Urząd bez papieru
-
- Andrzej Gontarz,
- 06.02.2006
System elektronicznego obiegu dokumentów w częstochowskim magistracie jest zintegrowany z zasobami intranetu i innymi systemami informatycznymi wykorzystywanymi przez urzędników. Z narzędzi ułatwiających pracę można wymienić listę adresową - książkę telefoniczną wszystkich pracowników połączoną z listą nieobecności, wewnętrzny komunikator, system rezerwacji sal i sprzętu, czy też zestawienie aktów prawnych i przepisów, wewnętrznych zarządzeń i uregulowań. Wiele danych pobieranych jest z gotowych słowników. Tylko uprawnione osoby mogą dokonywać ich modyfikacji. Jeżeli procedura załatwiania sprawy wymaga skorzystania z załączników, istnieje możliwość dołączania różnych plików, czy to z systemu finansowo-księgowego, czy rejestru gruntów, czy planowania urbanistycznego. Można dołączać wyciągi z baz danych czy fragmenty cyfrowych map. Obywatele nie muszą po kilka razy przynosić tych samych dokumentów potrzebnych przy różnych sprawach. Istnieje zasada, że każdy dokument jest zapisywany w bazie systemu. Jeżeli trzeba się do niego odwołać, to sięga się do jego istniejącej elektronicznej wersji, nie każąc ludziom przynosić za każdym razem oryginałów czy odpisów.
Dzięki dostępowi przez sieć do elektronicznego repozytorium dokumentów i spraw można myśleć o tworzeniu wysuniętych przedstawicielstw urzędu w różnych częściach miasta. Obywatel nie musi przychodzić do samego magistratu, żeby zostać sprawnie i skutecznie obsłużonym. Pierwsze takie zewnętrzne stanowisko Urzędu Miasta powstało w siedzibie ZUS. Planowane jest utworzenie ich również w urzędach skarbowych oraz na osiedlach mieszkaniowych na obrzeżach miasta. "Elektroniczna administracja nie polega na tym, aby czynić na siłę z ludzi informatyków. Informatyka ma wspierać urzędników, by lepiej obsługiwali interesantów" - uważa Kajetan Wojsyk. Dzięki możliwości zestawienia bezpiecznego połączenia z systemem obiegu dokumentów w standardzie VPN istnieje również możliwość zdalnej pracy z domu. W nagłych przypadkach niektórzy urzędnicy mogą podjąć swoją czynność bez wychodzenia z domu - zdalnie. Połączenie może być zrealizowane przez komputer wyposażony w kartę - telefon komórkowy.
Kajetan Wojsyk zwraca uwagę, że umiejętność sprawnego posługiwania się komputerem jest dzisiaj niezbędna każdemu urzędnikowi. I to umiejętność korzystania sensownego, celowego. "Jeszcze nie tak dawno ludzie tkwiący w rutynie często bali się, że wprowadzenie informatyki wyeliminuje ich z pracy. A to nieprawda. Urząd ma wciąż nowe zadania do wykonania i musi dostosowywać używane narzędzia do rzeczywistych potrzeb" - przekonuje Kajetan Wojsyk. Jego zdaniem automatyzacja prostych działań ma służyć temu, aby ludzie mogli zająć się bardziej twórczymi, bardziej ambitnymi zadaniami, działaniami na miarę ludzkich możliwości i aspiracji. System elektronicznego obiegu dokumentów nie tylko ułatwia obsługę spraw, ale daje też wielkie możliwości analityczne. Zgromadzone w jego zasobach olbrzymie ilości informacji pozwalają na tworzenie różnorodnych raportów, zestawień, analiz. Ktoś musi umieć je przygotować, ktoś musi umieć je zinterpretować. Ktoś musi potrafić podjąć na ich podstawie trafne decyzje. Pracy z pewnością nie zabraknie dla nikogo, kto będzie chciał sprostać wyzwaniom dzisiejszego czasu.
Ewa Malczewska, kierownik referatu Kancelaria Urzędu Miasta
Cała korespondencja wpływa do Urzędu Miasta Częstochowy tylko przez kancelarię przyjmującą podania składane przez interesantów do wszystkich wydziałów. Wszystkie pisma są przez pracowników kancelarii rejestrowane w systemie elektronicznego obiegu dokumentów wraz z ich skanowaniem. W roku 2005 zarejestrowano 182 984 pisma.
EOD pozwala na bardzo szybkie wyszukiwanie dokumentów, daje możliwość prześledzenia ścieżki, jaką dany dokument przebył w urzędzie oraz kontroli terminowości załatwiania spraw i udzielania odpowiedzi. Interesant może otrzymać "od ręki" (po zarejestrowaniu sprawy w systemie) potwierdzenie wpływu swojego podania. Na potwierdzeniu znajduje się numer kancelaryjny, wg którego można odszukać sprawę w systemie, jak również numer, na podstawie którego interesant może sprawdzić status swojej sprawy w BIP-ie na stronie internetowej UMC.
Nowym rozwiązaniem jest wprowadzenie elektronicznej pocztowej książki nadawczej, co zlikwidowało konieczność ręcznego jej wypełniania. Pocztowa książka nadawcza jest wydrukiem dziennego raportu zawierającego wszystkie listy polecone zarejestrowane w systemach elektronicznych UMC przez wydziały i przyjęte do wysłania przez kancelarię. Wydruki są czytelne, co ma zasadnicze znaczenie przy ewentualnych reklamacjach. Zastosowanie elektronicznej pocztowej książki nadawczej umożliwia także uzyskiwanie danych statystycznych dotyczących ilości korespondencji wysyłanej za pośrednictwem Poczty Polskiej, a jest to ok. 130 tys. listów rocznie.
Bogdan Rajek, zastępca naczelnika Wydziału Organizacyjnego, pełnomocnik prezydenta ds. systemu jakości
Jednym z celów administracji publicznej jest świadczenie dla obywateli usług na najwyższym poziomie. Istotnym elementem doskonalenia usług jest podejście procesowe. Każdy proces składa się z wejścia, procesu zasadniczego oraz wyjścia. Dla usług wejściem do procesu są m.in.: oczekiwania obywateli, wnioski, podania. Wyjściem z procesu są np. wydane decyzje, pisma. Zadaniem administracji w zakresie doskonalenia usług jest sprawne przekształcenie wejść w wyjścia. Doskonałym narzędziem do tego przekształcenia jest elektroniczny obieg dokumentów.
Obieg "papierowy" oparty na Instrukcji kancelaryjnej w dużym urzędzie polega na nieustannym kopiowaniu i przekazywaniu tego samego pisma do różnych komórek. Oto najprostszy przykład takiego obiegu dotyczącego np. pisma kierowanego do kierownika jednostki: przyjęcie pisma, przekazanie pisma do rejestracji w książce korespondencji przychodzącej w sekretariacie kierownika jednostki, przekazanie pisma do kierownika jednostki (na oryginale sporządzenie dekretacji na odpowiednią komórkę lub w przypadku wielowątkowych problemów poruszanych w piśmie dekretacja na kilka komórek), sporządzenie kopii dokumentu (w zależności od liczby podmiotów umieszczonych na dekretacji), przekazanie właściwym komórkom, rejestracja w książce korespondencji właściwej komórki, przekazanie kierownikowi właściwej komórki pisma w celu dekretacji - przekazanie do sekretariatu, sporządzenie kopii dokumentu, przekazanie do załatwienia odpowiedniemu referentowi. Taki obieg dokumentów, choć zgodny z instrukcją w dobie komputeryzacji, zdaje się być archaiczny, a przy tym mało ekonomiczny.
W elektronicznym obiegu dokumentów sytuacja przedstawia się zupełnie inaczej. Podstawą jego jest brak konieczności sporządzania kopii pism, oryginał kierowany jest do merytorycznej komórki i tam zostaje wpięty do segregatora. Wszyscy zainteresowani pracownicy otrzymują pismo w wersji elektronicznej bez potrzeby oglądania wersji papierowej. Kierownik danej komórki może badać obieg dokumentów bez wychodzenia zza biurka (dawniej trzeba było przejrzeć kilka dzienników korespondencji oraz spisów spraw). Może dotrzeć do każdego pisma w systemie bez angażowania pracownika (bardzo istotne w przypadku nieobecności referenta). Ma informacje, jakie sprawy załatwia dany referent, oraz wie, jaki jest termin załatwienia poszczególnego pisma.
Kolejnym etapem w procesie doskonalenia pracy administracji publicznej powinno być dążenie do połączenia elektronicznego obiegu dokumentacji z przyjętymi standardami usług.
