Rozmowa z Wojciechem Paterem, dyrektorem ds. przygotowania produkcji w Mostach-Łódź

Wdrożenie systemu ERP to zawsze duże przedsięwzięcie, angażujące całą organizację. Jakie korzyści z wdrożenia odczuli Państwo najbardziej? Czy Pana zdaniem rekompensują one poniesione nakłady czasu i środków?

Tak, było to chyba najtrudniejsze przedsięwzięcie organizacyjne, które podjęliśmy w ostatnich latach. Pewnie tym trudniejsze, że znamy się na mostach, a nie na systemach ERP. Dla mnie wyznacznikiem przydatności systemu są opinie pracowników. Przyznaję, kiedyś zwątpiliśmy i zastanawialiśmy się, czy nie przerwać korzystania z IFS Applications. Na czas nie było wyników finansowych. Pojawiało się też wiele innych problemów. Nie wyobrażaliśmy sobie jednak powrotu do starych programów, mimo ówczesnych trudności. Myślę, że jak wszystko poukładamy, odpowiedź na ostatnie pytanie będzie twierdząca.

Na czym polegały problemy organizacyjno-ludzkie? Jak je rozwiązano? Jak ocenia Pan zaangażowanie przyszłych użytkowników w proces wdrożenia?

Po pierwsze, wdrożenie prowadziliśmy nie zwalniając nikogo z dotychczasowych obowiązków. Wymagało to sporego poświęcenia od pracowników. Najgorsze były pierwsze miesiące po uruchomieniu IFS Applications. Atmosfera wśród pracowników była napięta. Pojawiały się wzajemne pretensje - ktoś zapomniał lub źle wprowadził dane, a ktoś inny nie mógł z tego powodu pracować, podczas gdy firma musiała dalej funkcjonować. Po kilku miesiącach, gdy wszyscy powiedzieli sobie to, co mieli do powiedzenia, sytuacja zaczęła wracać do normalności.

Jakie są plany rozwoju funkcji systemu na najbliższe miesiące?

Panujemy usprawnić działanie modułu projekt i dystrybucja. W związku z tym będą dodatkowe nakłady finansowe. Planujemy też zatrudnić kilku dodatkowych specjalistów związanych z obsługą systemu IFS. Jest to konieczne m.in. ze względu na trwające zmiany organizacyjne.

Na jakie niezauważone wcześniej aspekty zwróciłby Pan uwagę, gdyby musiał Pan ponownie nadzorować projekt wdrożenia tej klasy systemu?

Myślę, że mocniej przyjrzałbym się kosztom i możliwościom ewentualnych modyfikacji systemu w przyszłości. Zastanowiłbym się również czy nie przeprowadzać wdrożenia w kilku etapach. Robienie wszystkiego "na raz" to olbrzymi wysiłek.

Dla COMPUTERWORLD komentuje Marcin Taranek, prezes zarządu IFS Poland

Oczekiwania przedsiębiorstw, zwłaszcza w momencie, kiedy trzeba szczególnie ostrożnie szacować inwestycje, stają się coraz bardziej sprecyzowane. Firmy poszukują systemów posiadających kompleksową funkcjonalność, która ma służyć przez wiele lat. W momencie, gdy dostrzegają potencjalne zagrożenie płynności i wysokich kosztów kapitału, system ERP, który pozwoli uwolnić zapasy finansowe zamrożone w magazynach, polepszyć ściągalność należności, a także zaplanować optymalne wykorzystanie zasobów produkcyjnych, może okazać się dobrą inwestycją. W przypadku firm z branży konstrukcyjno-budowlanej szczególnie istotne jest zarządzanie procesami zachodzącymi na budowie. Poza tym - gdy przedsiębiorstwo zajmuje się również działalnością produkcyjną, np. wytwarza stalowe lub betonowe elementy konstrukcyjne - w ramach systemu ERP może wykorzystywać narzędzia optymalizujące harmonogramy produkcyjne, precyzyjnie obliczać planowany koszt wytworzenia wyrobu i kontrolować marżę.

Na sukces wdrożenia systemu ERP składa się zarówno praca wykonywana przez dostawcę rozwiązania, jak i klienta. Dlatego tak ważna jest ścisła współpraca między nimi na każdym etapie. Rolą dostawcy jest takie moderowanie zadaniami, które trzeba wykonać w projekcie, aby było ono realizowane przez cały zespół projektowy zgodnie z wcześniej przyjętymi założeniami. Ważne jest również szybkie identyfikowanie zagrożeń. Dostawca powinien również umiejętnie przekazywać metodykę pracy i procesowe podejście do wdrożenia.