W Urzędzie Miasta Częstochowy nie ma ludzi biegających z papierami od pokoju do pokoju. Dokumenty dotyczące załatwianych spraw i funkcjonowania urzędu przekazywane są tylko drogą elektroniczną.

Wszystkie pisma, wnioski, podania, dokumenty, załączniki wpływające do częstochowskiego magistratu wprowadzane są do systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Nie tylko te, które przyjdą w postaci elektronicznej, jak na przykład e-maile czy pliki programów komputerowych, lecz również papierowe. Te ostatnie są od razu skanowane i dalsza ich wędrówka po właściwych stanowiskach odbywa się w formie elektronicznej. Oryginały są przekazywane do archiwum. "Obecnie obowiązujące prawo nakazuje nam przechowywać dokumenty w postaci takiej, w jakiej je otrzymaliśmy. Musimy prowadzić archiwum papierowe, nie możemy zniszczyć żadnego pisma po wprowadzeniu go do systemu" - mówi Ewa Malczewska, kierownik kancelarii.

Kancelaria jest jednym z dwóch miejsc w urzędzie, gdzie następuje przyjmowanie dokumentów kierowanych do miejskiej administracji. Drugim jest biuro obsługi interesantów. Mieszkaniec nie może zostawić pisma w dowolnym pokoju czy u dowolnego urzędnika, nie musi, jak było kiedyś, zanosić wniosku do wybranego wydziału czy referatu. Przydział sprawy do załatwienia przez konkretną osobę czy komórkę organizacyjną w urzędzie odbywa się już w systemie informatycznym. Zadekretowana odpowiednio w kancelarii sprawa trafia poprzez sieć wewnętrzną urzędu wprost na "elektroniczne biurko" właściwego do jej załatwienia urzędnika lub jego przełożonego. System śledzi dokładnie wszystko, co dzieje się z dokumentem wpuszczonym w obieg. Rejestruje nawet najprostsze czynności - kto, kiedy i po jakim czasie otwierał plik chociażby tylko w celu jego przejrzenia.

Procesy odpowiedzialności

Obieg dokumentów jest ściśle powiązany z procesami pracy w urzędzie. "Porządek funkcjonowania urzędu wynika z przepisów prawa i stosowanych przez nas norm ISO" - mówi Bogdan Rajek, zastępca naczelnika Wydziału Organizacyjnego, pełnomocnik prezydenta ds. systemu jakości. Każda sprawa, każda procedura administracyjna ma dokładnie rozpisaną ścieżkę przepływów i drzewo decyzyjne. Na bazie tego można zautomatyzować ich wykonanie, chociaż ostateczna decyzja jest zawsze w gestii człowieka. Rozpisywanie możliwych "scenariuszy" przebiegu sprawy i dróg obiegu dokumentów w urzędzie nie jest zadaniem łatwym. Procedury administracyjne są ściśle określone i dla wszystkich jednakowe, ale w każdym, konkretnym przypadku istnieje możliwość kilku różnych wariantów przebiegu sprawy w zależności od jej charakteru.

Tworzeniem schematów procesów spraw służących za podstawę do utworzenia algorytmu dla systemu obiegu dokumentów zajmuje się w częstochowskim urzędzie Anna Tkaczyk - specjalny pracownik, we współpracy z pełnomocnikiem prezydenta ds. systemu jakości. "Dzięki takim schematom można bez trudu sprawdzić, na jakim etapie załatwiania jest konkretna sprawa i jakie są alternatywne możliwości jej dalszego przebiegu" - wyjaśnia Kajetan Wojsyk, zastępca naczelnika Wydziału Organizacyjnego, informatyk miejski. Można zobaczyć, ile spraw jest w toku załatwiania, ile czeka na dekretację, ile pism wysłanych czeka na odpowiedź. Taka analiza pozwala często na uproszczenie jakiejś procedury, uczynienie jej bardziej przejrzystą, łatwiejszą, umożliwia wyeliminowanie zbędnych, niewnoszących niczego działań.

Urząd Miasta Częstochowy przygotowany jest do obsługi podpisu elektronicznego. Jego pracownicy mają możliwość wykorzystania 15 kwalifikowanych podpisów elektronicznych, wielu pracowników używa podpisów niekwalifikowanych. Jak jednak wykazuje praktyka, nadal interesanci preferują osobistą wizytę w urzędzie i składanie pism na papierze. Gdy jednak za pół roku wejdzie w życie ustawowy obowiązek stworzenia interesantom możliwości posługiwania się podpisem elektronicznym w kontaktach z administracją, częstochowski urząd nie będzie miał z tym żadnych problemów.

Do kontaktów wewnętrznych, w ramach samego urzędu podpis elektroniczny nie jest w zasadzie potrzebny. Uwierzytelnianie operacji wykonywanych przez poszczególnych urzędników odbywa się na podstawie ich logowania się do sieci oraz aplikacji. "Każdy pracownik posiada własne, niepowtarzalne i zmieniane często hasło. Jego zadaniem jest pilnować, by nikt inny się nim nie posługiwał" - twierdzi Kajetan Wojsyk. Przyjęto zasadę, że każdy bierze na siebie odpowiedzialność za swoje działania w systemie. "Podejmując się pracy na swoim stanowisku każdy ma świadomość ciążących na nim zadań i obowiązków. Jeżeli godzi się pracować na tym stanowisku, to musi zaakceptować wszystkie związane z tym konsekwencje, włącznie z odpowiedzialnością za wszystkie swoje działania. To wystarczy, by system działał sprawnie" - komentuje Kajetan Wojsyk.

Przełamywanie schematów

Urząd Miasta Częstochowy korzysta z systemu OfficeObjects(r) DocMan firmy Rodan Systems. Jego wdrożenie rozpoczęło się w 2000 r. Sukcesywnie były dołączane kolejne moduły, kolejne procedury, sprawy, wydziały. Obecnie system obejmuje swym zasięgiem już niemal cały urząd. Jest łatwy w obsłudze. Jego administrowaniem zajmuje się w Częstochowie specjalnie przeszkolona osoba po historii, lecz z dość długim stażem w administracji publicznej. "Ważne jest, aby wszyscy bez wyjątku korzystali z elektronicznego obiegu dokumentów, tylko wtedy można mówić rzeczywiście o jego efektywności. Każdy wyłom w systemie, każde stanowisko pracy wyłączone z niego podważa sens wdrożenia" - podkreśla Kajetan Wojsyk. W środowisku informatyków samorządowych znany jest od lat jako gorący orędownik i propagator urzędu bez papieru - taniego i sprawnego. "Nie papier jest nam potrzebny, lecz treść. Wszystkie potrzebne do pracy materiały są dostępne w sieci" - powtarza niestrudzenie przy każdej okazji.

W obiegu wewnętrznym w urzędzie w Częstochowie pisma nie mają swojej papierowej reprezentacji. "Drukujemy tylko dla świata zewnętrznego, i to tylko tego opornego" - mówi Kajetan Wojsyk. Podkreśla, że z niektórymi urzędami czy instytucjami udało się już uzgodnić elektroniczną formę komunikacji. Na przykład wymiana informacji z Krajowym Rejestrem Sądowym odbywa się już tylko drogą elektroniczną z wykorzystaniem standardu XML.