T.B.: Duże organizacje często nie zdają sobie sprawy ze struktury swoich kosztów, trudno więc jest oceniać, jak rozwiązania informatyczne mogą wpływać na ich zmniejszenie. Nikt tego w zasadzie nie mierzy. I czasem lepiej wyedukowani informatycy zaczynają stawiać stronie biznesowej pytania: spróbujcie nam powiedzieć, ile to dziś zajmuje, ile to normalnie kosztuje, wówczas my wam powiemy, ile to może kosztować po zastosowaniu informatyki. I stronie biznesowej trudno jest znaleźć na te pytania odpowiedzi, bo jest po prostu nie przygotowana do takiej oceny swojej działalności.

M.G.: Istnieje też kilka innych aspektów tego zjawiska. Po pierwsze, nadal rzadko zadawane jest pytanie, czemu ma służyć informatyka w biznesie. Po drugie, nawet jeśli analizowane są koszty zakupu rozwiązań informatycznych, rzadko analizowane są koszty ich utrzymania. Po trzecie, nie bierze się pod uwagę zjawiska transferu kosztów. Gdzieś - dzięki rozwiązaniom informatycznym - koszty są obniżane, ale gdzie indziej ulegają podwyższeniu, co również powinno zostać uwzględnione w całym rachunku. Brakuje ludzi, którzy dysponują wiedzą pokrywającą więcej niż jeden obszar organizacji i potrafią dostrzec te zależności.

T.B.: A czasem po prostu nikt nie pyta o koszty. Firmy bardzo innowacyjne i konkurencyjne chcą prowadzić swój biznes szybciej i lepiej niemal za wszelką cenę.

Czy na informatykę wydaje się za dużo?

M.G.: Dział IT bywa czasem małym księstwem w firmowym królestwie. Jeśli książę jest człowiekiem ambitnym, koszty informatyki mogą być za wysokie, informatyka będzie za dobra w stosunku do potrzeb. Bez ustalenia konkretnego modelu wydatków i korzyści oraz obiektywnych kryteriów sukcesu skazujemy się na niemerytoryczne argumenty ambitnych książąt.

T.B.: Jeśli patrzymy na proces budżetowania w organizacjach jako na pewną grę, odpowiedź może być twierdząca. Jeśli mamy do czynienia z organizacją, która osiągnęła już pewien poziom dojrzałości, gdzie menedżerowie różnych obszarów komunikują się ze sobą, wspólnie dyskutując systemowe spojrzenie na organizację, raczej nie. Z drugiej jednak strony, rozważając wydatki na informatykę rozmawiamy o kosztach na poziomie kilku procent przychodów całej organizacji. Na świecie średnio wydaje się na informatykę 3,5% przychodów firmy. Prezes zarządu, widząc budżet działu IT i budżet marketingu czy produkcji, rozkłada priorytety odpowiednio do ich wielkości. Sprawa efektywności działań podejmowanych przez informatyków jest kwestią naprawdę marginalną w wielu organizacjach.

Dopóki więc wydatki na informatykę nie przekroczą progu np. 7%, nie ma w ogóle o co kruszyć kopii?

T.B.: 3,5% może decydować o przeżyciu organizacji, taka jest w tej chwili rzeczywistość gospodarcza. Aby rozmowa o zwrocie z inwestycji miała sens, organizacje muszą osiągnąć pewną dojrzałość. Zarząd firmy powinien zdać sobie sprawę, jaką rolę może odegrać technologia, i odejść od postawy "3,5% w budżecie - nie mamy o czym rozmawiać". Informatycy natomiast powinni wyzbyć się przekonania, że są najważniejsi i jak tylko odłączą jeden najważniejszy wyłącznik, to cała organizacja stanie.