Warunki udanego projektu

Co jest konieczne, by prowadzony w organizacji projekt zakończył się sukcesem? Mówi o tym 7 zasad, które znalazły się w nowej wersji PRINCE2.

Jednym z ciekawszych elementów podręcznika "PRINCE2 - Skuteczne zarządzanie projektami", który pojawił się na rynku pod koniec marca br., jest 7 zasad, których stosowanie jest podstawą sukcesu projektu. Powstały one na podstawie wieloletnich doświadczeń z wielu projektów - zarówno tych, zakończonych sukcesem, jak i porażką. Są uniwersalne i mogą być z powodzeniem stosowane w każdym projekcie.

1. Cel zawsze aktualny

Każdy projekt jest realizowany w celu osiągnięcia konkretnych korzyści przez biznes. Jest więc on nierozerwalnie związany ze swoim uzasadnieniem biznesowym. By zakończył się sukcesem, musi być ono udokumentowane i ważne przez cały czas trwania projektu. To właśnie uzasadnienie biznesowe ukierunkowuje procesy decyzyjne organizacji tak, aby działała ona stale zgodnie z wytyczonymi celami i oczekiwanymi korzyściami. Organizacje, które nie przestrzegają rygoru opracowania Uzasadnienia Biznesowego mogą znaleźć się w sytuacji, w której niektóre projekty realizowane są nawet wtedy, gdy nie przynoszą korzyści. Słaba zgodność celów prowadzonych projektów ze strategią organizacji może też sprawić, że organizacja posiada portfel projektów o niespójnych celach. Co więcej, uzasadnienia biznesowego wymagają nawet te projekty, których przeprowadzenie jest obowiązkowe, np. ze względu na nowe wymogi prawne. Możliwość rewizji uzasadnienia biznesowego pozwala zidentyfikować projekty, które straciły ważność i podjąć decyzję o ich przerwaniu. Umożliwia to przeniesienie funduszy i zasobów do innego, bardziej korzystnego dla firmy projektu.

2. Ucz się od innych

Do realizacji każdego projektu powołuje się nowy zespół projektowy, który może nie mieć doświadczeń związanych z podobnym projektem. Mimo to, zespoły projektowe powinny uczyć się na swoich dotychczasowych doświadczeniach. Powinny być one wyszukiwane, zapisywane i wykorzystywane w trakcie całego projektu. Jeszcze przed rozpoczęciem projektu powinno się dokonać przeglądu poprzednich lub podobnych projektów i zorientować się, czy można wykorzystać zgromadzone w nich doświadczenia. Przy wyjątkowo nowatorskich projektach warto poszukać doświadczeń na zewnątrz. W czasie trwania projektu jego uczestnicy powinni gromadzić własne doświadczenia we wszystkich raportach i przeglądach. Możliwości usprawnień powinny być poszukiwane przez cały czas trwania projektu. Nie powinno się zapominać o tym elemencie także w czasie zamykania projektu. Zespół projektowy powinien przekazać dalej swoje doświadczenia.

3. Odpowiednia osoba na odpowiednim miejscu

Projekty są realizowane przez ludzi. Co z tego wynika? Że nawet najlepsze planowanie czy kontrola nie pomogą, jeśli do projektu zostały zaangażowane nieodpowiednie osoby lub uczestnicy projektu nie wiedzą, czego się od nich oczekuje i czego mogą oczekiwać od innych. Projekty są zwykle wielofunkcyjne i mogą obejmować więcej niż jedną organizację, angażować zasoby w różnym wymiarze czasu pracy. Zwykłe, liniowe struktury kierownicze mogą nie być odpowiednie do prac projektowych. Jak temu zaradzić? Trzeba posiadać jasną strukturę zespołu projektowego i środki efektywnej komunikacji pomiędzy jego członkami. W projekcie nie może zabraknąć: sponsorów biznesowych, którzy zatwierdzają cele i gwarantują, że inwestycja biznesowa przyniesie oczekiwaną wartość; użytkowników, którzy po ukończeniu projektu będą używać produktów, powstałych w efekcie realizacji projektu; dostawców, którzy zapewniają wymagane zasoby oraz kompetencje potrzebne w projekcie. Ważne, by interesy wszystkich trzech stron były skutecznie reprezentowane w zespole zarządzania projektami i każda ze stron wiedziała, czego pozostałe strony od niej oczekują.

W celu komercyjnej reprodukcji treści Computerworld należy zakupić licencję. Skontaktuj się z naszym partnerem, YGS Group, pod adresem [email protected]

TOP 200