynku już obecnie są dostępne rozwiązania wykorzystujące te technologie.
Jak prognozuje IDC, globalne wydatki sektora finansowego na IT osiągną w 2021 roku poziom 500 mld USD. W tym segmencie rynku liderem będą firmy z sektora bankowego uzyskując 57-procentowy udział w wydatkach. Wynika to z tego, że technologie szybko się zmieniają i trzeba śledzić te zmiany i inwestować w nowoczesne rozwiązania by nie pozostać w tyle za konkurencją. A dotyczy to również systemów ERP oraz ich podstawowego, wspólnego dla każdej firmy elementu czyli oprogramowania do zarządzania finansami.
W jaki sposób nowe technologie mogą zwiększyć efektywność biznesu i zmniejszyć koszty? To chyba najważniejsze pytanie na jakie trzeba odpowiedzieć zastanawiając się nad inwestycją w nowe oprogramowanie.
Sztuczna inteligencja, automatyzacja, uczenie maszynowe, mechanizmy predykcyjne, chmura, IoT to powszechnie znane hasła, które pojawiają w kontekście prawie każdego nowego oprogramowania i usług. Pod tym względem systemy ERP i oprogramowanie do zarządzania finansami nie jest wyjątkiem. Dlatego warto wiedzieć, co nowego wnoszą do systemów finansowych nowe technologie i w jaki sposób mogą wpłynąć na zwiększenie efektywności i ograniczenie kosztów biznesu. A także zastanowić się czy obawy lub potencjalna niechęć do wdrażania nowoczesnych rozwiązań nie jest wynikiem przyzwyczajenia do ustalonych procedur, a nie obiektywnych przesłanek.
Nowa rola dyrektora finansowego
Przykładem nowego podejścia do funkcjonowania systemu finansowego może być koncepcja ciągłej rachunkowości. Przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania system może zarządzać wszystkimi procesami w finansach przedsiębiorstwa, fakturami itd. na bieżąco udostępniając informacje finansowe.
Czy oznacza to że pracownicy działu finansowego i dyrektor finansowy firmy przestaną być potrzebni? Po części tak, ale dotyczy to tylko osób obsługujących wyłącznie standardowe, typowe procesy. Specjaliści w zakresie finansów będą dalej potrzebni, bo trzeba zarządzać procesami nietypowymi, wykrywać i oceniać potencjalne błędy lub awarie systemu.
Zmieni się jednocześnie rola dyrektorów finansowych i księgowych, którzy w coraz większym stopniu będą wykorzystywać narzędzia do zaawansowanych analiz, np. Big Data, a także mechanizmy predykcyjne dostarczające obiektywnych informacji o tym, jakie są dla firmy prognozy finansowe i potencjalne problemy. Wnioski z generowanych przez system raportów mogą posłużyć nie tylko do oceny funkcjonowania biznesu, ale również do zaproponowania nowych pomysłów na zwiększenie jego efektywności. W efekcie dyrektor finansowy zamiast zarządzać finansami będzie wspierał procesy transformacji i rozwoju biznesu.
Wdrożenia nowych technologii już zmieniają rolę finansistów, a znaczenie IT będzie w najbliższych latach rosnąć. Wdrożenia mechanizmów analitycznych i automatyzujących procesy biznesowe nie stanowią jednak zagrożenia dla dyrektorów finansowych. Otwierają pole do innowacji i pozwalają na skoncentrowanie się na zadaniach strategicznych - mówi Maciej Kwasiborski, Ekspert ds. finansowych w SAP.
Tego typu koncepcje to nie daleka przyszłość, a kierunek rozwoju systemów ERP, który wspierają chyba wszyscy producenci. Niektórzy już oferują rozwiązania pozwalające na praktyczną realizację tego typu rozwiązań. Dobrym przykładem może być platforma SAP S/4HANA wprowadzona przez potentata na rynku systemów ERP, firmę SAP, która jest rozwijana od 2015 roku.
Jak zapewnia producent, pozwala ona na automatyzację procesów, maksymalizację efektów kluczowych procesów finansowych, przygotowanie firmy na szybkie zmiany rynku oraz ułatwia inwestycje w strategiczne obszary wzrostu biznesu.
Automatyzacja wykorzystująca odpowiednie algorytmy i boty (roboty programowe) to jeden z podstawowych kierunków rozwoju oprogramowania do zarządzania finansami piszą analitycy firmy McKinsey & Company w raporcie „Bots, algorithms, and the future of the finance function” opublikowanym w 2018 roku. McKinsey szacuje na przykład, że branży finansów i ubezpieczeń zautomatyzować można nawet 44% procesów biznesowych wykonywanych obecnie przez ponad 24 miliony pracowników.
Chmura w finansach
Dzięki rosnącej popularności rozwiązań chmurowych, dyrektorzy finansowi, księgowi lub osoby odpowiedzialne za wyniki sprzedaży zyskują ekonomicznie efektywny dostęp do najlepszych praktyk i najnowocześniejszych technologii, które wcześniej były wykorzystywane prawie wyłącznie przez duże korporacje.
Jednocześnie maleją obawy związane z wykorzystaniem usług chmurowych.
Według badań Adaptive Insights, obecnie aż 73% dyrektorów finansowych na świecie ma zaufanie do systemów finansowych dostępnych jako usługa świadczona w chmurze. Dla porównania, trzy lata temu tylko ok. 30% wyrażało taką opinię. Jednocześnie tylko 35% z nich uważa, że ma obecnie dostęp do danych finansowych i operacyjnych, które pozwalają podejmować na czas krytyczne decyzje biznesowe.
Należy zauważyć, że jeśli chodzi o nowe technologie, to często można je wdrażać nie korzystając z chmury. Z reguły jest to jednak trudne i ekonomicznie nieefektywne. Oprócz tego, w niektórych przypadkach, np. firm o rozproszonej strukturze lub działających w skali międzynarodowej usługi chmurowe umożliwiają łatwą integrację i globalną konsolidację wyników finansowych.
Nowe technologie dostępne na platformie SAP S/4HANA
SAP S/4HANA to platforma o nowej architekturze pozwalającą wykorzystać możliwości, które oferuje opracowana przez SAP technologia przetwarzania danych bezpośrednio w pamięci operacyjnej czyli SAP HANA. Oferuje wiele nowych funkcji, które nie były dostępne we wcześniejszej wersji oprogramowania SAP ERP takich, jak automatyzacja, obsługa systemów IoT, zintegrowane mechanizmy uczenia maszynowego i algorytmy predykcyjne. Zapewnia informacje uprzednio niedostępne, lub krótych uzyskanie wymagało poniesienia znaczących nakładów. SAP S/4HANA zawiera też rozbudowane mechanizmy analityki i raportowania oraz udostępnia nowy, przyjazny dla użytkowników interfejs i warstwę prezentacji oparte na technologii SAP FIORI.
Zapewnia szybki dostęp do informacji finansowych oraz dostęp w czasie zbliżonym do rzeczywistego do raportów na poziomach od ogólnego do szczegółowego.
Oferuje intuicyjny interfejs użytkownika wykorzystujący technologię SAP FIORI, który pozwala na szybki dostęp do wskaźników KPI i uzasadnienia transakcyjnego.
Umożliwia przemodelowanie procesów biznesowych przy wykorzystaniu technologii uczenia maszynowego. Zapewnia skrócenie zamknięcia okresów, rozliczeń faktur itd.
Według SAP, moduł finansowy S/4 HANA to pierwszy na rynku zintegrowany system finansowy prezentujący dane w czasie rzeczywistym. W jednej instancji umożliwia planowanie, raportowanie, konsolidowanie, księgowanie i kontroling.
Pozwala m.in. na przewidywanie jakie będą przychody firmy w najbliższym czasie i przez porównanie ich z oczekiwanymi fakturami wcześniejsze podjęcie środków zaradczych zapewniających płynność finansową.
Oprócz tego, w porównaniu do SAP ERP, wydajność przetwarzania danych, tworzenia raportów i innych funkcji biznesowych jest nawet 40-krotnie większa, a raporty są tworzone w czasie zbliżonym do rzeczywistego.
W historii firmy SAP S/4HANA to produkt który notuje najszybszy wzrost sprzedaży. Na świecie ok. 9000 firm z 90 krajów i 25 branż już wdrożyło tą platformę. Warto tu przypomnieć, że w 2025 roku kończy się okres wsparcia dla SAP ERP i wszyscy użytkownicy tego systemu będą musieli podjąć decyzję o migracji lub zmianie systemu ERP.
Podstawowe różnice między klasycznymi ERP, a systemami nowej generacji
| Tradycyjny system ERP | Digital Core (S/4HANA) Live Business |
|---|---|
| Dane są przechowywane w silosach | Ujednolicone dane są dostępne w czasie rzeczywistym |
| Konsolidacja danych wymaga wykonania dodatkowej pracy | System zawiera zestaw innowacyjnych mechanizmów do automatyzacji procesów finansowych |
| System jest tylko częściowo dostępny dla pracowników, klientów i dostawców | Pełna dostępność informacji wymaganych przez klientów, dostawców i pracowników firmy |
| Wymaga wykorzystania dodatkowych narzędzi do tworzenia raportów | Zawiera inteligentne mechanizmy predykcyjne oparte na analizie wzorców i trendów, które automatycznie dostarczają bieżących raportów |
