1. Prezentacja oferenta, w tym zakres działania firmy i jej historia.

2. Czy oprogramowanie spełnia wymagania przedsiębiorstwa? Zweryfikowana zgodność funkcjonalności oprogramowania oferowanej aplikacji z wymaganiami podanymi w zapytaniu ofertowym. Dodatkowo można sięgnąć po materiały porównawcze, np. publikowane corocznie dla rynku polskiego przez Computerworld i CXO.

3. Jaka jest wiarogodność oferenta (referencje, sytuacja finansowa, kadra konsultantów itp.). W tym wypadku nie należy dać się uwieść magii nazwy dostawcy. Znane są wypadki dużych uchybień, wręcz szalbierstw popełnianych w kraju przez firmy wielce szacowne i cenione na świecie. Niestety, nie są to tylko historie z przeszłości. Warto zapytać, do kiedy będzie przez dostawcę obsługiwana oferowana nam wersja oprogramowania? Lepiej uniknąć zakupu wersji oprogramowania bez obsługi serwisowej lub takiego, dla którego obsługa ta wkrótce wygaśnie i będziemy zmuszeni do poniesienia kolejnych, znacznych kosztów na wdrożenie tzw. uaktualnienia nowej wersji oprogramowania.

4. Zestaw niezbędnych dokumentów:

- aktualny wypis z właściwego rejestru sądu lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,

- zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami,

- zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami na ZUS,

- oświadczenie, że oferent zapoznał się z zakresem usług objętych niniejszym dokumentem i że proponowany zakres funkcjonalny spełnia podane wymagania,

- dane oraz telefony osób, z którymi można kontaktować się w sprawie oferty.

5. Udokumentowane referencje w kraju (4 - 5 reprezentatywnych):

- Nazwa i adres przedsiębiorstwa, rodzaj działalności,

- Zakres wdrożenia (udział w %): finanse, logistyka, obsługa projektów - produkcji jednostkowej, planowanie i sterowanie produkcją, specyficzne wymagania przedsiębiorstwa, inne,

- osoba mogąca udzielić informacji (imię i nazwisko, stanowisko, telefon).

6. Prezentacja kosztów oprogramowania i kosztów wdrożenia. Poniżej podano przykładowe zestawienia, do których dane powinni dostarczyć potencjalni dostawcy.

Oprócz tego należy podać możliwości finansowania przedsięwzięcia (płatności odroczone, kredyt kupiecki, leasing, itp.). Istotne jest też, czy proponowane jest eksploatowanie przyszłego systemu w modelu usługowym SOA lub SaaS.

7. Proponowane przez dostawcę oddzielne umowy: na dostawę oprogramowania i na udział we wdrożeniu. Umowy powinny zawierać:

- opis przedmiotu umowy określony jasno i jednoznacznie bez zbędnych ozdobników i klauzul typu "strony rozumieją, że każde oprogramowanie zawiera błędy...". Chodzi w nich o haczyk procesowy, jak coś nie będzie działać,

- usługi świadczone w ramach umowy (kompletna lista),

- jasno i jednoznacznie określone zobowiązania stron,

- jednoznaczne stwierdzenie, że oprogramowanie spełnia wymogi polskiego prawa, a w szczególności Ustawy o Rachunkowości i przepisów podatkowych,

- harmonogram realizacji i koszty,

- odpowiedzialność stron za opóźnienia i nieprawidłowości w realizacji umowy.

8. Umowa wdrożeniowa powinna oprócz tego precyzować:

- Czy firma zajmowała się wdrażaniem podobnego oprogramowania? Całkiem często zdarza się, że firma oferuje usługi wdrożeniowe nie mając w tej dziedzinie żadnego doświadczenia. Tymczasem kupując i wdrażając oprogramowanie od konkretnej firmy, klient wiąże się z nią na długie lata, korzystając z sieci serwisowej, doradztwa oraz wdrażając sukcesywnie nowe wersje oprogramowania. Istotne jest, czy producent oprogramowania prowadzi ciągłe prace rozwojowe.

- Kwalifikacje zaangażowanych konsultantów i zakres ich prac.

- Zakres prac, ich harmonogram, sposób prowadzenia i pracochłonność.

- Jednoznacznie podane zobowiązania zleceniodawcy i zleceniobiorcy za realizację poszczególnych etapów prac.

- Stosowana metodyka prac wdrożeniowych.

9. Właściwie przygotowane zapytanie ofertowe pozwala na jednolitą ocenę napływających ofert, które powinny zawierać ogólną prezentację oprogramowania, oferenta i usług:

- Opis funkcjonalny oferowanego oprogramowania, w tym sprawdzenie, czy oprogramowanie spełnia nasze wymagania. Zweryfikowana zgodność funkcjonalności oprogramowania oferowanej aplikacji z wymaganiami w zapytaniu.

- Opis stosowanej metody wdrażania systemu i stosowane narzędzia.

- Inne informacje uznane przez oferenta za ważne i mogące mieć wpływ na jego wybór. Przykładowo - w razie sporów prawnych - odpowiednio duży kapitał gwarantuje wypłacalność, a oprócz tego trudniej jest takiej firmie zniknąć z rynku.

- Odpowiedź na pytanie, czy firma dysponuje personelem wdrożeniowym o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu? Czy zajmowała się wdrażaniem podobnego oprogramowania?