Planowanie i koordynacja

W jaki sposób zdominowanie budżetów projektów informatycznych przez koszty osobowe wpływa na szukanie oszczędności w firmach informatycznych? "Obniżanie płac i zwalnianie pracowników to droga donikąd" - jednym głosem deklarują menedżerowie. Firma może stracić znacznie więcej, gdy się okaże, że albo nie może znaleźć odpowiednich pracowników, albo wiedza tych, którzy zostali, nie jest wystarczająca do realizacji pojawiającego się zadania. Menedżerowie przyznają jednak, że kryzys w branży IT spowodował, iż fachowcy są gotowi pracować za mniejsze wynagrodzenie niż poprzednio.

Podstawą optymalizacji kosztów produkcji oprogramowania ma być przede wszystkim dobra organizacja pracy. Od właściwego zaplanowania i koordynacji procesów produkcyjnych zależy w dużej mierze, czy za te same pieniądze uda się wykonać produkt szybko i jak najlepiej.

Dobrze jest np. zawczasu wiedzieć, w jakim środowisku oprogramowanie będzie wykorzystywane przez potencjalnych klientów. Dzięki temu można w znaczący sposób ograniczyć liczbę reklamacji nadsyłanych przez klientów, które nie wpływają korzystnie na ekonomiczną stronę produkcji oprogramowania.

Im wcześniej uda się zidentyfikować błędy i problemy, tym mniej pieniędzy potrzeba będzie na późniejsze przeróbki. "Jeżeli na samym początku dobrze zdefiniuje się projekt, to można uniknąć nietrafionych inwestycji oraz niepotrzebnych kosztów" - uważa Zbigniew Rymarczyk, prezes ComArch-CDN. "Każdy projekt informatyczny jest rozpięty na trzech osiach: czas, zasoby - głównie ludzkie - i funkcjonalność. Wszystkie te elementy są ze sobą powiązane, np. chęć skrócenia czasu wymaga albo ograniczeń funkcjonalności, albo zwiększenia zasobów. Wszystko trzeba doprecyzować na początku prac nad projektem" - uzupełnia Piotr Ukowski, dyrektor Centrum Produkcyjnego CDN Klasyka/CDN Optima/CDN XL.

Zdaniem Andrzeja Krawczyka, prezesa firmy Human Dialog, olbrzymiego znaczenia nabiera wybór odpowiedniej metodologii prowadzenia projektu. "Jeżeli podejmie się złą decyzję, to koszty mogą wzrosnąć nawet pięciokrotnie" - ocenia Andrzej Krawczyk. Jego zdaniem podczas planowania bardzo ważna jest analiza danych z poprzednio realizowanych projektów.

Firma może też dużo zyskać na wspomaganiu organizacji pracy przez techniki komputerowe i systemy informatyczne. Chodzi tu zarówno o programy wspomagające zarządzanie, jak i rozwiązania techniczne wykorzystywane do obsługi - wykonywanych zazwyczaj przez pracowników - czynności. Duże korzyści mogą wynikać ze stosowania systemów obiegu dokumentów, wspomagających realizację projektu, automatyzujących przepływ pracy, czuwających nad wyznaczaniem zadań. "Szum informacyjno-organizacyjny destabilizuje pracę, a tym samym powoduje zwiększanie kosztów" - uważa Andrzej Krawczyk. Dobrze dobrany system umożliwia automatyczną koordynację wielu zadań i procesów, monitorowanie przebiegu pracy czy omijanie blokad komunikacyjnych. Na podstawie wprowadzonych na początku projektu założeń każdy członek zespołu otrzymuje listę zadań, terminy ich wykonania i informacje niezbędne do pracy. System śledzi poszczególne etapy pracy każdego pracownika i informuje o stopniu ich zaawansowania pozostałych.

"Na rynku są dostępne dobre narzędzia do zarządzania informacjami" - przekonuje Janusz Kurowski, członek zarządu MacroSoft. "Ich wykorzystanie ma służyć temu, aby ludzie nie tracili czasu na poszukiwanie dokumentacji, niepotrzebne uzgodnienia, żmudne docieranie do niezbędnych informacji czy dublowanie już raz wykonanych zadań i sprawdzonych wcześniej rozwiązań" - dodaje.

Firmy próbują również obniżać koszty produkcji oprogramowania poprzez wdrażanie systemów zarządzania jakością ISO 9001 czy CRM. To pozwala lepiej dostosować produkty do rzeczywistych potrzeb klientów i poprawić stopień zadowolenia użytkownika z nabytych programów. Dobór właściwych wykonawców projektu, a także specjalizacja i wieloletnie doświadczenie w wybranej dziedzinie czy branży przynoszą wymierne efekty.

Gotowe moduły

Jeszcze lepiej, gdy zamiast zmniejszać koszty produkcji, można je całkowicie wyeliminować. Jest to możliwe, jeśli da się wielokrotnie wykorzystać te same, wcześniej już opracowane elementy oprogramowania. Dlatego wśród firm informatycznych króluje dzisiaj modułowe podejście do tworzenia oprogramowania. Chodzi o to, aby można było wykorzystać gotowe, raz wytworzone komponenty w różnych aplikacjach.