Usprawniamy procesy

Schemat obiegu rozpoznany w firmie rzadko jest optymalny, dlatego prace związane z optymalizacją mogą przynieść bardzo radykalne efekty. W pierwszej kolejności ustalane są założenia biznesowe każdego typu dokumentu i optymalizacja obejmuje obieg każdego z nich. Obieg jest upraszczany, usuwa się wąskie gardła, eliminuje zbędne punkty zatrzymania, redukuje liczbę rozgałęzień, usuwa pętle i przygotowuje proces pod kątem automatyzacji. Zoptymalizowany obieg można wprowadzić bezpośrednio w firmie, ale lepsze efekty przyniesie połączenie zmian w procesach biznesowych z automatyzacją, przy wykorzystaniu odpowiedniego oprogramowania lub partnera outsourcingowego.

Wprowadzone dokumenty inicjują właściwe procesy biznesowe, przy czym w najprostszej formie mogą być to proste, częściowo zautomatyzowane obiegi. Automatyzacja może objąć walidację dokumentu, a także kojarzenie wprowadzonego dokumentu z innymi, na przykład łączenie kolejnych sprawdzonych dokumentów do zasobów związanych ze sprawą na podstawie ich cech, metadanych lub treści.

Przy wprowadzaniu automatyzacji obiegu, najczęściej przygotowuje się organizację do przetwarzania dokumentów w postaci elektronicznej. Kancelaria, która jest pierwszym punktem obiegu dokumentów przychodzących z zewnątrz, staje się jednocześnie jedynym, w którym taki dokument jest przetwarzany w postaci papierowej. Oznakowany kodem kreskowym dokument, po procesie digitalizacji, zostaje odłożony do teczki archiwizacyjnej lub archiboxu. Wersja elektroniczna tego dokumentu rozpoczyna swój obieg w oprogramowaniu zarządzającym dokumentami.

Gdy ma krążyć także papier

W pewnych przypadkach, głównie ze względu na bariery psychologiczne, dokument może rozpocząć obieg w postaci papierowej. Ma to miejsce w tych organizacjach, gdzie pracownicy wolą pracować z dokumentem papierowym, a dopiero po przejściu kilku etapów, dokument będzie funkcjonował w formie elektronicznej. Taki obieg także poddawany jest usprawnieniu, poprzez wprowadzenie tak zwanych placeholderów systemowych, czyli informacji w systemie o obecności dokumentu, rejestrowanej na podstawie metadanych kancelaryjnych, jednak bez podpiętego skanu. Gdy dokument dotrze do ustalonego etapu, może zostać zeskanowany i na podstawie barkodu zarejestrowanego w Kancelarii zostanie automatycznie podłączony w systemie w odpowiednie miejsce (placeholder). Oznakowana wersja papierowa powędruje do archiwum. Każdy z etapów obiegu, w tym przejęcie dokumentu, można rejestrować za pomocą kart zbliżeniowych, a urządzenia kancelaryjne, takie jak rejestry lub dzienniki, będą tworzone elektronicznie. System, mimo braku skanu dokumentu, będzie śledził cały obieg dokumentu papierowego, co znacząco zwiększa jego bezpieczeństwo, ale także dostarcza informacji o aktualnym statusie.

Wprowadzenie placeholderów umożliwia usprawnienie obiegu dokumentów papierowych tak samo jak elektronicznych, gdyż mechanizmy powiadomień i śledzenia stanu cały czas działają. Proces cyfryzacji dokumentu można przyspieszyć wprowadzając mechanizm stron wiodących i kodów kreskowych - wtedy wystarczy zeskanować dokument, by system automatycznie umieścił cyfrową informację w zarezerwowane uprzednio miejsce.

Jak usprawnić wydruki

Niezależnie od wprowadzenia elektronicznego obiegu dokumentów, firma nadal będzie potrzebować sprawnego wydruku. Zazwyczaj celem optymalizacji jest zmniejszenie kosztów lub przekazanie usługi drukowania w outsourcing.

Optymalizacja w tej dziedzinie rozpoczyna się od audytu - analizy kosztów, map pomieszczeń, konfiguracji sieci i urządzeń oraz rzeczywistego wykorzystania sprzętu. Informacje te uzupełnia się o wywiad z kluczowymi użytkownikami, by znać potrzeby działów. Skompletowana informacja pozwala ekspertom przygotować założenia odnośnie organizacji biura - gdzie wykorzystuje się druk, skaner i fax, jakie możliwości powinny być dostępne (wydruki kolorowe i czarno-białe, skanowanie, wysyłanie i odbieranie faksów).