4. Nie wszystko na raz

By móc dobrze zarządzać projektem, powinien on być planowany, monitorowany i kontrolowany, etap po etapie. Etapy zarządcze wyznaczają swego rodzaju punkty kontrolne w ważnych momentach trwania projektu. Na końcu każdego etapu powinien zostać oceniony stan realizacji projektu. Należy też dokonać przeglądu uzasadnienia biznesowego i planów oraz upewnić się, że kontynuacja projektu jest zasadna. Ważne, by planować działania z taką szczegółowością, jaka umożliwi zarządzanie i jest możliwa do przewidzenia. Szczegółowy plan, pokazujący co każdy członek zespołu będzie robił przez następne 12 miesięcy prawdopodobnie stanie się nieaktualny już po tygodniu. Projekt powinien zostać podzielony na pewną liczbę etapów zarządczych. Powinien zostać też opracowany ogólny plan projektu i szczegółowy plan etapu bieżącego.

5. Tolerancja przede wszystkim

Każdy projekt powinien posiadać tolerancje dla każdego z celów. Służy to ustanowieniu granic dla delegowanych uprawnień. Należy ustalić tolerancje dla sześciu docelowych wskaźników wykonania planu: czas, koszt, jakość, zakres, ryzyko i korzyść. Zaczynając realizację projektu powinniśmy wiedzieć, o ile może się przedłużyć lub skrócić czas jego trwania, o ile można przekroczyć budżet, o ile może być gorsza lub lepsza jakość wytwarzanego produktu. Informacja o możliwym przekroczeniu tych wyznaczonych tolerancji powinna być natychmiast przekazywana do kierownictwa, by mogło ono podjąć decyzję o dalszym postępowaniu. Zarządzanie z wykorzystaniem tolerancji pozwala bardzo efektywnie wykorzystywać czas naczelnego kierownictwa, ponieważ zmniejsza ciężar spoczywający na jego członkach, bez ograniczenia sprawowanej przez nich kontroli.

6. Orientacja na produkt

Projekt odnoszący sukces, to projekt nakierowany na wynik, a nie na działanie. Celem projektu jest spełnienie oczekiwań interesariuszy co do wymaganych produktów i ich jakości. Przed rozpoczęciem działań powinno się więc uzgodnić i zdefiniować produkt, który ma powstać w wyniku realizacji projektu. Stanowi to podstawę planowania i kontroli. Aby uzyskać jasność, trzeba korzystać z opisów produktów. Dzięki nim można określić szacowany nakład pracy, wymagane zasoby, zależności i harmonogram działań. Bez skoncentrowania na produkcie projekty narażone są na spory dotyczące akceptacji, poprawki, niekontrolowane zmiany i niezadowolenie użytkownika.

7. Metodyka adekwatna do potrzeb

Należy pamiętać, że bezmyślne stosowanie metodyki może przynieść więcej problemów niż korzyści. Metodyka powinna być dostosowywana do warunków konkretnego projektu, do jego rozmiaru, złożoności, znaczenia, możliwości i ryzyka. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w których zarządza się projektem w sposób "mechaniczny" (metodologie stosuje się zgodnie z literą, w pełnym wymiarze) albo, z drugiej strony, w sposób "partyzancki" (metodyki w ogóle się nie stosuje). Decyzję odnośnie tego, jak będzie stosowana metodyka podejmuje kierownik projektu i komitet sterujący.

Artykuł opracowany na podstawie książki "PRINCE2 - Skuteczne zarządzanie projektami" wydanej przez TSO.