Zmiana na papierze

Inaczej do sprawy podeszło Ministerstwo Infrastruktury, które w 2006 r. podjęło próbę zdefiniowania problemów, jakie wpływały na brak efektywności zarządzania jednostką. Winowajcę problemów zidentyfikowano w dotychczasowym regulaminie organizacyjnym ministerstwa i zauważono, że niezbędne jest zastosowanie w MI nowych metod zarządzania. „W 2006 roku Ministerstwo przyjęło strategię, której założenia były zgodne z zasadami nowych metod zarządzania, to znaczy: wyznaczanie celów, zarządzanie finansami, wyznaczanie standardów, nowoczesne zarządzanie zasobami ludzkimi, zorientowanie na wyniki. Strategia ta miała przynieść za sobą konkretne działania, tj. zmiany strukturalne, wprowadzenie zarządzania procesowego oraz zainicjowanie narzędzi rozwoju zawodowego pracowników i rozwoju organizacyjnego” – mówi Katarzyna Szarkowska, Dyrektor Generalny w Ministerstwie Infrastruktury. „W 2007 roku został opracowany i wdrożony w Ministerstwie Infrastruktury nowy, oparty na wspomnianej strategii regulamin, postrzegany magicznie jako źródło efektywności pracy urzędu” – dodaje Katarzyna Szarkowska.

Czy jednak sama zmiana regulaminu może zapewnić organizacji wzrost efektywności? Jolanta Kochańska, Zastępca Prezesa Polskiego Komitetu Normalizacyjnego (PKN), która odpowiadała za wdrożenie w PKN kilku systemów zarządzania oraz systemów informatycznych mających usprawnić pracę organizacji, zwraca uwagę, że wdrożenie systemu zarządzania należy rozpocząć od identyfikacji procesów występujących w jednostce, a dopiero później można do tych procesów dostosowywać strukturę organizacji i regulamin. „Jeżeli nie zidentyfikuje się procesów, które często przebiegają w poprzek organizacji, to sama zmiana organizacyjna nic nie wniesie, nie da żadnych korzyści. Należy najpierw zidentyfikować proces, zidentyfikować co w wyniku tego procesu ma powstać, jakie ma mieć właściwości i jak się ten proces mierzy, a dopiero do tego dostosowywać strukturę organizacyjną” – tłumaczy Jolanta Kochańska.

Według rzeczywistych potrzeb

Polski Komitet Normalizacyjny został zmuszony do zmiany organizacji pracy, kiedy przed wejściem Polski do Unii Europejskiej musiał dostosować istniejące w naszym kraju normy do ustawodawstwa unijnego. Ogrom pracy, jaką trzeba było wtedy wykonać, zmusił instytucję do wprowadzenia pewnych zmian. Wcześniej, jak przyznaje Jolanta Kochańska, PKN wdrożył system zarządzania jakością według certyfikatu ISO 9001, nie będąc w pełni przekonanym o jego celowości. Dopiero w sytuacji rzeczywistego zapotrzebowania, decyzje osób zarządzających jednostką sprawiły, że system został dostosowany do specyfiki organizacji i działa, pozwalając określać cele strategiczne i stosować w ich osiąganiu podejście procesowe. „Dzięki odpowiedniemu zdefiniowaniu projektów, w naszej organizacji nie ma odpowiedzialności hierarchicznej, wydziałowej, odpowiedzialność dotyczy tylko realizacji poszczególnych projektów, co jest szczególnie ważne w przypadku, gdy procesy przebiegają w poprzek struktury organizacji, co ma miejsce w PKN” – uważa Jolanta Kochańska. Ponadto Polski Komitet Normalizacyjny dąży do informatyzacji wszystkich procesów, które w nim funkcjonują.