Wdrożenie VoIP w firmie, wbrew pozorom, nie należy do łatwych zadań i wymaga choćby minimalnej analizy kosztowo-technicznej. Przesyłanie głosu i danych przez jedno medium ma niewątpliwe zalety: ograniczenie kosztów inwestycyjnych i eksploatacyjnych, łatwiejsze zarządzanie jednorodnym środowiskiem, skrócenie czasu usuwania ewentualnych awarii. Wśród najpoważniejszych wad takiego rozwiązania znajdują się obecne w sieciach pakietowych opóźnienia. O ile w przypadku danych zgubienie kilku bajtów nie jest zwykle wielkim problemem (transmisję można szybko powtórzyć), o tyle nieustannie przerywana lub niemożliwa do zrozumienia rozmowa staje się realną przeszkodą. W środowisku biznesowym kłopoty z podstawową głosową komunikacją - nie mogą mieć miejsca. Aby uniknąć przykrych niespodzianek, dobrze jest zaplanować proces wdrożenia VoIP w firmie, od projektu do symulacji połączeń. W dużych instytucjach konieczne jest zadbanie o odpowiednie aplikacje zarządzające ruchem IP (obsługa połączeń, pomiary jakości VoIP, utraconych pakietów, opóźnień) i monitorujące przepływ danych (w tym zarządzanie alarmami czy sprawdzanie parametrów sieci udostępnionej przez dostawcę usług, zgodnie z poziomem usług określonym w umowie SLA - Service Level Agreement).

Niezależnie od wielkości firmy i jej struktury ważne jest oszacowanie liczby użytkowników korzystających z telefonii IP i określenie sposobu uzyskiwania połączeń (aparat biurkowy, aplikacja internetowa). Entuzjaści "fizycznych" urządzeń powinni rozpatrzyć wszystkie zalety i wady takiego rozwiązania - do tych ostatnich należy zaliczyć koszt telefonu (kilkaset złotych) oraz zalecaną wymianę posiadanych przełączników na wyposażone w funkcjonalność PoE (Power over Ethernet), co pozwoli zmniejszyć liczbę kabli w firmie. Urządzenia sieciowe (routery, przełączniki) powinny być przystosowane do obsługi połączeń VoIP, m.in. poprzez wsparcie dla mechanizmów QoS (Quality of Service), wśród których rolę nadrzędną odgrywa wspomniane już ustalenie priorytetu głosu czy markowanie pakietów. W przypadku wdrożeń VoIP w małych firmach obecność QoS nie jest konieczna, ale dla spółek średnich i korporacji jest to podstawowy wymóg.

Biorąc pod uwagę ułomność polskich przepisów dotyczących telefonów alarmowych (112, 997, 998, 999), braku centralnego oraz dobrze działającego systemu rozpoznawania i przekazywania połączeń o nagłych zdarzeniach - ważne jest podłączenie routera WAN do linii miejskiej. Dzięki takiemu rozwiązaniu użytkownicy będą mogli zawsze być połączeni z odpowiednim centrum alarmowym, niezależnie od obciążenia firmowej sieci IP. Jedną z ostatnich czynności przy modernizacji sieci do wymagań Voice over IP jest ustalenie spójnego i łatwego do zapamiętania planu numeracyjnego. Centralki IP pozwalają na dużą dowolność w tym względzie, trzeba jednak przede wszystkim mieć na uwadze przyzwyczajenia pracowników i ich częstą niechęć do nowinek technicznych.

Telefonia IP w firmie otwiera zupełnie nowe możliwości "poznawcze". Od kilku lat obserwuje się trend polegający na nawiązywaniu wideokonferencji zamiast realizacji tradycyjnego połączenia telefonicznego. Funkcjonalność taka nie jest przypisana tylko do największych i najdroższych systemów VoIP. Na rynku istnieje wiele aplikacji do realizacji połączeń audio-wideo. Najbardziej rozpowszechniony jest Skype, ale nie oznacza to bynajmniej, że jest w tej branży osamotniony. Jednym z najnowszych przedsięwzięć jest konkurencyjna dla Skype’a propozycja firmy ooVoo, skierowana do małych oraz średnich organizacji. W ciągu kilku lat firma ta chce przekonać do swojej aplikacji ponad 7 mln użytkowników (Skype ma ich niemal 450 mln). Program pozwala przeprowadzać rozmowy głosowe, wideoczat z funkcją nagrywania (do 6 osób; Skype tylko do dwóch jednocześnie), udostępnia komunikator tekstowy oraz umożliwia współdzielenie dokumentów i pulpitu. Przedsiębiorcy płacą abonament miesięczny w wysokości 40 USD za możliwość korzystania z aplikacji; dla klientów indywidualnych jest ona bezpłatna. Na rodzimym rynku rozbudowanych komunikatorów, w pełni wykorzystujących zalety VoIP, wymienić można Tlen oraz Gadu-Gadu, który w najnowszej wersji pozwala przeprowadzać wideokonferencje.

Analitycy Ovum przekonują, że na świecie jest już 100 mln linii VoIP, a za dwa lata ich liczba ma przekroczyć 200 mln. Mimo że w Europie prym w tej dziedzinie wiodą głównie kraje "starej" Unii Europejskiej (Francja, Niemcy, Wlk. Brytania), to według szacunków obecnie ponad 50% korporacji i co piąta mała firma wykorzystuje przynajmniej niektóre właściwości telefonii IP. Wszelkie przesłanki skłaniają do opinii, że odsetek ten będzie systematycznie rósł.