Dzięki automatyzacji można wprowadzić obieg zależny od cech dokumentu. Przykładowo, obsługa faktur na niewielkie kwoty może być znacznie prostsza od tych, które związane są z wartościowymi towarami lub usługami. Dzięki temu, wiele drobnych faktur można przetworzyć przy minimalnym nakładzie pracy człowieka, rezerwując sobie czas i zasoby na najważniejsze dokumenty, związane z dużymi wydatkami. Podobne zyski przynosi automatyzacja typowych czynności, takich jak sprawdzenie kompletności i poprawności najważniejszych cech dokumentu, kontrola dat związanych z daną sprawą i powiadomienia o nowym dokumencie.

Każda organizacja codziennie musi się zmierzyć z obsługą krytycznej korespondencji inicjującej najważniejsze procesy biznesowe w firmie. Dokumenty docierają poprzez pocztę elektroniczną, w tym z załącznikami, faksy, listy papierowe, formularze na stronach WWW, itp. Dokumenty te stanowią najważniejszy kanał komunikacji z klientami, partnerami i dostawcami. Kancelaria zatem jest sercem całej organizacji, a jej funkcjonowanie wpływa na wiele procesów firmy. Możliwość przetwarzania tych informacji szybko, rzetelnie, bezpiecznie i wydajnie jest kluczem do właściwego przepływu środków pieniężnych, pozyskiwania klientów, utrzymania dobrych relacji z klientami i dostawcami lub rozwiązania spraw reklamacyjnych.

W większości przypadków, przetwarzanie korespondencji elektronicznej jest dość proste, o ile posiadamy właściwe systemy IT, dobrą politykę i procedury oraz właściwie przeszkolony personel. Z drugiej strony, przetwarzanie papierowej formy korespondencji jest pracochłonne, narażone na błędy, wymaga specjalistycznego sprzętu i oprogramowania oraz dodatkowej powierzchni operacyjnej. Dlatego w firmach najczęściej korespondencja jest na etapie kancelarii sortowana ręcznie, a jej dystrybucja realizowana jest w pełni papierowo, bez informacji o aktualnym statusie sprawy.

Świat jednak cały czas się zmienia, a z każdym dniem posiadamy więcej nowych możliwości. Xerox Global Services proponuje nowe podejście do sposobu zarządzania dokumentami kancelaryjnymi. Mówimy tu o dokumentach w wersji papierowej, ale i elektronicznej. W naszych projektach outsourcingowych używamy technologii własnej, umożliwiającej automatyzację wstępnej obróbki i procesu kontroli, automatycznego określenia typu dokumentu (np.: umowa, faktura, przedłużenie kontraktu, zamówienia, reklamacje itp.) na podstawie treści oraz wyglądu, pobrania ważnych danych z każdego dokumentu, przy minimalnej ingerencji człowieka. Dane po procesie przetwarzania zasilają bazy danych klientów, inicjują procesy biznesowe, np. w systemie DocuShare, natomiast do kontrahenta wysyłana jest automatyczna odpowiedź potwierdzająca otrzymanie dokumentu. Wszystko w sposób prosty, tani i wydajny, a przede wszystkim bezpieczny, bo w pełni kontrolowany i audytowalny. Dokumenty przetwarzane są poza siedzibą klienta w centrach Xerox Imaging Platform, zlokalizowanych w kilkudziesięciu miastach Europy, w tym Polsce. Xerox to odpowiedź na stale rosnące potrzeby rynku i Klientów. To nowa jakość projektów outsourcingowych.

Bohdan Wójcicki, Imaging Specialist Products Solutions & Implementations, Xerox Polska Sp. z o.o.