Liczenie oszczędności
-
- Przemysław Gamdzyk,
- 26.08.2002
Mit: Warunkiem koniecznym do obniżenia współczynnika TCO jest wprowadzanie nowych technologii.
Prawda: Nie można mylić obniżania TCO z implementacją nowinek, które pozwolą na wdrożenie nowych praktyk biznesowych. Co więcej, nowa technologia może często zwiększyć koszt posiadania informatyki. Niektóre rozwiązania (np. komputery NC czy Zero Administration Windows) są wprawdzie z założenia oferowane jako narzędzia służące do obniżenia współczynnika TCO, lecz tak naprawdę są jedynie środkiem do wprowadzenia scentralizowanej administracji IT. Chodzi tu o nowe schematy organizacyjne, a nie nową technologię, której rola w tym przypadku jest wtórna.
Mit: TCO przydaje się jedynie do oceny aktualnie posiadanej infrastruktury.
Prawda: TCO powinno być narzędziem pozwalającym na przewidywanie, jakie całkowite koszty będą ponoszone w związku z wprowadzeniem nowych rozwiązań czy platform (jeśli nie oznaczają one całkowitej rewolucji technologicznej czy organizacyjnej). Wobec mnogości dostępnych rozwiązań TCO powinno umożliwić wybór najbardziej opłacalnego.
Mit: TCO jest wyspecjalizowanym narzędziem pomocnym w podejmowaniu technologicznych decyzji w obszarze IT.
Prawda: Informacje tylko o kosztach technologicznych są niewystarczające. Trzeba brać pod uwagę działanie użytkowników, tj. wzorce ich zachowań i pracy z określoną technologią. Na przykład zastosowanie przenośnych komputerów: czysto technologiczna analiza TCO oczywiście wykaże, że w stosunku do komputerów stacjonarnych nie tylko kupno, ale również utrzymanie sprzętu przenośnego jest znacznie droższe i teoretycznie powinno być opłacalne jedynie w przypadku rzeczywiście mobilnych użytkowników. Błędem byłoby jednak oparcie decyzji tylko na takich przesłankach, należy bowiem wziąć pod uwagę także inne korzyści. Pracownicy mogą być bowiem bardziej produktywni dzięki wykorzystaniu sprzętu mobilnego, nawet jeśli nie podróżują, a zabierają komputer jedynie do pracy w domu.
Mit: Dla każdej firmy najlepszym wyborem będzie platforma technologiczna o najniższym współczynniku TCO.
Prawda: Rozwiązania charakteryzujące się najniższym współczynnikiem TCO (np. komputery sieciowe NC) wcale nie będą najlepsze we wszystkich zastosowaniach. Technologia, zwłaszcza na poziomie użytkownika, musi być dostosowana do wymaganej funkcjonalności biznesowej (w przypadku NC platforma ta ma istotne ograniczenia i nie sprawdzi się w zastosowaniach, gdzie są wymagane duża elastyczność i sprawność).
Źródło: Gartner Group
Analiza TCO pozwala na zbudowanie modelu rozkładu rzeczywistych kosztów użytkowania informatyki w firmie, który to model można później parametryzować i zmieniając określone parametry patrzeć, jak zmieniają się wyniki. Przygotowanie takiego modelu jest długotrwałym i kosztownym zadaniem, ale gdy już on powstanie, przeprowadzenie symulacji jest tanie i szybkie.
Analiza TCO pomaga również działowi informatyki w firmie. Menedżerowie biznesowi na ogół nie wierzą, że koszty projektów są takie, jakie podaje im dział IT. Choć doświadczenie, wiedza o rynku i znajomość tematu, w szczególności wiedza o tym, jak trudną sprawą jest integracja nowego elementu z działającym już w firmie środowiskiem informatycznym, pozwala kierownictwu IT często dość dobrze określić rzeczywiste wydatki. Działom biznesowym mogą się one jednak wydać (zazwyczaj) wygórowane. Rzetelna analiza TCO, poparta autorytetem zewnętrznej firmy, potrafi jednak przekonać menedżerów.
Granice działania
Przy posługiwaniu się modelami statystycznymi istotna jest oczywiście wiedza o mechanizmach statystycznych. Szczególnie ważna jest kwestia typowego odchylenia wyników, tak by uwzględniać wartości w pesymistycznym i optymistycznym wariancie odchodzenia od wyników oczekiwanych. "Jest to element modelów Gartnera, pewnej wiedzy tajemnej. Bez tego trudno ocenić, czy warto coś robić w granicach błędu statystycznego" - mówi Tomasz Byzia. Obecnie dostępne modele Gartnera bynajmniej nie obejmują całości zagadnień. Na macierzy obrazującej adekwatność posiadanych modeli w obszarze zastosowań biznesowych i infrastruktury teleinformatycznej widać wiele białych plam, mało jest modeli obejmujących szczegółowo dany obszar. Gartner wciąż stara się tę macierz rozbudowywać i wypełniać.
