Taki wariant umów w przypadku powstania sporu rodzi wiele problemów związanych z określeniem, kto odpowiada za niepowodzenie projektu. Jednoznaczne określenie czy niewłaściwe funkcjonowanie rozwiązania wynika z wad programu, na którego bazie zbudowano aplikację, czy też zawinił jej twórca - polski partner handlowy - jest bardzo trudne. Aby dokładnie poznać zakres praw i obowiązków nabywanych przy podpisywaniu umowy, trzeba przeczytać dokładnie wszystkie dokumenty, które składają się na kontrakt. "Producenci oprogramowania w proponowanych przez nich projektach umów, w ich części prawno-handlowej, starają się unikać podania opisu oprogramowania, nie mówiąc o specyfikacji jego podstawowych właściwości. Bywa, że odsyłają w tym zakresie w całości do dostarczanej wraz z oprogramowaniem dokumentacji. Dlatego aby można było powiedzieć, jakie jest znaczenie prawne gwarancji udzielonych na oprogramowanie, często trzeba dokładnie przeanalizować część techniczną umowy, a nawet i dokumentację oprogramowania. Prawnik musi się tutaj wykazać przynajmniej podstawową wiedzą informatyczną" - mówi Jerzy Skrzypowski, mecenas z kancelarii prawnej Baker & Mackenzie w Warszawie. Tajemnicą poliszynela jest to, że dokumentacja techniczna towarzysząca oprogramowaniu jest pisana również przy udziale prawników. Warto o tym pamiętać - właśnie ze względu na ewentualne spory.

Co należy się za darmo

Bardzo trudnym zadaniem jest także wynegocjowanie korzystnych warunków umowy gwarancyjnej. Rozbieżność między stronami na ogół dotyczy zakresu usług świadczonych nieodpłatnie, na mocy gwarancji. Firmy informatyczne dążą do możliwie wąskiego ich zapisania, ze względu na ewentualny dodatkowy zarobek za usługi odpłatne.

Jeden z lekceważonych elementów umowy stanowią zagadnienia związane z warunkami i terminami zgłaszania wad oprogramowania. Klienci na ogół akceptują propozycje firm informatycznych, dotyczące warunków i terminów, po których wykonany program jest przyjęty bez zastrzeżeń. Zgadzają się na skrócenie okresu przyjęcia dzieła programu poniżej ustawowych, wynikających z prawa autorskiego, 6 miesięcy. Zgoda na takie warunki działa na niekorzyść odbiorców towarów i usług. W przypadku skomplikowanych systemów informatycznych wykrycie wszystkich poważniejszych błędów i usterek zajmuje często znacznie więcej niż pół roku.

Wyjaśnić wszystko do końca

Rozpoczynając negocjacje z firmami informatycznymi, trzeba zdawać sobie sprawę, że jest to trudny partner, doświadczony w podpisywaniu podobnych umów i kontraktów, zatrudniający prawników biegłych w tej problematyce. Dlatego jest bardzo ważne, aby na wszystkich etapach negocjacji w tworzone dokumenty miał wgląd własny prawnik, który potrafi umiejętnie ocenić i poinformować swojego klienta o wszelkich istotnych następstwach proponowanych postanowień.

Przed podpisaniem umowy należy najpierw dokładnie sprawdzić potencjalnego kontrahenta, jego wcześniejsze kontakty z firmami podobnych branż. Nawet najlepsze referencje nie zapewnią co prawda powodzenia projektu, choćby ze względu na zmiany personalne zachodzące w firmach, ale pomogą wyeliminować najmniej poważnych oferentów. W interesie zamawiającego leży także zadbanie o umieszczenie w umowie możliwie szczegółowych zapisów dotyczących funkcji zamawianego produktu czy dokładnej specyfikacji i warunków wykonywania usługi. Wtedy znacznie łatwiejsze stanie się także stwierdzenie, czy wykonanie umowy odzwierciedla wynegocjowane założenia rozwiązania. "Na pewno podczas negocjacji należy unikać niedopowiedzeń, kiedy pewne sprawy pozostają nieokreślone" - mówi Jerzy Hołyst, dyrektor centrum teleinformatyki w Ciechu w Warszawie. - "Takie milczenie można odczytać zarówno jako akceptację, jak i dezaprobatę pewnych warunków umowy".

Po co czekać

W umowie należy uwzględnić także pewne mechanizmy zabezpieczające strony na wypadek sporów. Nie warto liczyć tu na sądy państwowe - samo oczekiwanie na wyznaczenie terminu pierwszej rozprawy trwa co najmniej rok - w Warszawie nawet dłużej, a na wyrok można czekać trzy i więcej lat. Trzeba w związku z tym wynegocjować inne sposoby rozwiązania ewentualnych sporów. Najlepszym sposobem wydaje się zapisanie w umowie klauzul arbitrażowych. Należy tutaj rozróżnić arbitraż techniczny i handlowy. Zadaniem tego pierwszego jest rozstrzygnięcie powstałych problemów technicznych. Arbitraż taki polega na tym, że kontrahenci wspólnie, już w kontrakcie, ustalają niezależny podmiot, który w razie potrzeby rozsądzi spór. Do orzeczenia eksperta technicznego strony zobowiązują się zastosować dobrowolnie. Arbitraż handlowy powinien z kolei zapewnić rozstrzygnięcie sporu prawnego, np. ustalenie wysokości należnego odszkodowania. Arbitraż handlowy - zwany inaczej sądem polubownym - ma w Polsce jeszcze XIX-wieczne tradycje. W Polsce istnieje też wiele stałych, renomowanych sądów arbitrażowych, np. Sąd Arbitrażowy przy Krajowej Izbie Gospodarczej w Warszawie.

"Dobrze zredagowane klauzule arbitrażowe to możliwość szybszego i tańszego rozstrzygnięcia poważnego sporu. Międzynarodowe konwencje arbitrażowe, których stronami są Polska i większość krajów uprzemysłowionych, zapewniają wykonalność tak zapadłych wyroków za granicą, czego nie można powiedzieć o wyrokach sądów państwowych. Ponadto arbitraż zapewnia postępowanie jednoinstancyjne i prywatne, tzn. bez wokandy i publiczności, przez arbitrów - specjalistów" - mówi mecenas Jerzy Skrzypowski. - "Warto korzystać z sądownictwa arbitrażowego także w stosunkach krajowych, zwłaszcza w tak skomplikowanej materii, jak umowy związane z oprogramowaniem".

Dodatkowym mechanizmem, często stosowanym przez koncerny zagraniczne, jest umieszczenie w umowie zapisu o tzw. eskalacji. Spór od momentu zaistnienia jest wewnętrznie rozpatrywany na coraz wyższych szczeblach decyzyjnych przez same strony, co przynajmniej teoretycznie powinno ułatwić jego rozwiązanie. Mechanizm ten nie wyklucza celowości zamieszczenia klauzul arbitrażowych.

Wszystkie klauzule dotyczące rozstrzygania sporów mogą tylko skrócić i ułatwić ich rozwiązanie. Najlepiej, by spory w ogóle nie powstawały. Na pewno warto jednak zmniejszyć ryzyko ich pojawienia się, a to może zapewnić tylko dobrze skonstruowana i pozbawiona niejasności umowa, z której wynika zakres kompetencji i odpowiedzialności stron.