Do końca br. zainstaluje się według wszelkiego prawdopodobieństwa 2,5-3 razy więcej oddzielnych systemów wideokonferencyjnych niż sprzedano w ub.r. Z tego aż 90% stanowić mają systemy przenośne. Jednak już pod koniec br. trzeba będzie wprowadzić nowe podziały i definicje - na rynek wejdą wtedy nowe rodzaje sprzętu: urządzenia mniejsze, łatwiejsze w instalacji i tańsze od dzisiejszych, które obecny model podziału na systemy stacjonarne i przenośne zmienią nie do poznania. Nikt nie będzie musiał kupować drogiego wyposażenia sal konferencyjnych, gdy za niższą cenę będzie można nabyć systemy biurkowe, oferujące taką samą jakość przekazu dźwięku i obrazu. Gartner Group radzi wstrzymać się do końca roku z decyzją o zakupach, jeśli nie ma ku temu absolutnie pilnej potrzeby - chyba że (mało prawdopodobne, lecz możliwe) dzisiejsza inwestycja ma szansę zwrócić się już po kilku miesiącach.

Zastosowania

Możliwe jest wielorakie zastosowanie sprzętu wideokonferencyjnego - do każdego z nich pożądane są inne charakterystyki techniczne i jakość ogólna sprzętu.

- Konferencje improwizowane i łączność w czasie sytuacji kryzysowych. Przy tego rodzaju zastosowaniach potrzebna jest wysoka niezawodność i łatwość dostępu do urządzeń. Ponadto wymagana jest możliwość rozbudowy toru dźwiękowego.

- Zarządzanie. Aby wideokonferencje dobrze służyły zarządzaniu, powinien być spełniony wymóg łatwej prezentacji firmowych dokumentów - tekstowych i graficznych (np. wykresów), ogólna łatwość obsługi i wysoka jakość dźwięku (minimalne opóźnienia, szerokie pasmo akustyczne, możliwość jednoczesnej transmisji w obu kierunkach). Jakość obrazu w tym zastosowaniu ma mniejsze znaczenie.

- Narady techniczne. Kierownicy, dla których możliwość organizowania konferencji technicznych ma znaczenie priorytetowe, wskazywali na konieczność wspierania opcji współdzielenia dokumentów elektronicznych. Takie funkcje, jak możliwość oglądania tych samych obrazów na ekranach współpracujących komputerów i współdzielenia danych, charakterystyczne są dla działalności, zwanej ostatnio "konferencje przy biurkach" (desktop videoconferencing lub data conferencing).

- Sprzedaż i działalność rynkowa. W tej gałęzi na wideokonferencjach nie sprzedaje się nic bezpośrednio, ale używa się ich do szerokiego wsparcia działalności handlowej. Pierwszoplanowym wymogiem jest tu doskonała jakość dźwięku.

- Rekrutacja. Tu z kolei ważniejsza jest jakość obrazu; istotne jest też zapewnienie minimalnych opóźnień na łączach.

- Nauczanie na odległość. Jakość toru audio jest czynnikiem najważniejszym, konieczna jest też duża moc wzmacniaczy akustycznych, gdyż lekcje odbywają się często w dużych salach. Wymagana jest także możliwość łatwej elektronicznej obróbki ćwiczeń wykonywanych przez studentów w klasie, np. robienia poprawek i notatek.

Przeszkody

W świecie wideokonferencji nie wszystko jest takie różowe, na jakie wygląda. Na pierwszym miejscu wymienianych kłopotów ankietowani i administratorzy jednogłośnie umieścili trudności w logistyce organizacji spotkań. Okazało się, iż nie jest wcale łatwo zgrać wszystkie terminy i umówić wszystkich uczestników w tym samym czasie, w sytuacji gdy zaangażowane w przedsięwzięcie są więcej niż dwie lokalizacje.

Wiele instytucji nie ma dobrze działającego wewnętrznego systemu rezerwacji czasu, polityka udostępniania pomieszczeń konferencyjnych również pozostawia wiele do życzenia. Występują też kłopoty z zapewnieniem dostępności odpowiednich łączy w odpowiednim czasie ze strony firm dostarczających usługi telekomunikacyjne.

Wielu respondentów narzekało zwłaszcza na jakość świadczonych im usług sieciowych: dostępność połączeń w sytuacjach nagłego zapotrzebowania (sytuacje kryzysowe), obawy co do należytego bezpieczeństwa transmisji i zapewnienia ochrony danych. Zdarzyło się, że w czasie poufnej konferencji na wysokim szczeblu na ekranach ukazała się sala konferencyjna zupełnie obcej organizacji, ponieważ uczestnicy o mało nie ulegli totalnej panice, gdy firma zapewniająca łączność pomyliła przełączniki.