W trakcie opracowania analizy biznesowej istotną sprawą jest wzięcie pod uwagę wielkości przedsiębiorstwa i jego charakteru, a w szczególności:

- Czy firma jest duża, średnia lub mała, jeśli chodzi o wielkość obrotów i zatrudnienie? Jaki jest stopień komplikacji działania przedsiębiorstwa? - rzutuje to na koszt i stopień komplikacji przyszłego oprogramowania.

- Jaka jest jej struktura prawna, czy jest to firma jedno-, czy wielozakładowa? - wpływa to na potrzebę obsługi wielozakładowości finansowej i logistycznej.

- Jaka jest sieć dystrybucji i zaopatrzenia? Czy istnieje konieczność obsługi łańcucha dostaw?

- Na ile są złożone i rozbudowane relacje z klientami i czy konieczne jest stosowanie rozbudowanego systemu CRM?

- Jakie typy produkcji dominują - na zamówienie indywidualne, mało-, średnioseryjne, czy jest to produkcja powtarzalna? Czy jest to produkcja dyskretna, czy o charakterze procesowym?

- Jakie metody będą stosowane do usprawniania organizacji w przedsiębiorstwie? Typowe z nich to: sześć sigma, oszczędna organizacja (Lean Management), teoria ograniczeń TOC (Theory Of Constraints). Czy będzie prowadzony odrębny projekt usprawniania organizacji lub obsługi zaawansowanych technik sterowania jakością?

Nagminnie występującą chorobą jest panująca w przedsiębiorstwach opinia, że "my jesteśmy wyjątkowi" i system IT trzeba dostosować do naszych zwyczajów i obecnych potrzeb. Należy przyjąć jako oczywiste, że oprogramowanie współczesnych systemów ERP jest opracowywane z wykorzystaniem najnowszej wiedzy z zakresu organizacji i budowy systemów IT. Systemy te nastawione są na obsługę procesów gospodarczych w firmie lub szerzej, w zintegrowanym łańcuchu dostaw. Próba daleko idącego dostosowywania ich do tzw. specyfiki przedsiębiorstwa jest to typowe szkodnictwo u siebie, za własne pieniądze. Przypomina to przerabianie fraka na siermięgę. Z reguły właściwie dobrany system IT powinien obsłużyć nie mniej niż 80% potrzeb systemu informacyjnego przedsiębiorstwa. Pozostałe 20% trzeba będzie obsłużyć indywidualnie, a prawie zawsze okazuje się, że dla części z nich ich obsługa ma marginalne znaczenie dla przedsiębiorstwa.

Ktoś w przedsiębiorstwie podejmuje decyzje finansowe związane z informatyką. Jest to zwykle naczelne kierownictwo w oparciu o opinie kierownictwa wyższego i średniego szczebla. Istotne jest, aby wszystkie te osoby przynajmniej w ograniczonym zakresie miały ten sam zasób informacji i pojęć niezbędnych do podejmowania decyzji, a następnie oceny stanu realizacji poszczególnych działań. Dlatego pożądane jest przeprowadzenie wstępnego szkolenia kadry kierowniczej z zakresu współczesnych metod zarządzania z wykorzystaniem IT. Chodzi w zasadzie o standaryzację wiedzy.

W jaki sposób można znaleźć potencjalnych dostawców oprogramowania i związanych z nim usług? Właściwą metodą jest przygotowanie zapytania ofertowego i rozesłanie go do wybranego wstępnie grona dostawców (więcej w ramce na str. 18). Na podstawie oceny ofert, które napłynęły i ewentualnie zebrane dyskretnie opinie tworzona jest tzw. krótka lista 2-3 oferentów. Teraz następuje faza negocjacji z nimi. W trakcie tych negocjacji istotną rolę odgrywają, poza parametrami technicznymi, warunki handlowe. Wreszcie następuje podpisane umowy na dostawę oprogramowania i jego konserwację, usługi wdrożeniowe i eksploatacyjne. Rola w tym dobrze przygotowanego zapytania jest nie do przecenienia...