Obecnie PKN ma kilka systemów informatycznych, które wspomagają zarządzanie organizacją w różnych obszarach działania. „Mamy system, który jest dedykowany dla organizacji prowadzącej prace normalizacyjne, mamy system SAP, w którym wyróżniamy części odpowiedzialne za płace, kadry oraz systemy informatyczne odpowiedzialne za politykę bezpieczeństwa, sklep internetowy, telekonferencje, obieg dokumentów” – wylicza Jolanta Kochańska. „Za dwa lata powinniśmy stać się organizacją, która będzie pracowała tylko w środowisku elektronicznym” – dodaje.

Rosnąca liczba systemów informatycznych wspomagających efektywną pracę PKN, a co za tym idzie rosnąca liczba spraw związanych z obsługą IT, zmusiła PKN do uporządkowania również tej części organizacji. „Wdrażany jest obecnie system zarządzania usługami IT według normy ISO 20000, którego założeniem jest sprowadzenie działu IT do roli usługodawcy, a pozostałych działów korzystających z jego pomocy do roli klienta. W ramach tego systemu ma miejsce m.in. budżetowanie i rozliczanie kosztów, zgłoszenia incydentów, zarządzanie problemami i zarządzanie relacjami z klientem” – wyjaśnia Jolanta Kochańska.

Natomiast przy realizacji dużych projektów PKN wykorzystuje od niedawna metodykę Prince2, którą cechuje podejście procesowe do zarządzania projektem. „Wdrożenie metodyki Prince2 zostało nam w pewnym sensie narzucone przez sytuację, w której się znaleźliśmy. Robiliśmy na raz kilka projektów informatycznych i musieliśmy sobie z tym poradzić. Wdrożenie tej metodyki było tak naprawdę jedynym rozwiązaniem” – tłumaczy Kochańska.

Jak udaje się w Polskim Komitecie Normalizacyjnym wdrażać kolejne systemy zarządzania oparte na niestandardowych, jak na polską administrację, metodach działania oraz z powodzeniem wdrażać kolejne systemy informatyczne? Po raz kolejny podkreślana jest rola wyższej kadry zarządzającej. „Kluczową rolę odegrała tu osoba zarządzająca jednostką. Nie od dzisiaj wiadomo, że jedną z głównych zasad zarządzania jest przywództwo. Jeżeli kierownictwo nie jest nastawione na to, żeby system działał, to on nie będzie działał” – zauważa Jolanta Kochańska.

Zwraca też uwagę, że dużym problemem w polskiej administracji są częste zmiany na wysokich stanowiskach wśród kadry zarządzającej, co na pewno utrudnia efektywne wdrożenie jakiegokolwiek systemu zarządzania. „Wdrożenie wymaga bowiem perspektywicznego patrzenia na rozwój organizacji” – podkreśla Jolanta Kochańska. Jej zdaniem, niezwykle ważna jest też rola ludzi tworzących zespół pracowniczy czy projektowy. Ludzi, którzy wymagają odpowiedniego dowartościowania, przeszkolenia oraz właściwego systemu motywacji.