Nie ma możliwości wyeliminowania ww. kłopotów. Można je jednak zmniejszyć tak tworząc system, aby był on podatny na zmiany. Mechanizmy zmian funkcji i struktury systemu muszą być wbudowane w system i przewidziane już w najwcześniejszych stadiach tworzenia projektu. W interesie producenta oprogramowania leży dostarczenie użytkownikowi mechanizmów do dokonywania zmian we własnym zakresie bez konieczności ingerencji informatyków. Adaptacja oprogramowania do zmieniających się warunków jest wtedy sprawą użytkownika końcowego. Wykonywana jest przez ludzi podejmujących decyzje merytoryczne i może być wykonana szybko. Mechanizmy do definicji muszą być jednak na tyle proste, aby użytkownik, który nie ma przygotowania informatycznego był w stanie się nimi posłużyć. System o dużej liczbie takich mechanizmów nazywany będzie dalej

systemem definiowalnym.

Tworzenie systemów modyfikowalnych

Poniżej podane jest kilka przykładowych rozwiązań, których stosowanie pozwala na zmniejszenie kosztów pielęgnacji oprogramowania i często umożliwiających użytkownikowi modyfikację systemu bez ingerencji twórców oprogramowania. Część z tych przykładów jest banalna niemniej istnieje nadal w Polsce ogromna liczba systemów informatycznych, które nie zawierają nawet tych najprostszych rozwiązań.

Stosowanie standardów

Informatyczny system zarządzania powinien mieć architekturę otwartą pozwalającą na dołączanie do niego elementów dostarczanych przez różnych producentów. Uwaga ta dotyczy zarówno sprzętu, jak i oprogramowania. Twórcy komponentów takiego systemu muszą przewidywać, że wytwarzane przez nich elementy mają zapewniać możliwość współpracy z komponentami innych dostawców. Dotyczy to przede wszystkim stosowania standardów w zakresie struktur i procedur dostępu do danych. Dla obecnych systemów baz danych przykładem takich standardów jest model relacyjny i dostęp w języku SQL. Architektura otwarta pozwala w wypadku rozszerzenia zakresu systemu skorzystać z gotowych rozwiązań innych producentów zamiast wykonywania ich we własnym zakresie, co znacznie obniża koszty rozbudowanego systemu. System powinien być zaimplementowany w narzędziach niezależnych od konkretnych instalacji sprzętowych. Pozwala to na zminimalizowanie nakładów związanych ze zmianą platformy sprzętowej.

Integracja i unikanie nadmiarowych informacji

System powinien być zintegrowany, dane pozyskiwane w jednym miejscu muszą być widoczne w całym systemie. Wszystkie podręczniki relacyjnych baz danych zalecają unikanie przechowywania nadmiarowych danych. Umieszczenie tych samych danych w kilku miejscach bazy danych powoduje zwielokrotnienie problemów przy ich modyfikacji, grozi także utratą integralności bazy danych. Mimo znanych kłopotów z obsługą nadmiarowych danych, często zwielokrotnienie danych jest stosowane ze względów efektywności. Ważne jest, aby nadmiarowość stosować świadomie i mieć nad nią pełną kontrolę.

Parametry całego systemu - pliki konfiguracyjne

System powinien być w maksymalnym stopniu sparametryzowany. Elementy takie jak: nazwy firm, konta bankowe, liczba cyfr zaokrągleń powinny być ustawiane parametrami o wartościach przechowywanych w bazie danych i nigdy nie występować bezpośrednio w kodzie oprogramowania. Zgrupowanie parametrów w jednym miejscu, np. pliku konfiguracyjnym lub jednej tablicy w znaczny sposób ułatwia ich obsługę.