Wynikiem pracy kierownika projektu i jego zespołu powinien być Plan jakości, który poddany weryfikacji i zatwierdzeniu przez udziałowców projektu stanowi podstawę do konkretnych działań. Plan jakości powinien zawierać m.in.

• opis sposobu realizacji polityki jakości firmy

• opis systemu zapewnienia jakości, czyli jego struktury, podziału odpowiedzialności, procedur i potrzebnych zasobów

• zestaw przyjętych kryteriów jakości i metryk, służących do ich monitorowania i oceny

• przyjęte standardy, normy, wytyczne, itp.

• plan działań weryfikacyjnych i walidacyjnych w trakcie projektu

• plan przeglądów projektu (audytów)

• ustalenie kryteriów jakościowych dla wszystkich produktów projektu, tzw. quality gates

• plan i procedurę obsługi sytuacji wyjątkowych, szczególnych i losowych

• opis warunków współpracy z klientem i kooperantami, gwarantujących wysoką jakość.

Za realizację planu jakości odpowiedzialni są wszyscy członkowie zespołu projektowego. Mimo iż zaleca się, aby wszystkie działania formalnie koordynował pełnomocnik ds. jakości, stojący na czele odpowiedniego zespołu, to za realizację poszczególnych działań odpowiedzialny jest każdy.

Pełnomocnik ds. jakości jest osobą bardzo ważną w projekcie. Jest rzecznikiem klienta i jego wizji jakości produktu. Stanowi więc naturalną przeciwwagę dla kierownika projektu, który zawsze będzie chciał "zmieścić się" w harmonogramie za określone pieniądze, czasem nawet kosztem jakości. To pełnomocnik uświadamia potrzebę pracy dla jakości oraz inspiruje, monitoruje, kontroluje system jakości, aby działał sprawnie jak zdrowy organizm. Mam tu na myśli nie to, że nigdy nie choruje, ale że dysponuje mechanizmami autoregulacyjnymi i obronnymi, zwalczającymi w porę pojawiające się symptomy "bylejakości".

Nadzorowanie jakości

Realizacja projektu przynosi wiele danych, które trzeba gromadzić, przechowywać i analizować w celu sprawdzenia, czy zakładany plan jakości jest realizowany. Pozytywne czy negatywne wyniki kontroli jakości są - po analizie - źródłem decyzji projektowych, które zmierzają do:

• dokumentowania działań

• podjęcia działań korekcyjnych

• śledzenia ich realizacji

• weryfikacji ich skuteczności.

Doskonalenie jakości

Nie można stworzyć idealnego projektu za pierwszym razem. Doskonalenie jakości produktu, projektu i ludzi tworzących go jest podstawowym zadaniem kierownika projektu i jego zespołu. Każdy jest za to odpowiedzialny.

Narzędzia zapewnienia jakości

Istnieje wiele narzędzi wspierających zapewnienie jakości. Kierownik projektu powinien znać je i stosować, jeśli są skuteczne. Musi być także otwarty na pomysły i propozycje swojego zespołu, ponieważ zwykle to pracownicy wiedzą najlepiej, czego im potrzeba, by dobrze wykonywać swoją pracę. Do podstawowego zestawu narzędzi należą:

• Inżynieria wymagań

• Metodyka projektowania

• Weryfikacja i walidacja

• Inne narzędzia

• Inżynieria wymagań

Ze względu na to, że współczesne definicje jakości zawsze ukierunkowane są na klienta, nie da się wyprodukować produktu o wysokiej jakości bez właściwego rozpoznania wymagań (IV odcinek naszego cyklu).